Octopus is een boekhoudpakket voor het beheren van uw boekhouding. Door een koppeling met Octopus op te zetten kunt u uw facturen rechtstreeks importeren als factuur in uw Octopus-boekhouding.

Het opzetten van een koppeling is enkel mogelijk met een Professional-pakket of hoger.

Connectie

Om een koppeling met Octopus op te zetten heeft u de gebruikersnaam en wachtwoord van uw Octopus-account nodig.

Opgelet! Enkel met een hoofdgebruiker of eindklant-gebruiker bij Octopus kunt u een koppeling opzetten. Met een sub-gebruiker is het niet mogelijk om de koppeling op te zetten. Een hoofdgebruiker begint steeds met “U” of “K”. Ontvangt u tijdens opzetten van de koppeling de foutmelding “U hebt geen toegang tot dit dossier” dan dient u via uw boekhouder of bij Octopus een eindklant-gebruiker aan te vragen.

De connectie kunt u opzetten langs “Modules” > “Octopus” > “Koppeling opzetten”. Deze connectie hoeft u slechts 1x uit te voeren.

Klik op “Connecteren” en u wordt doorverwezen naar een pagina bij Octopus om uw gebruikersnaam en wachtwoord in te geven. Na succesvol inloggen kunt u uw dossier en dagboek bij Octopus waar facturen moeten worden geboekt selecteren.

Als laatste stap stemt u de factuurnummering bij EenvoudigFactureren af op de factuurnummering bij Octopus. De factuurnummering bij Octopus begint steeds bij 1 en facturen moeten chronologisch en met een opvolgend nummer worden doorgegeven. Aangezien EenvoudigFactureren meer flexibiliteit biedt voor het kiezen van uw factuurnummering kunt u in deze stap bepalen hoe de conversie van het factuurnummer bij EenvoudigFactureren naar Octopus moet worden uitgevoerd.

Standaard stelt EenvoudigFactureren een conversie voor maar deze kunt u aanpassen indien nodig.
Indien de verkeerde nummering werd ingesteld zal het doorsturen van een factuur falen en dient de nummering opnieuw worden ingesteld.

Na instellen van de factuurnummering werd de koppeling ingesteld en kunt u facturen doorsturen via “Verzenden naar boekhouder”.

Facturen doorsturen naar uw boekhouder

Uw facturen kunnen rechtstreeks naar de Octopus-boekhouding worden doorgestuurd. Zo hoeft u uw facturen niet meer manueel over te brengen. Enkel de factuurgegevens worden doorgestuurd, de afgedrukte PDF zal in uw boekhouding dus niet te zien zijn. Doorgestuurde facturen komen terecht in het Facturen-onderdeel bij Octopus.

Daarnaast worden automatisch nieuwe klanten (Relaties) en artikelen (Producten) toegevoegd indien deze nog niet bestaan. Bestaande relaties en producten zullen niet automatisch worden bijgewerkt.

U kunt een factuur afzonderlijk doorsturen of in groep per periode of u kunt de facturen ook automatisch laten doorsturen.

Opgelet! Een factuur kan slechts 1x worden doorgestuurd. Eénmaal doorgestuurd kunt u wel nog wijzigingen aan uw factuur doorvoeren maar deze zult u manueel moeten doorgeven aan uw boekhouder.

Opgelet! Facturen moeten steeds chronologisch worden doorgestuurd. De factuurnummering bij Octopus moet namelijk steeds opvolgend worden ingebracht. Indien een factuur niet chronologisch wordt doorgestuurd zal het doorsturen falen en wordt er een foutmelding teruggegeven.

Afzonderlijk doorsturen

Om een factuur afzonderlijk door te sturen opent u de factuur in kwestie en klikt u op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.

Verzenden naar boekhouder

Nadat een factuur werd verstuurd krijgt u hiervan een melding in de tijdslijn onderaan de factuur. Zo kunt u nagaan of een factuur reeds werd doorgestuurd.

In groep doorsturen

Om een reeks facturen in groep door te sturen gaat u naar het factuuroverzicht en klikt u op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.

Meer acties factuuroverzicht

Selecteer de periode waarvan u de facturen wenst door te sturen. Enkel facturen die nog niet werden doorgestuurd zullen worden geselecteerd. Bevestig de verzending door op “Bevestig verzending” te klikken.

Verzend naar boekhouder

Tijdens het doorsturen worden enkele validaties voor uw factuur doorgevoerd. Het is dus mogelijk dat een factuur verkeerde gegevens bevat en moet worden aangepast. U krijgt een melding per factuur indien deze al dan niet correct werd doorgestuurd.

Verzendingen van de laatste 30 dagen worden bijgehouden en zijn te bekijken langs dezelfde pagina. U kunt dus ook nadien nog bekijken welke facturen correct werden doorgestuurd.

Automatisch doorsturen

Om facturen automatisch door te sturen naar Octopus klik u via “Verzenden naar boekhouder” op “Automatisch verzenden” en activeert u deze optie.

Op het ingestelde tijdstip worden nog niet verzonden facturen in groep doorgestuurd. Onderaan de pagina vindt u terug welke facturen werden doorgestuurd. Ook als u de optie automatisch doorsturen activeert kunt u facturen nog manueel doorsturen met één van de voorgaande methodes.

De klaarstaande facturen worden steeds ’s nachts doorgestuurd afhankelijk van het ingesteld tijdstip:

  • Dagelijks: elke dag
  • Wekelijks: elke maandagmorgen
  • Maandelijks: eerste dag van maand
  • Trimesterieel: eerste dag van het trimester (1 januari, 1 april, 1 juli, 1 oktober)

Afhankelijk van de status van de factuur wordt de factuur meegenomen voor verzending:

  • Altijd: factuur steeds meenemen
  • Na 3 dagen: 3 dagen na aanmaak factuur (en 3 dagen na factuurdatum)
  • Na 7 dagen: 7 dagen na aanmaak factuur (en 7 dagen na factuurdatum)
  • Reeds afgedrukt: De factuur werd reeds afgedrukt of verzonden naar klant of werd reeds volledig betaald
  • Reeds verzonden naar klant: De factuur werd reeds verzonden naar klant of werd reeds volledig betaald
  • Reeds betaald: De factuur werd reeds volledig betaald

Om te voorkomen dat oude facturen worden meegenomen geeft u de vroegste factuurdatum op die kan worden meegenomen via “Enkel met factuurdatum of later”.

Automatisch doorsturen