Bij niet-betaling van een factuur dient er een herinnering naar de klant te worden verstuurd. Via deze herinnering kunt u de klant aanmanen om de betaling van de factuur uit te voeren. De eenvoudigste manier op EenvoudigFactureren om een herinnering uit te sturen is via e-mail.

Er zijn verschillende opties om een herinnering per e-mail te versturen:

Verzend herinnering

Via het factuuroverzicht kunt u terugvinden wanneer een factuur achterstallig is en het aantal dagen dat deze reeds achterstallig is. Wanneer u merkt dat een factuur een aantal dagen achterstallig is kunt u hiervoor een herinnering uitsturen.

Om een herinnering uit te sturen opent u de factuur in kwestie en klikt u bovenaan op “Herinnering”.

Een nieuw kader komt tevoorschijn waarlangs u de e-mail kunt opstellen om de herinnering te versturen. De standaard waarden van herinnering per e-mail worden ingesteld via “Instellingen” > “E-mail instellingen”. Als bijlage bij de e-mail wordt een duplicaat van de factuur meegestuurd. Indien u dit niet wenst kunt u deze optie uitvinken.

Klik op “Verzenden” om de herinnering te verzenden. Onderaan in de tijdlijn kunt u terugvinden wanneer de herinnering werd verstuurd en zijn status.

Herinneringskosten

Bij niet-betaling kunnen herinneringskosten in rekening worden gebracht. Deze herinneringskosten worden aan de herinnering toegevoegd zodat de klant deze bijkomend dient te betalen. Herinneringskosten kunnen ofwel manueel worden toegevoegd wanneer een herinnering wordt uitgestuurd of automatisch via “Automatische herinneringen” (zie verder).

Om een herinneringskost toe te voegen klikt u tijdens verzending van de herinnering op de knop “Herinneringskost toevoegen” (Rode knop). Tijdens toevoegen van de herinneringskost kunt u het bedrag opgeven en eventueel een aangepaste omschrijving opgeven.

Nadat de herinneringskost werd toegevoegd kunt u het nieuwe totaal onderaan de factuur terugvinden.

Een herinneringskost kunt u ook terugvinden in de tijdlijn. Via de tijdlijn kan de herinneringskost ook terug worden verwijderd.

Een standaard berekening van de herinneringskost kan via “Instellingen” > “Herinneringen” worden opgegeven. De herinneringskost wordt ofwel berekend via een percentage van het totaalbedrag van de factuur (met optioneel minima en/of maxima) of er kan een vast bedrag worden toegevoegd door enkel het minimumbedrag in te stellen.

Notificaties

Om te voorkomen dat u achterstallige facturen manueel dient op te volgen kunt u automatisch een notificatie ontvangen als een factuur X-aantal dagen achterstallig wordt. Hiervoor gaat u naar “Notificaties” > “Instellingen” en activeert u de optie “Facturen: 5 dagen na laattijdige betaling factuur”.

Eenmaal een factuur achterstallig wordt ontvangt u een notificatie voor uw account en kunt u een herinnering uitsturen. Indien gewenst kunt u ook per e-mail een bericht ontvangen van nieuwe te behandelen notificaties.

Wenst u notificaties op meerdere tijdstippen te ontvangen (bijv. als 10 dagen laattijdig maar ook als 50 dagen laattijdig) zie dan de optie “Automatische herinneringen”.

Automatische herinneringen

Er kunnen automatisch herinneringen per e-mail worden uitgestuurd op vooraf ingestelde periodes. Om automatische herinneringen uit te sturen dient u eerst de gewenste herinneringen in te stellen via “Instellingen” > “Herinneringen”.

Er kunnen tot 5 verschillende herinneringen worden ingesteld. Per herinnering wordt het aantal dagen t.o.v. de vorige herinnering ingesteld en kan een e-mail worden verzonden en/of kan een herinneringskost worden toegevoegd en/of kan er een nieuwe notificatie worden aangemaakt.

Bij het automatisch toevoegen van herinneringskosten wordt de herinneringskost automatisch berekend op basis van de ingestelde berekening herinneringskosten.

Opmerking: Het aantal dagen t.o.v. de betalingstermijn kan ook negatief zijn. Zo kunt u bijv. een herinnering uitsturen 5 dagen voor het einde van de betalingstermijn.

Eenmaal de gewenste herinneringen werden ingesteld kunt u per factuur activeren of automatische herinneringen worden verstuurd. Standaard worden voor nieuwe facturen geen automatische herinneringen verstuurd. Om automatisch herinneringen te activeren kunt u tijdens aanmaken of bijwerken van de factuur de optie “Automatische herinneringen verzenden” activeren. Om deze optie automatisch te activeren voor nieuwe facturen kunt u dit instellen via “Instellingen” > “Herinneringen”.

Of een nieuwe factuur al dan niet standaard automatische herinneringen uitstuurt kunt u laten afwijken per klant. Hiervoor activeert u de module “Klant specifieke instellingen” via de “Modules” pagina. Na activatie van de module kunt u deze optie instellen via het blok “Instellingen” tijdens bijwerken van een klant.