Exact Online is een online boekhoudpakket voor het beheren van uw boekhouding. Door een koppeling met Exact Online op te zetten kunt u uw facturen rechtstreeks inboeken in uw Exact Online-boekhouding.

Het opzetten van een koppeling is enkel mogelijk met een Professional-pakket of hoger.

Connectie

Om een koppeling met Exact Online op te zetten heeft u de gebruikersnaam en wachtwoord van uw Exact Online-account nodig.

De connectie kunt u opzetten langs “Modules” > “Exact Online” > “Koppeling opzetten”. Deze connectie hoeft u slechts 1x uit te voeren.

Klik op “Connecteren” en u wordt doorverwezen naar een pagina bij Exact Online om uw gebruikersnaam en wachtwoord in te geven. Na succesvol inloggen kunt u uw administratie en dagboek bij Exact Online selecteren waar facturen moeten worden geboekt.

Als laatste stap geeft u aan vanaf welke factuurnummer bij EenvoudigFactureren u facturen wenst door te sturen naar Exact Online. Dit voorkomt dat oude facturen die reeds werden toegevoegd in Exact Online kunnen worden verzonden naar Exact Online. Als u alle facturen van uw account op EenvoudigFactureren wernst te verzenden dient u hier geen waarde op te geven.

Na instellen van de factuurnummering werd de koppeling ingesteld en kunt u facturen doorsturen via “Verzenden naar boekhouder”.

Facturen doorsturen naar uw boekhouder

Uw facturen kunnen rechtstreeks worden ingeboekt in uw Exact Online-boekhouding. Zo hoeft u uw facturen niet meer manueel over te brengen.

Daarnaast worden automatisch nieuwe klanten toegevoegd indien deze nog niet bestaan. Bestaande klanten zullen niet automatisch worden bijgewerkt.

U kunt een factuur afzonderlijk doorsturen of in groep per periode of u kunt de facturen ook automatisch laten doorsturen.

Opgelet! Een factuur kan slechts 1x worden doorgestuurd. Eénmaal doorgestuurd kunt u wel nog wijzigingen aan uw factuur doorvoeren maar deze zult u manueel moeten doorgeven aan uw boekhouder.

Opgelet! Facturen moeten steeds chronologisch worden doorgestuurd. De boeking bij Exact Online moet namelijk steeds opvolgend worden ingebracht. Indien een factuur niet chronologisch wordt doorgestuurd zal het doorsturen falen en wordt er een foutmelding teruggegeven.

Afzonderlijk doorsturen

Om een factuur afzonderlijk door te sturen opent u de factuur in kwestie en klikt u op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.

Verzenden naar boekhouder

Nadat een factuur werd verstuurd krijgt u hiervan een melding in de tijdslijn onderaan de factuur. Zo kunt u nagaan of een factuur reeds werd doorgestuurd.

In groep doorsturen

Om een reeks facturen in groep door te sturen gaat u naar het factuuroverzicht en klikt u op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.

Meer acties factuuroverzicht

Selecteer de periode waarvan u de facturen wenst door te sturen. Enkel facturen die nog niet werden doorgestuurd zullen worden geselecteerd. Bevestig de verzending door op “Bevestig verzending” te klikken.

Verzend naar boekhouder

Tijdens het doorsturen worden enkele validaties voor uw factuur doorgevoerd. Het is dus mogelijk dat een factuur verkeerde gegevens bevat en moet worden aangepast. U krijgt een melding per factuur indien deze al dan niet correct werd doorgestuurd.

Verzendingen van de laatste 30 dagen worden bijgehouden en zijn te bekijken langs dezelfde pagina. U kunt dus ook nadien nog bekijken welke facturen correct werden doorgestuurd.

Automatisch doorsturen

Om facturen automatisch door te sturen naar Exact Online klik u via “Verzenden naar boekhouder” op “Automatisch verzenden” en activeert u deze optie.

Op het ingestelde tijdstip worden nog niet verzonden facturen in groep doorgestuurd. Onderaan de pagina vindt u terug welke facturen werden doorgestuurd. Ook als u de optie automatisch doorsturen activeert kunt u facturen nog manueel doorsturen met één van de voorgaande methodes.

De klaarstaande facturen worden steeds ’s nachts doorgestuurd afhankelijk van het ingesteld tijdstip:

  • Dagelijks: elke dag
  • Wekelijks: elke maandagmorgen
  • Maandelijks: eerste dag van maand
  • Trimesterieel: eerste dag van het trimester (1 januari, 1 april, 1 juli, 1 oktober)

Afhankelijk van de status van de factuur wordt de factuur meegenomen voor verzending:

  • Altijd: factuur steeds meenemen
  • Na 3 dagen: 3 dagen na aanmaak factuur (en 3 dagen na factuurdatum)
  • Na 7 dagen: 7 dagen na aanmaak factuur (en 7 dagen na factuurdatum)
  • Reeds afgedrukt: De factuur werd reeds afgedrukt of verzonden naar klant of werd reeds volledig betaald
  • Reeds verzonden naar klant: De factuur werd reeds verzonden naar klant of werd reeds volledig betaald
  • Reeds betaald: De factuur werd reeds volledig betaald

Om te voorkomen dat oude facturen worden meegenomen geeft u de vroegste factuurdatum op die kan worden meegenomen via “Enkel met factuurdatum of later”.

Automatisch doorsturen