Blog

De laatste update van 2020 is beschikbaar! Hieronder kunt u een overzicht van de wijzigingen terugvinden.

Eigen standaard velden toevoegen

Aan klanten, facturen, offertes en andere documenten kunnen nu eigen standaard velden worden toegevoegd. Deze standaard velden stelt u eenmalig in via de instellingen en kunnen daarna worden gebruikt als gewone velden. Een standaard veld kan een vrij in te vullen waarde krijgen, er kan worden geopteerd om de waarde te selecteren uit een aantal vaste waarden of de waarde kan automatisch worden bepaald (bijv. offertenummer). De waarde van een standaard veld wordt automatisch overgenomen uit de klant of vorig document indien beschikbaar.

Bovendien kunnen deze standaard velden worden afgedrukt door dit te activeren via de layout.

Bij het aanmaken van een klant vindt u de standaard velden terug waar voordien vrije klantgegevens konden worden toegevoegd. Deze vrije klantgegevens worden uitgefaseerd en zijn enkel nog beschikbaar voor wie deze reeds gebruikte. Ook bestaande velden zoals website, bankrekeningnummer en bic zult u niet langer terugvinden maar kunnen terug worden toegevoegd als nieuw standaard veld.

Bij het aanmaken van een factuur of ander document kunt u de toegevoegde standaard velden bovenaan terugvinden om aan te vullen. Ook de bestaande velden referentie en gestructureerde mededeling zult u er nu terugvinden.

Bekijkt u een factuur op EenvoudigFactureren dan werd de hoofding herwerkt om niet enkel plaats te maken voor nieuwe standaard velden maar ook om meer gegevens op het scherm te kunnen plaatsen. Het logo en eigen bedrijfsgegevens zult u er daarom niet meer terugvinden. Bij afdruk van de factuur zijn deze uiteraard wel nog steeds beschikbaar.

Herwerkte bulk-operaties en herinneringen voor meerdere facturen

Bulk-operaties op meerdere facturen tegelijkertijd werden uitgebreid en u krijgt nu meer opties te zien. Zo kan bij het verzenden van de factuur de e-mail tekst nog worden aangepast en kan bij het afdrukken worden gekozen om deze als ZIP-bestand of als samengevoegde PDF af te drukken. Er werden ook nieuwe bulk-operaties toegevoegd waardoor ook herinneringen in bulk kunnen worden verzonden en ook verzenden naar de boekhouder kan als bulk-operatie worden uitgevoerd.

Bovendien is er geen limiet meer op het aantal geselecteerde documenten waarop een bulk-operatie kan worden uitgevoerd. Facturen kunnen over meerdere pagina’s heen worden geselecteerd door de gewenste facturen eerst te selecteren en dan naar de volgende pagina te gaan.

Gedeeltelijk opgeleverde bestelbonnen

Maakt u bestelbonnen in combinatie met artikelen dan kunnen bestelbonnen die slechts gedeeltelijk werden omgezet naar een factuur of leveringsbon automatisch worden gedetecteerd. De bestelbon komt dan in “Gedeeltelijk opgeleverd” en de overblijvende artikelen worden automatisch overgenomen bij een volgende factuur of leveringsbon. De huidige status van een gedeeltelijk opgeleverde bestelbon kunt u ook steeds raadplegen.

Naast de nieuwe status “Gedeeltelijk opgeleverd” wordt het schrappen van een bestelbon nu ook uitgevoerd via de knop “Opleveren”. Voordien werd deze status met een afzonderlijke knop ingesteld.

De status “Te factureren” die reeds bestond bij bestelbonnen kunt u nu ook terugvinden bij leveringsbonnen. Zo kunt u vanuit een leveringsbon ook bijhouden welke documenten nog moeten worden gefactureerd. Daarnaast kunt u meerdere leveringsbonnen samenvoegen tot één factuur en zal de status van een leveringsbon automatisch in opgeleverd worden geplaatst indien hiervoor een factuur wordt aangemaakt.

Verbeterde ondersteuning voor anderstalige facturen

Voor Franstalige, Engelstalige of Duitstalige facturen kan het onderwerp en de e-mail tekst nu per taal worden ingesteld zodat deze automatisch wordt gebruikt bij het verzenden van een factuur via e-mail.

Ook werd de module “Vertalingen en vreemde valuta” opgesplitst in 2 afzonderlijke modules nl. “Anderstalige facturen” en “Vreemde valuta” en bij Duitstalige facturen worden de BTW-uitzonderingscodes nu correct in het Duits toegevoegd.

Beheer van uw account

Het beheren van uw account werd herwerkt zodat eenvoudig nieuwe accounts kunnen worden toegevoegd met éénzelfde login. Ook het wisselen tussen accounts werd aangepast en verwijderen van een account die u niet langer gebruikt kunt u nu zelf uitvoeren via de Account-pagina. Per account kan een afzonderlijk abonnement worden gebruikt.

Via “Toegangsbeheer” kan nu een API sleutel worden toegevoegd die het mogelijk maakt om via de API acties uit te voeren zonder dat u hiervoor uw gebruiker en wachtwoord dient te gebruiken. Dit is te prefereren boven het bijhouden van een wachtwoord op een externe locatie.

Ook de hoofdgebruiker van een account kan nu worden aangepast. Hiervoor past u de rechten van de nieuwe gebruiker aan via “Toegangsbeheer”. De hoofdgebruiker ontvangt berichten rond het gebruik van uw account (bijv. als het abonnement verloopt).

Importeren vanuit Excel

Voor klanten en artikelen was het reeds mogelijk om deze te importeren vanuit Excel. Deze functionaliteit is nu ook beschikbaar voor facturen, offertes of alle andere documenten. Zo kunt u nieuwe facturen aanmaken door deze te importeren vanuit Excel. In het factuuroverzicht vindt u hiervoor onder “Meer acties” de nieuwe optie “Importeren uit Excel” terug.

Naast het importeren werd ook het exporteren naar Excel aangepast zodat een factuur of ander document nu ook per klant of status kan worden geëxporteerd. Het exporteren van artikelen kan nu enkel nog naar Excel (exporteren naar CSV is niet langer mogelijk).

En bij het importeren van klanten vanuit Excel worden klant specifieke instellingen niet langer overschreven.

Andere verbeteringen

De standaard status die wordt gebruikt in het factuuroverzicht of een ander document kunt u nu wijzigen naar een zelfgekozen status.

Indien de module “Klant specifieke instellingen” werd geactiveerd kan een aangepaste standaard notitie worden toegevoegd per klant die wordt toegevoegd aan de notitie bij het aanmaken van een factuur of ander document.

De maximum-lengte van de omschrijving bij artikelen werd opgeheven zodat de omschrijving even lang kan zijn als de omschrijving van een factuurlijn.

De koppeling met Exact Online werd bijgewerkt zodat de gestructureerde mededeling wordt meegegeven indien beschikbaar en er is ook ondersteuning voor dagboeken die een alfanumerieke code hebben.

De koppeling met Mail-IT-Wize werd bijgewerkt zodat verkoopsvoorwaarden en briefpapier ook kunnen worden afgedrukt en uw bedrijfsadres wordt nu als het verzendadres mee afgedrukt op de enveloppe.

Bij afdruk kan nu een pagina-nummer worden toegevoegd indien er meerdere pagina’s worden afgedrukt. Dit kunt u activeren via “Layouts”.

Als een automatisch ingelezen bankverrichting niet kan worden gekoppeld aan een openstaande factuur kunt u hiervan de notificatie onderdrukken indien de bankverrichting een specifieke tekst bevat. Zo kunt u wederkerende maar oninteressante bankverrichtingen negeren.

Bij het verzenden van facturen via PEPPOL is er nu ook ondersteuning voor facturen met financiële korting en als de Belgische postcode van een klant niet het correcte formaat bevat (bijv. omdat deze prefix BE bevat) dan zal hiervoor geen validatiefout worden gegeven.

De variabele %sender-name% wordt nu correct vervangen bij het verzenden van een automatische herinnering.

Als een verzending via e-mail dezelfde e-mailaddressen bevat zal de e-mail nu slechts 1x worden uitgestuurd naar het dubbele e-mailadres.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende aanpassingen doorgevoerd aan de API:

• Nieuwe lijst custom_values voor elk domein (clients, invoices, quotes, …) om de standaard velden bij te houden
• Nieuwe velden client.default_note en client.default_note_position om de notitie voor een klant bij te houden
• Maximum-lengte van veld stockitem.description werd uitgebreid

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Ook de voorbije maanden hebben we niet stilgezeten en werden heel wat nieuwe opties toegevoegd aan EenvoudigFactureren.

Herinneringskosten

Bij achterstallige facturen kunnen nu rechtstreeks herinneringskosten worden toegevoegd. Deze worden mee afgedrukt op de herinnering zodat uw klant deze samen met het openstaande bedrag kan betalen.

Herinneringskosten kunnen ofwel manueel worden toegevoegd tijdens verzending van de herinnering of kunnen automatisch worden toegevoegd via automatische herinneringen.

Voor meer informatie: Herinneringen info-pagina

Verzenden via BPost (Mail-IT-Wize)

Wie facturen via post verzend kan deze brieven nu ook rechtstreeks vanuit EenvoudigFactureren verzenden. Zo hoeft u deze niet langer zelf af te drukken en te verzenden. Hiervoor werd een nieuwe koppeling voorzien met Mail-IT-Wize. Een nieuwe account bij Mail-IT-Wize kunt u rechtstreeks via EenvoudigFactureren aanvragen.

Mail-IT-Wize print, brengt onder omslag en sorteert uw facturen en andere documenten. De volgende dag is alles geleverd aan BPost. Facturen kunnen zowel als gewone brief (non-prior) of via aangetekende zending worden verzonden.

Voor meer informatie en tarieven zie: Mail-IT-Wize info-pagina

PEPPOL First via DigiCrowd

DigiCrowd is een initiatief om bedrijven aan te zetten facturen elektronisch als e-invoice uit te wisselen via PEPPOL. E-invoicing is namelijk goedkoper en gebruiksvriendelijker dan andere verzendwijzes. Om dit initiatief te ondersteunen wensen we vanuit EenvoudigFactureren ook ondernemingen aan te zetten om via PEPPOL te verzenden.

Als u een klant heeft die zich via DigiCrowd heeft ingeschreven om facturen via PEPPOL te ontvangen zult u hiervan een melding krijgen zodat de factuur steeds als e-invoice kan worden verzonden.

Meer informatie rond DigiCrowd kunt u terugvinden op https://www.digicrowd.be

Indexatie van abonnementen

Bestaande abonnementen kunnen nu worden bijgewerkt door de bedragen te indexeren met een vast percentage of door de meest recente prijs van het artikel uit de Artikelen-module over te nemen.
Om een indexatie uit te voeren gaat u naar het Abonnementen-overzicht en klikt u op “Meer acties” > “Indexatie”.

Categorieën voor artikelen

Artikelen worden nu automatisch ingedeeld in categorieën op basis van de prefix van de artikelcode. Maakt u een artikel aan met artikelcode ABC001 dan wordt automatisch de categorie “ABC” aangemaakt. Deze categorie kan dan worden gebruikt om vlot te zoeken naar artikelen.

Verzenden via GMail

Gebruikt u GMail (of G Suite) dan kan nu een rechtstreekse koppeling met uw mailbox worden opgezet om facturen vanuit uw GMail account te verzenden. Deze nieuwe optie is te prefereren boven het opzetten van een verbindig via SMTP. Bovendien zult u hierdoor verzonden e-mails ook terugvinden in de “Verzonden” map van uw GMail account.
Om een koppeling met GMail op te zetten gaat u naar “Instellingen” > “E-mail instellingen” > “Eigen mailbox (GMail)”.

Gebruikt u de verzending via “Eigen e-mailadres” dan is het nu ten sterkste aan te raden om naast het activeren van uw e-mailadres ook de DNS-records van uw domein aan te passen om een correcte aflevering van e-mails te bekomen. De toe te voegen DNS-records kunt u opvragen via “Instellingen” > “E-mail instellingen” > “Eigen e-mailadres” > “Controleer en activeer”.

Octopus-koppeling bijgewerkt

De koppeling naar Octopus werd bijgewerkt en kan nu ook facturen rechtstreeks inboeken in het verkoopsdagboek van uw Octopus-boekhouding. Zo is het niet langer nodig om ook te beschikken over de Facturatie module bij Octopus.
Ook de huidige verzendoptie om facturen door te boeken naar de Facturatie module blijft beschikbaar. Veranderen van verzendoptie kan via “Modules” > “Octopus” > “Instellingen”.

Zie ook: Octopus info-pagina

Koppelingen via Portaal

Boekhouders die beschikken over een portaal op EenvoudigFactureren kunnen via het portaal een koppeling met ClearFacts, Exact Online of Octopus opzetten voor hun klantenaccounts. Zo kan met één login de koppeling van verschillende klantenaccounts worden aangestuurd.

Andere verbeteringen

• De look van de POM betaalknop werd bijgewerkt.
• Bij het exporteren naar Excel worden bedragen nu met een correcte getalnotatie toegevoegd. Ook bij het importeren vanuit Excel zullen bedragen met deze getalnotatie correct worden ingelezen.
• Bij instellen van een layout op klant-niveau wordt nu ook de correcte layout geselecteerd bij omzetten van offerte naar factuur.
• Bij aanmaak van een factuur uit een leveringsbon worden de BTW-vrijstellingen die voor een artikel werd ingesteld correct overgenomen.
• Bij afdruk van een factuur met een klant waar het BTW-nummer is aanvraag is zal dit nu correct worden afgedrukt als het BTW-nummer bij de documentgegevens van de layout werd toegevoegd.
• De standaard notitie van een creditnota wordt nu vertaald bij Franstalige of Engelstalige facturen.
• De module Dropbox/Google drive is standaard niet langer actief bij aanmaak van een account.
• Er werd een betere detectie van de gestructureerde mededeling ingebouwd bij het inlezen van bankverrichtingen.
• Het formaat van de CSV van Belfius voor het inlezen van bankverrichtingen werd bijgewerkt naar de laatste versie.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende aanpassingen doorgevoerd aan de API:

• Nieuw veld invoice.total_costs om het totaal van de herinneringskosten bij te houden
• Nieuwe lijst invoice.costs om de herinneringskosten bij te houden

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

De laatste update is beschikbaar op EenvoudigFactureren met opnieuw enkele leuke wijzigingen:

Artikelen

Meerdere artikelen kunnen nu worden samengevoegd tot een nieuw verzamelartikel. Een verzamelartikel kan net als een gewoon artikel worden geselecteerd bij aanmaak van een factuur en de voorraad en prijs worden automatisch bepaald door de onderliggende artikelen.
Zo kunt u nieuwe artikelen samenstellen uit bestaande artikelen en toch een gedeelde voorraad bijhouden of kunt u een aangepaste prijs instellen voor het verzamelartikel.

Alternatief kan nu ook een artikelenlijst worden toegevoegd. Een artikelenlijst is een lijst met bestaande artikelen waarbij de afzonderlijke artikelen worden gebruikt bij toevoegen aan een factuur. Handig dus om een vaste lijst met artikelen bij te houden en toe te voegen aan een factuur.

Om een verzamelartikel of artikelenlijst toe te voegen gaat u naar het Artikelen-overzicht en klikt u op “Verzameling”.

Ook het gebruik van artikelen werd verbeterd. Zo kunt u nu tijdens het toevoegen van een artikel aan een factuur het artikel rechtstreeks wijzigen en heeft u de optie om bij het verwijderen van een factuur de gebruikte artikelen terug toe te voegen aan de voorraad.

Creditnota’s

Bij aanmaak van een creditnota kan het openstaande bedrag van de originele factuur nu automatisch worden tegengeboekt. Voordien was het nodig om dit als manuele stap uit te voeren.
Na aanmaak van de creditnota zult u hiervoor automatisch de optie krijgen indien van toepassing. Deze tegenboeking zal worden geboekt als betaling onder de nieuwe betaalwijze “Interne tegenboeking” en dit zowel bij de originele factuur als de creditnota.

Daarnaast wordt een factuur die factuurlijnen met negatieve bedragen bevat nu correct behandeld bij aanmaak van een creditnota.

Voor meer info zie: Informatie-pagina creditnota’s

Aangepaste BTW-vrijstelling

Bij toepassing van een BTW-vrijstelling moet er worden gekozen uit een vaste lijst met wettelijke BTW-vrijstellingen. Bijkomend is er nu de optie om een eigen BTW-vrijstelling toe te voegen met vaste code “NA”. De omschrijving van deze BTW-vrijstelling is vrij te kiezen en kan worden toegevoegd via “Instellingen” > “Geavanceerd” > “Aangepaste BTW-vrijstelling”.

Voor meer info rond BTW: Informatie-pagina BTW

Allerlei verbeteringen

Verder zijn ook onderstaande wijzigingen beschikbaar:

• In het rapport “Artikeloverzicht” kan nu worden gegroepeerd per land zodat de omzet per land kan worden opgevraagd.
• Bij het exporteren van facturen naar Excel werd het veld “Land” toegevoegd.
• Automatische herinneringen zullen niet langer worden verzonden bij een negatief openstaand bedrag (Als een te hoge betaling werd toegevoegd).
• De notificatie “Factuur is achterstallig” zal automatisch worden verwijderd als de factuur als betaald wordt aangeduid.
• De nieuwe betaalwijze “Bitcoin” is beschikbaar bij registratie van een betaling.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende aanpassingen doorgevoerd aan de API:

• Nieuw veld stockitems.type om aan te duiden dat het om een artikel, verzamelartikel of artikelenlijst gaat
• Nieuw veld stockitems.items om de onderliggende artikelen van een verzamelartikel of artikelenlijst toe te voegen
• Veld stockitems.tax_rate_special_status, stockitems.unit en stockitems.general_ledger_accounts bevatten nu steeds een lege tekst indien niet beschikbaar

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Ook in Corona-tijden wordt er verder gewerkt om EenvoudigFactureren te verbeteren. Deze nieuwe opties zijn vanaf nu beschikbaar:

Unpaid

Unpaid helpt bedrijven bij het betaald krijgen van onbetaalde facturen. Het is een online platform dat gespecialiseerd is in het innen van onbetwiste B2B facturen. Met Unpaid kunt u uw achterstallige facturen eenvoudig rechtstreeks laten innen via een gerechtsdeurwaarder.

Via de nieuwe koppeling naar Unpaid kunt u uw achterstallige facturen met enkele klikken doorsturen naar Unpaid. Per aanvraag betaald u enkel een voorschot op de kosten die bij een succesvolle afhandeling volledig worden gerecupereerd.

Voor meer info zie Unpaid

Communicatie
Creditmanagement is voor veel bedrijven een frustrerende en energie opslorpende bezigheid. Heel wat bedrijven bieden tools om het dit creditmanagement een stuk eenvoudiger te maken. Unpaid en EenvoudigFactureren zijn beiden dergelijke bedrijven. EenvoudigFactureren doet wat het zegt, namelijk bedrijven de mogelijk geven om hun facturatie sneller en eenvoudig te doen en op te volgen. Unpaid zit in het verlengde daarvan en helpt bedrijven bij het betaald krijgen van onbetaalde facturen. Door de integratie tussen deze beide platformen kunnen de meer dan 3.500 bedrijven die klant zijn bij EenvoudigFactureren met een eenvoudige druk op de knop hun onbetaalde facturen transfereren naar het Unpaid systeem.
“EenvoudigFactureren heeft de perfecte klantengroep voor ons. Heel wat KMO’s die veel focus leggen op het leveren van goed werk maar geen tijd willen verliezen met complexe administratieve processen” vertelt Dirk Dewulf, general manager van Unpaid. “Bovendien ligt net als bij ons de focus bij EF op gebruiksgemak. Zeker in deze tijden zijn dergelijke integraties nog meer van belang. Ze zorgen er immers voor dat we alles maximaal online kunnen doen.”
Ook Wim Verstuyf, oprichter van EenvoudigFactureren is erg blij met deze nieuwe stap. “Wij willen graag dat onze klanten op een eenvoudige, intuïtieve en snelle manier gebruik kunnen maken van kwalitatieve externe dienstverleners. Unpaid was een logische aanvulling bij de integraties die wij reeds hebben.”
Beide bedrijven zijn erg tevreden met deze nieuwe stap. Door deze integratie krijgt Unpaid toegang tot een groot aantal potentiële klanten en accountants terwijl EenvoudigFactureren de klanten een gratis, eenvoudige en toegankelijke oplossing aanbiedt voor het steeds verder toenemende probleem van slechte betalers.

Over Unpaid
Unpaid is een Gentse scale-up van Jeroen De Man en Dirk Dewulf. Het online platform dat gespecialiseerd is in het innen van onbetwiste BtB facturen werd in 2016 opgericht naar aanleiding van een wetswijziging die ervoor zorgde dat het innen van deze facturen een pak eenvoudiger kon. Het trok onmiddellijk de aandacht van de juridische sector door in het eerste jaar al de prestigieuze en internationale “Innovative Lawyers” award van de Financial Times te winnen. In november 2019 won het bedrijf de Credit Management Innovation Award. In de 3 jaar dat het bestaat trok Unpaid meer dan 850 trouwe klanten aan.

Exact Online

Een rechtstreekse koppeling met Exact Online kan nu worden opgezet. Dit maakt het mogelijk om facturen en klanten rechtstreeks in te boeken in uw Exact Online boekhouding.

Voor meer info zie Exact Online

Varia

Daarnaast werden een aantal kleinere wijzigingen doorgevoerd:

• De koppeling met Ponto werd bijgewerkt om de verbinding te optimaliseren.
• De koppeling met Yuki werd bijgewerkt waardoor bij aanmaak van een factuur met bedragen inclusief BTW deze factuur nu ook met bedragen inclusief BTW in Yuki wordt aangemaakt.
• De integratie met Google Drive is terug beschikbaar. Deze was tijdelijk niet meer beschikbaar door een wijziging bij Google.
• Bij aanmaak van een anderstalige factuur zal de korting op één item nu in de correcte taal worden toegevoegd.
• Bij een algemene BTW-vrijstelling (bijv. vrijstelling kleine ondernemingen) zal de BTW nu correct worden berekend bij aanmaak van een factuur vanuit een leveringsbon.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Een nieuwe update is beschikbaar op EenvoudigFactureren. Een overzicht met de laatste wijzigingen kunt u hier terugvinden.

BTW inclusief en nieuwe berekeningswijze totalen

De eenheidsprijs van facturen en andere documenten kan nu zowel inclusief BTW als exclusief BTW worden ingegeven. Als een factuur met eenheidsprijs inclusief BTW wordt opgemaakt worden alle bedragen ook inclusief BTW weergegeven bij afdruk van de factuur.

Standaard worden facturen nog steeds exclusief BTW aangemaakt maar dit kunt u per factuur laten afwijken. De standaard werkwijze kan worden ingesteld via “Instellingen” > “Geavanceerd”.

Daarnaast werd er een nieuwe berekeningswijze in gebruik genomen. Door deze nieuwe berekeningswijze zullen kortingen en totalen anders worden berekend en dit kan kleine afrondingsverschillen geven ten opzichte van de voordien gebruikte berekeningswijze. Bestaande facturen blijven uiteraard ongewijzigd maar past u een bestaande factuur aan dan zal ook hier de nieuwe berekeningswijze worden toegepast.
Door deze nieuwe berekeningswijze kan er consistenter worden gewerkt als facturen worden verzonden naar externe applicaties en services zoals boekhoudpakketten en PEPPOL.

Het aantal decimalen van de eenheidsprijs kon tot nu worden opgegeven via de instellingen. Deze optie is niet langer beschikbaar en het aantal decimalen die u opgeeft tijdens aanmaak van de factuur wordt nu overgenomen bij afdruk. Zo bepaalt u dus tijdens aanmaak van de factuur met hoeveel decimalen er wordt gewerkt. Net als voordien wordt het totaal van de factuurlijn steeds afgerond op 2 decimalen. Bestaande facturen blijven ongewijzigd tenzij u de factuur aanpast, dan zal de nieuwe werkwijze worden toegepast.

In de “Artikelen”-module kan nu per artikel worden ingegeven of de prijs inclusief of exclusief BTW is. Bij BTW inclusief wordt het toegepaste BTW-tarief verplicht en indien nodig worden prijzen automatisch herberekend bij het toevoegen van het artikel aan een factuur. Daarnaast kan aan een artikel nu ook een eenheid worden toegevoegd. Zo wordt de eenheid automatisch toegevoegd op de factuur bij selectie van het artikel. Aanmaken en tonen van artikelen werd herschikt om met deze nieuwe velden rekening te houden.

Opmerking: Op account-niveau kon reeds worden ingesteld om te werken met facturen inclusief BTW. Hierbij werd de eenheidsprijs ingegeven inclusief BTW maar steeds afgedrukt exclusief BTW. Facturen die zo werden opgemaakt blijven ongewijzigd en dus nog steeds afgedrukt exclusief BTW. Past u zo een factuur aan dan dient u te letten op de berekening aangezien bovenstaande nieuwe werkwijzes zullen worden toegepast.

E-mailadres boekhouder

Verzenden van facturen naar de boekhouder kan reeds op verschillende manieren maar is nu ook mogelijk via e-mail. Hiervoor kunt u een “E-mailadres boekhouder” terugvinden via “Instellingen” > “E-mail instellingen”. Eenmaal het e-mailadres van de boekhouder werd toegevoegd aan uw account kunt u net als bij een koppeling via CodaBox of ClearFacts facturen periodiek of automatisch verzenden naar de boekhouder. De facturen worden dan als elektronische factuur (in e-fff formaat) naar de mailbox van de boekhouder verzonden voor verdere verwerking.

Voor meer info zie: Verzend naar boekhouding

Ook het “Back-up e-mailadres” werd bijgewerkt. Als de optie “Enkel facturen” werd aangevinkt zal het back-up e-mailadres niet langer worden gebruikt bij het verzenden van herinneringen.

Voorkom aanpassingen aan facturen

Eenmaal een factuur werd verzonden naar de klant mag deze niet langer worden gewijzigd en dient u een creditnota aan te maken om de factuur tegen te boeken en een nieuwe factuur aan te maken. Om gebruikers te helpen om bovenstaande regel in acht te nemen werden enkele wijzigingen doorgevoerd bij het aanpassen van facturen.

Zo zult u vanaf nu steeds een waarschuwing krijgen bij het aanpassen van een factuur als deze reeds werd afgedrukt, verzonden of als betaald gezet. Daarnaast kan een factuur standaard niet langer worden gewijzigd of verwijderd indien deze reeds werd verzonden naar de boekhouder. Via “Instellingen” > “Geavanceerd” kan dit alsnog terug mogelijk worden gemaakt of kan er strikter worden gewerkt zodat het wijzigen of verwijderen van een factuur ook niet mogelijk is eenmaal deze werd afgedrukt of verzonden naar de klant.

Om een voorbeeld van de afgedrukte factuur te krijgen zonder dat deze als “Afgedrukt” wordt aangeduid kunt u nu een afdrukvoorbeeld aanvragen via “Meer acties” > “Afdrukvoorbeeld”.

Notatie van bedragen

De notatie van bedragen werd aangepast om deze conform te brengen met de gangbare schrijfwijze. Het €-teken wordt nu voor het bedrag geplaatst en tussen duizendtallen wordt een punt geplaatst (bijv. € 1.000,00). Via de layout-editor kan net als voordien de positie van het €-teken worden bepaald bij afdruk. Franstalige en Engelstalige facturen zullen een schrijfwijze conform de taal gebruiken.

Aanpassen factuurnummering

Tijdens aanmaak van een factuur (of ander document) kon reeds een nieuwe factuurnummering worden ingesteld. Nu is het ook mogelijk om een afwijkend factuurnummer in te geven zonder dat hierdoor een nieuwe factuurnummering wordt opgestart. Zo kunt u eenmalig een afwijkend factuurnummer ingeven en toch nog uw huidige factuurnummering behouden. Aanpassen van het factuurnummer zult u nu bovenaan het scherm terugvinden tijdens aanmaak van de factuur.

Nieuw doorzendadres

Standaard wordt bij het verzenden van facturen en andere documenten een doorzendadres gebruikt. Via dit doorzendadres zullen de documenten vanuit het domein van EenvoudigFactureren worden verzonden naar uw klant maar antwoorden hierop worden alsnog automatisch doorgestuurd naar uw mailbox.

De werkwijze en het domein van het doorzendadres werden aangepast. Zo zullen de e-mails bij uw klant nu toekomen via “@fw.eenvoudigfactureren.be” en worden reacties op deze e-mails eerst verder verwerkt zodat o.a. spam-mails beter kunnen worden tegengehouden. De reacties zullen nog steeds in uw mailbox terechtkomen maar worden verzonden vanuit “no-reply@fw.eenvoudigfactureren.be”. Voeg dit e-mailadres dus zeker toe aan uw contacten om te voorkomen dat deze in de spam-folder terechtkomen.

Wenst u alsnog het oude domein “@forward.eenvoudigfactureren.be” te gebruiken dan kunt u contact opnemen met de helpdesk om dit te activeren voor uw account.

Nieuwe status “Herinnering verzonden”

Bij het verzenden van herinneringen wordt nu een nieuwe status aan de factuur toegevoegd zodat ook in het overzicht een duidelijke aanduiding wordt weergegeven eenmaal een herinnering werd verzonden.

Betaalwijze “Cadeaubon”

De nieuwe betaalwijze “Cadeaubon” kan nu worden opgegeven bij het registreren van een betaling. Daarnaast wordt bij de aanmaak van elektronische facturen een aangepaste codering gebruikt om de verschillende betaalwijzes aan te duiden. Zo worden deze meer in overeenstemming gebracht met de gebruikte coderingen in aangesloten software (o.a. Yuki).

Nieuwe variabelen

De nieuwe variabele %total-quantity% werd toegevoegd om het totaal aantal items in de factuurnotitie op te kunnen nemen. Een aantal bestaande variabelen zoals %total%, %total-remaining%, %document-date% en %structured-message% zijn nu ook beschikbaar in de factuurnotitie. Deze variabelen worden omgezet naar de corresponderende waarde bij afdruk van de factuur.

Voor een overzicht zie: Variabelen

Andere wijzigingen

De status die in het factuuroverzicht werd ingesteld (bijv. “Alle facturen” tonen) zal behouden blijven als er via de “Terug”-knop wordt teruggegaan naar het overzicht.

Bij export van facturen naar Excel zal nu ook de layout en de taal van de factuur worden toegevoegd indien beschikbaar.

Nieuwe helpteksten werden toegevoegd waar nodig. Deze helpteksten kunnen helpen om verduidelijking te geven bij het invullen van gegevens in o.a. de Instellingen-pagina.

De maxima van het veld “Aantal” van een factuurlijn werd verhoogd en er kan nu tot 999.999 worden ingegeven (was voordien 99.999).

Bij accounts met het gratis Starter-pakket wordt steeds een verwijzing naar EenvoudigFactureren geplaatst in de e-mail en op de factuur-afdruk. Bij accounts met een Professional-pakket of hoger kon dit optioneel worden uitgeschakeld. Vanaf nu zal deze verwijzing bij accounts met een Professional-pakket of hoger steeds worden uitgeschakeld. Het is dus niet langer nodig om deze optie aan te vinken.

Ook deze verbeteringen worden ingebouwd:

• Voor Nederlandse gebruikers zal het land van een nieuwe klant nu standaard op Nederland worden ingesteld.
• Verzenden van 0-facturen via PEPPOL is nu mogelijk.
• De generatie van PDF-bestanden werd geoptimaliseerd en afhankelijk van het gebruikte lettertype zullen deze nu een kleiner bestand genereren en dit zonder kwaliteitsverlies.
• Bij aanmaak van anderstalige facturen zal de standaard notitie nu steeds de correcte taal bevatten. Dit kon voordien afwijken bij het aanmaken van bijv. een factuur uit een offerte.
• Als een creditnota wordt aangepast en omgevormd naar een factuur zal de standaard betalingstermijn worden gebruikt.
• Bij aanmaak van een factuur uit een leveringsbon die artikelen bevat zal nu het correcte BTW-tarief uit het artikel worden overgenomen.
• In het rapport “Artikeloverzicht” zal het aantal van een factuurlijn uit een creditnota correct worden opgenomen.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende aanpassingen aan de API doorgevoerd:

• Nieuw veld stockitems.unit om de eenheid van het artikel bij te houden.
• Nieuw veld stockitems.tax_included om aan te duiden of de prijs al dan niet inclusief BTW werd opgegeven.
• Nieuwe velden invoices.tax_included, receipts.tax_included, quotes.tax_included, orders.tax_included en subscriptions.tax_included om aan te duiden dat de eenheidsprijs inclusief BTW wordt opgegeven en afgedrukt.
• Veld items.amount_with_tax kon reeds worden opgegeven indien werd gewerkt met prijs inclusief BTW maar deze zal nu ook steeds worden teruggegeven bij ophalen van gegevens.
• Velden items.quantity en items.quantity_with_unit werden uitgebreid met maxima tot 999999.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

De eerste update van EenvoudigFactureren in 2020 is beschikbaar:

Automatische herinneringen

Om een vlottere betaling van achterstallige facturen te bekomen kunnen nu automatisch herinneringen worden verzonden. Zo dient u niet zelf op te volgen welke facturen nog niet werden betaald en wordt er op verschillende momenten per e-mail een herinnering naar uw klant verzonden.

Automatische herinneringen dient u eerst te activeren via “Instellingen”. Voor meer info zie: Herinneringen

WooCommerce plugin

WooCommerce is een opensource eCommerce-oplossing gebaseerd op WordPress. Met de nieuwe WooCommerce plugin WooEenvoudigFactureren kunnen bestellingen in uw WooCommerce online shop automatisch worden doorgestuurd naar uw account op EenvoudigFactureren.

Zo worden klantgegevens gesynchroniseerd en worden automatisch bestelbonnen of facturen aangemaakt in EenvoudigFactureren. U koppelt dus uw online winkel rechtstreeks aan EenvoudigFactureren.

Deze plugin is gratis beschikbaar via WooCommerce plugin

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende wijzigingen aan de API doorgevoerd:

• Nieuw veld clients.default_automatic_reminders om standaard automatische herinneringen voor de klant te verzenden
• Nieuw veld invoices.automatic_reminders om automatische herinneringen te activeren voor een factuur

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Een nieuwe update van EenvoudigFactureren is beschikbaar met enkele interessante wijzigingen:

Klanten

Aan het beheren van klanten werden verschillende verbeteringen doorgevoerd. Zo kunt u nu een tweede adreslijn toevoegen en het land van de klant kunt u selecteren uit een lijst. Daarnaast kan er een tweede verzendadres of werfadres worden toegevoegd. Dit tweede adres kunt u toevoegen bij afdruk van de factuur, leveringsbon of ander document (te activeren via “Layouts”).

In het klantenoverzicht ziet u naast de naam nu ook het adres van de klant. Dit maakt het mogelijk om in een oogopslag een onderscheid te maken tussen klanten met een gelijkaardige naam. En per klant kunt u een vaste gestructureerde mededeling instellen. Deze gestructureerde mededeling wordt dan automatisch gebruikt bij het aanmaken van een factuur voor deze klant. Om een vaste gestructureerde mededeling in te stellen dient u eerst de modules “Gestructureerde mededeling” en “Klant specifieke instellingen” te activeren.

Bij het importeren van klanten vanuit Excel zal nu ook rekening worden gehouden met het klantennummer om een bestaande klant te detecteren.

Verzending factuur per e-mail of PEPPOL

Tijdens het verzenden van een factuur (of ander document) via e-mail krijgt u nu de mogelijkheid om het onderwerp van de e-mail aan te passen. Vooral handig als u de factuur op een meer gepersonaliseerde manier wenst te versturen.

En om te voorkomen dat bij het opstellen van de begeleidende tekst van de e-mail het “Verzend”-kader ongewenst wordt gesloten zullen deze kaders niet langer worden gesloten als u ernaast klikt. Om het kader te sluiten klikt u op de Annuleren-knop, op het kruisje bovenaan of ook met een dubbelklik naast het kader zal deze sluiten.

Het verzenden van facturen via PEPPOL is reeds enige tijd beschikbaar maar omdat niet iedereen PEPPOL kent en deze manier van verzenden toch wel heel wat voordelen biedt zal er nu automatisch worden gedetecteerd als een klant via PEPPOL bereikbaar is; ook als de PEPPOL-module niet werd geactiveerd. Zo kunt u deze optie rechtstreeks activeren en verzenden via PEPPOL. Werd de PEPPOL-module wel reeds geactiveerd zal de PEPPOL-tab automatisch worden getoond indien de klant via PEPPOL kan worden bereikt.

Meer info over PEPPOL: PEPPOL-info pagina

Ponto

Via Ponto kunt u uw bankrekening rechtstreeks connecteren met EenvoudigFactureren om automatisch betalingen in te lezen. Door een update bij Ponto is het nodig om de koppeling met Ponto opnieuw in te stellen. Tot nu maakte de koppeling van EenvoudigFactureren naar Ponto gebruik van een API token. Deze manier van connecteren vervalt echter op 31 december 2019.

Het is daarom belangrijk dat u voor 31/12/2019 uw koppeling met Ponto verbreekt en de koppeling opnieuw opzet.

Aanmaak facturen

Ook bij het aanmaken van facturen werden enkele kleine verbeteringen doorgevoerd.

Als uw factuur is gemaakt vanuit een offerte of ander document beschikt u over 2 nieuwe variabelen die kunnen worden toegevoegd aan de factuurnotitie. Met %original-document-type% (bijv. “offerte”) en %original-document-number% (bijv. “2019-0001”) kunt u nu rechtstreeks verwijzen naar het oorspronkelijke document. Ook de reeds bestaande variabele %document-number% kunt u nu gebruiken in de factuurnotitie. Deze variabelen stelt u bij voorkeur in via de “Instellingen” als standaard factuurnotitie.

Bij gebruik van een BTW-vrijstelling wordt de begeleidende tekst automatisch toegevoegd in de factuurnotitie. Ook als een Franstalige of Engelstalige factuur wordt aangemaakt. Past u de taal van de factuur nog later aan dan zal de begeleidende tekst in de factuurnotitie nu ook automatisch worden aangepast naar de correcte taal.

Voor BTW-vrijstelling “VA – Vrijstelling door vrijgestelde activiteiten” kunt u de omschrijving van het artikel 44 uit het BTW-wetboek nu aanvullen met de wettekst die van toepassing is. Hiervoor gaat u naar “Instellingen” > “Geavanceerd”.

Een nieuwe optie werd toegevoegd die bepaald hoe meerdere offertes (of bestelbonnen) worden samengevoegd naar een nieuwe factuur. Bij het samenvoegen kunt u de regels van de verschillende offertes nu gescheiden houden. Hiervoor gaat u naar “Instellingen” > “Geavanceerd” > “Samenvoegen offertes” > “Items gegroepeerd per offerte houden”.

Andere wijzigingen

Ook deze andere wijzigingen werden doorgevoerd:

• Bij het manueel koppelen van een bankverrichting kunt u nu ook zoeken naar de openstaande factuur.
• Instellen van een afwijkende titel per layout via “Layouts” (Bijv. “Bestelbon” vervangen door “Overeenkomst”). Deze afwijkende titel zal enkel worden getoond bij afdruk. Dit was per document type reeds mogelijk via “Instellingen” > “Geavanceerd” maar kan nu bijkomend per layout worden ingesteld.
• Elektronische facturen (UBL) met grootboekrekening werden bijgewerkt om betere ondersteuning aan boekhoudprogramma’s te bieden.
• Verbetering van aanmaken en terugzetten back-ups bij accounts met veel gegevens.
• Extreem lange woorden worden bij afdruk nu verdeeld over verschillende lijnen.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende wijzigingen aan de API doorgevoerd:

• Nieuwe velden clients.street2 en clients.country_code om bijkomende adresgegevens bij te houden
• Nieuwe velden clients.delivery_address en clients.site_address om het verzendadres en werfadres bij te houden
• Nieuw veld clients.default_structured_message om de standaard gestructureerde mededeling per klant bij te houden
• Nieuw veld subscriptions.email_subject om het e-mail onderwerp van de te versturen factuur bij te houden
• Nieuw veld invoices.outstanding_balance voor het resterende saldo van een klant (enkel beschikbaar via API)

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Ook de voorbije periode werden nieuwe opties op EenvoudigFactureren beschikbaar gemaakt:

Notificaties

Een melding ontvangen als een onbetaalde factuur achterstallig wordt of een melding indien een factuur via e-mail niet kon worden afgeleverd? Met het nieuwe onderdeel Notificaties kunt u deze en andere meldingen ontvangen over gebeurtenissen van uw account. Nieuwe notificaties worden automatisch getoond op de website of kunt u per e-mail ontvangen.
Ga naar “Notificaties” > “Instellingen” om notificaties te activeren of uit te schakelen.

Koppeling met Octopus

Een rechtstreekse koppeling met het boekhoudpakket Octopus kan nu worden opgezet. Zo kunt u uw verkoopfacturen aangemaakt op EenvoudigFactureren rechtstreeks doorsturen naar uw Octopus-boekhoudpakket.

Voor meer info zie de info-pagina rond Octopus.

Varia

Ook volgende verbeteringen werden doorgevoerd:

• De layout van de e-mails bij versturen van facturen werd bijgewerkt. I.p.v. het factuurnummer zal uw bedrijfsnaam nu duidelijker naar voor komen.
• E-mails zoals “Wachtwoord vergeten” of “Activatie gebruiker” werden bijgewerkt naar een nieuwe look.
• Bij het versturen van een factuur via e-mail kan nu worden ingesteld of deze standaard als PDF, als elektronische factuur of beide wordt doorgestuurd. Dit kan worden ingesteld via “Instellingen” > “Geavanceerd” > “Standaard bestandstype”.
• Bij aanmaak van een Engelstalige factuur wordt de melding van vrijgestelde BTW-tarieven nu ook in het Engels toegevoegd.
• Een factuur kan nu ook vanuit een leveringsbon worden aangemaakt.
• Eventuele foutmeldingen bij verzending via PEPPOL worden nu ook weergegeven in de tijdslijn.
• Om vlotter facturen en andere documenten aan te kunnen maken via de API kan per document-regel nu ook het veld “stockitem_id” worden meegegeven om de document-regel automatisch aan te vullen op basis van een artikel en de voorraad van het artikel te verminderen.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Er werden de voorbije periode enkele nieuwe opties op EenvoudigFactureren beschikbaar gemaakt:

Nieuwe opties layout-editor

Een heleboel uitbreidingen voor de layout-editor werden ingebouwd. Zo kunnen verkoopsvoorwaarden als PDF-bestand worden toegevoegd en kan briefpapier (achtergrond) via een PDF-bestand worden ingesteld. Daarnaast werden opties toegevoegd zoals instellen tekstkleur, achtergrondkleur, tekstformaat, tekstuitlijning en aangepaste veldnamen.
Een nieuw blok is beschikbaar om een “handtekening voor akkoord” toe te voegen aan de layout, de gestructureerde mededeling kan nu ook bovenaan de factuur (bij documentgegevens) worden geplaatst, de volgorde van de velden bij documentgegevens kunnen worden aangepast en op de contactgegevens bij bedrijfsgegevens kan formattering met Markdown worden toegepast.
De “vooringestelde layout” dat voordien de standaard manier was om de layout in te stellen wordt uitgefaseerd en voor nieuwe accounts kunnen vooringestelde layouts niet langer worden gebruikt. Bij het toevoegen van een nieuwe layout kunt u nu kiezen uit een lijst met ingebouwde layouts die kunnen worden gebruikt als beginpunt om uw eigen layout op te bouwen.

Voor meer info zie: Layouts

Nieuw rapport Artikeloverzicht

Een nieuw rapport “Artikeloverzicht” is beschikbaar. Met het artikeloverzicht kan op verschillende manieren inzicht worden verkregen in gebruikte artikelen en factuurlijnen. Zo kunt u bijv. een overzicht opbouwen van de gebruikte artikelen per maand met gemiddelde omzet per dag of een oplijsting verkrijgen van bepaalde factuurlijnen met hun totale omzet.

Verbeteringen voor anderstalige facturen

Enkele verbeteringen voor de aanmaak van Frans-, Engels- of Duitstalige facturen werden doorgevoerd. Zo kunt u de standaard notitie per taal nu afzonderlijk instellen en zullen de meldingen bij een vrijgesteld BTW-tarief in het Frans worden geplaatst. De gebruikte taal bij verzonden e-mails zal zich nu ook automatisch aanpassen naar de ingestelde taal van de factuur en variabelen die op de factuur of in de e-mail worden gebruikt zullen de taal van de factuur gebruiken.

Varia

Daarnaast werden volgende verbeteringen doorgevoerd:

• Bij aanmaak (of aanpassen) van een factuur kan een nieuwe factuurlijn nu niet enkel onderaan worden toegevoegd maar ook tussenin.
• Een standaard percentage op het totaalbedrag van de offerte/bestelbon voor voorschotfacturen kan worden ingesteld via “Instellingen”.
• Een leveringsbon kan nu ook vanuit een offerte worden aangemaakt.
• Een standaard BTW-tarief kan per klant worden ingesteld indien de module “Klant specifieke instellingen” wordt geactiveerd.
• Het BTW-tarief dat via de Instellingen kan worden aangepast kan nu tot 2 cijfers na de komma bevatten.
• De lijst met Belgische postcodes werd bijgewerkt naar aanleiding van de nieuwe fusiegemeenten.
• Een informatieve lijn wordt niet langer opgenomen als factuurlijn in elektronische facturen.
• Bij automatische verzending facturen naar de boekhouder kan worden ingesteld dat een factuur pas na 7 dagen na aanmaak wordt doorgestuurd.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende wijzigingen aan de API doorgevoerd:

• Nieuw velden clients.default_tax_category en clients.default_tax_category_special_status om het btw-tarief per klant bij te houden.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

De voorbije weken werden enkele nieuwe opties aan EenvoudigFactureren toegevoegd:

Koppeling met Ponto

Ponto? Ponto is een nieuwe service die een koppeling tussen uw professionele bankrekeningen en EenvoudigFactureren mogelijk maakt. Zo kunnen uw bankverrichtingen automatisch worden ingelezen en kan EenvoudigFactureren de betaalstatus van facturen automatisch bijwerken.

Reeds heel wat banken zoals ING, KBC, BNP Paribas Fortis, Fintro, Hello Bank! en Axa worden ondersteund. Andere banken komen er binnenkort aan.

Ponto is momenteel nog in beta en daarom tijdelijk gratis. Nu is dus het perfecte moment om deze nieuwe service uit te proberen.
Voor meer info zie: Ponto

Domiciliëringen met Mollie

De bestaande koppeling met Mollie werd uitgebreid en naast online betalingen kunnen nu ook domiciliëringen via Mollie worden uitgevoerd.

Eenmaal domiciliëring voor een klant werd geactiveerd kunt u rechtstreeks een betaling bij uw klant opvragen. In combinatie met de Abonnementen-module vraagt u automatisch de betaling van nieuwe facturen aan.

Voor meer info zie: Mollie

Nieuwe opties layout-editor

De nieuwe layout-editor werd verder uitgebreid. Nieuwe opties zoals instellen van een lettertype en tekstgrootte werden toegevoegd. Daarnaast werd ondersteuning toegevoegd om een factuur af te drukken op voorafgedrukt briefpapier.

Voor meer info zie: Layouts

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.