Blog

Een nieuwe update met opnieuw enkele nieuwe opties en verbeteringen werd beschikbaar gemaakt.

De nieuwe module “Voorschotten” laat toe om een voorschotfactuur en slotfactuur aan te maken vanuit een bestelbon of offerte. Bij aanmaak van de slotfactuur wordt de voorschotfactuur automatisch opgezocht en opgenomen in de slotfactuur. Of u kunt de slotfactuur inplannen en automatisch op een later tijdstip laten aanmaken. Zie ook onze Voorschotten informatie pagina.

Facturen verstuurd per e-mail worden op vandaag steeds verstuurd vanuit de mailservers van EenvoudigFactureren. Om gebruikers in staat te stellen om deze e-mails ook vanuit de eigen mailbox te versturen werd de optie toegevoegd om via SMTP te versturen. Hierdoor worden de e-mails verstuurd met uw eigen e-mailadres en vanuit uw eigen mailserver. Daarnaast heeft de layout van de e-mails een nieuw fris kleedje gekregen. Wie liever een e-mail verstuurd zonder layout of met een eigen HTML-layout kan dit nu instellen via “Instellingen” > “E-mail instellingen”.

De koppelingen met CodaBox, ClearFacts of Yuki werden uitgebreid en facturen kunnen nu automatisch worden doorgestuurd naar de boekhouder. Hiervoor gaat u via het factuuroverzicht naar “Verzenden naar boekhouder”. De koppeling met Yuki kan nu ook de betaalstatus bij Yuki ophalen van doorgestuurde facturen zodat uw facturen in EenvoudigFactureren automatisch als betaald kunnen worden aangeduid. Om dit op te zetten gaat u via het factuuroverzicht naar “Meer acties” > “Importeren bankverrichtingen”. Bijkomend kan wie een Yuki-account heeft zonder Facturatie-module de Yuki-koppeling ook gebruiken om facturen door te sturen via de Yuki Postbus. Aan het inlezen van bankverrichtingen via CodaBox werd gesleuteld en reeds ingelezen bankverrichtingen die via CodaBox opnieuw beschikbaar worden gemaakt worden nu ook ingelezen.

Daarnaast werden heel wat kleinere wijzigingen ingebouwd:

• Wie de Artikelen-module gebruikt om voorraad bij te houden kan nu per artikel ook een kostprijs toevoegen om de winstmarge te kennen en beter voorraadbeheer mogelijk te maken.
• De vorige update gaf reeds de mogelijkheid om de ingevoerde betalingen van alle facturen op te vragen. Deze optie werd nu ook ingebouwd voor kasticketten via “Meer acties” > “Ingevoerde betalingen”.
• Vanuit het factuuroverzicht kunt u acties over meerdere facturen heen uitvoeren. Aangezien deze facturen soms op verschillende pagina’s staan kunt u nu ook facturen aanvinken over meerdere pagina’s heen.
• Hoe meerdere offertes en bestelbonnen worden samengevoegd naar bijvoorbeeld een nieuwe factuur kunt u nu bepalen via Instellingen > Opties > “Samenvoegen offertes” en “Samenvoegen bestelbonnen” om zo bijvoorbeeld identieke factuurlijnen samen te voegen of slechts 1 factuurlijn per document toe te voegen.
• De formattering die via markdown kan worden toegevoegd aan teksten in de facturen werd verbeterd en uitgebreid. Zo kunt u nu externe afbeeldingen toevoegen aan uw facturen en gebruiken oplijstingen een verbeterde formattering. Voor een volledig overzicht zie Formattering-pagina
• Bij elektronische facturen wordt nu voorkomen dat afrondingsverschillen ontstaan in de BTW-berekening van de factuurlijnen en het totaal.
• Er werd een beveiliging ingebouwd om te voorkomen dat dubbele factuurnummers worden gegenereerd wanneer via de API meerdere facturen op hetzelfde moment worden aangemaakt.
• De jaarlijkse automatische hernummering werd verbeterd door rekening te houden met de factuurdatum i.p.v. de kalenderdatum.
• Bij factuurlayout “Hoofding 4” kan de grootte van de klantgegevens worden aangepast en bij layout “Tabel 1” kan de “Aantal”-kolom worden uitgeschakeld.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Met de laatste update op EenvoudigFactureren werden enkele interessante nieuwe opties toegevoegd.

Als alternatief om uw facturen per e-mail te verzenden kunt u deze nu ook langs PEPPOL verzenden. PEPPOL is een Europees protocol en netwerk om facturen op een veilige manier te verzenden tussen bedrijven en overheden onderling. Meer info over PEPPOL en hoe u deze gebruikt vindt u terug op onze PEPPOL-pagina.

Werkt u soms met terugbetaalbare verpakking (leeggoed, palletten, …)? Dan kan u deze nu afzonderlijk op de factuur aanduiden zodat deze duidelijk naar voor komt. Hiervoor werd de nieuwe BTW-code “DR” toegevoegd. Indien u deze gebruikt voor een factuurlijn wordt het totaal aan terugbetaalbare verpakking onderaan de factuur vermeld. Handelskorting die u instelt voor de factuur heeft geen invloed op deze factuurlijn.

Naast het BTW-nummer kon u reeds een ondernemingsnummer voor een klant bijhouden, echter was het niet mogelijk om dit ondernemingsnummer op de factuur te plaatsen. Dit is nu wel mogelijk! Bij het BTW-nummer kunt u nu aanduiden indien het gaat om een niet-BTW plichtige klant en krijgt u de optie om het ondernemingsnummer op te geven.

Daarnaast kunt u nog volgende verbeteringen terugvinden:

• Bij aanmaak van een nieuwe klant wordt er gedetecteerd indien de klant mogelijks reeds bestaat. Zo voorkomt u dubbele klanten.
• Indien u tijdens aanmaak van een klant een Belgische postcode opgeeft wordt de stad nu automatisch aangevuld.
• De adressen op de factuur kregen een ander formaat en volgen nu de richtlijnen van BPost. Zo wordt het land enkel vermeld indien het om een ander land gaat.
• Voor een artikel waarvan de voorraad negatief dreigt te worden tijdens aanmaak van een factuur krijgt u nu een waarschuwing te zien.
• Het totale bedrag van de handelskorting van een factuur wordt nu als negatief op de factuur geplaatst.
• De grootboekrekening van een artikel wordt nu ook toegevoegd aan de factuur indien het artikel via “Automatisch aanvullen” werd toegevoegd.
• Tijdens het upgraden of verlengen van uw account op EenvoudigFactureren kunt u uw factuur nu ook onmiddellijk online betalen.

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden enkele wijzigingen aan de API doorgevoerd:

• Veld clients.company_id werd toegevoegd om het ondernemingsnummer bij te houden.
• Veld invoices.total_refundable_deposit werd toegevoegd en bevat het automatisch berekend totaal aan terugbetaalbare verpakking. Ook voor de domeinen ‘quotes’, ‘receipts’ en ‘orders’ werd dit veld toegevoegd.

Bekijk ook ons nieuwe YouTube kanaal met instructievideo’s over onder andere enkele van de laatste nieuwigheden.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Er is een nieuwe update beschikbaar met opnieuw enkele nieuwe opties.

Om de verwerking van uw verkoopfacturen in uw boekhouding of bij uw boekhouder te vereenvoudigen kunt u tijdens het aanmaken van uw facturen nu ook een grootboekrekening toekennen aan uw factuurlijnen. Deze grootboekrekeningen worden dan mee opgenomen bij het exporteren van uw facturen als elektronische factuur of bij het doorsturen van de facturen naar uw boekhouder. Deze nieuwe module kunt u activeren langs Instellingen > Modules > Grootboekrekeningen. Na activatie van de module kunt u de lijst met grootboekrekeningen beheren langs Instellingen > Grootboekrekeningen.

Vooral door het gemak waarmee een elektronische factuur (in UBL/e-fff formaat) kan worden verwerkt in de boekhouding wint het gebruik van elektronische facturen aan populariteit. Om hier aan tegemoet te komen kunt u de elektronische factuur, naast de PDF, nu ook toevoegen bij het versturen langs e-mail. Klik hiervoor tijdens het verzenden van de factuur onderaan op het oranje icoontje.

Sommige ondernemers laten de betalingstermijn van de factuur graag samenvallen met het einde van de maand. Hiervoor werd nu een optie voorzien zodat het einde van de maand niet zelf moet worden uitgerekend. Om deze optie te activeren gaat u naar Instellingen > Factuuropties en vinkt u aan “Einde betalingstermijn samen laten vallen met het einde van de maand”.

Indien een factuur meerdere BTW-tarieven bevat is het niet steeds duidelijk wat de maatstaf van heffing is per BTW-tarief. Dit kan voor uw klant vervelend zijn bij het inboeken van de factuur in hun boekhouding. Daarom werd een nieuwe optie voorzien om het factuurtotaal opgesplitst per BTW-tarief samen met de maatstaf van heffing af te drukken op de factuur. Om deze optie te activeren gaat u naar Instellingen > Factuurlayout en vinkt u aan “Toon BTW opsplitsing in afzonderlijke tabel bij meerdere BTW tarieven”.

Om fouten te voorkomen kan een klant met gekoppelde documenten (facturen, offertes, …) niet meer worden verwijderd. Om de klant nu alsnog te kunnen verwijderen moet u eerst alle documenten van de klant expliciet verwijderen. Het heeft dan ook de voorkeur om een klant met gekoppelde documenten te archiveren indien deze niet meer relevant is. Zo blijven de facturen en andere documenten van de klant toch bestaan.

Ook volgende kleinere verbeteringen werden toegevoegd:

• Bij het samenvoegen van meerdere offertes naar één factuur worden identieke factuurlijnen nu automatisch samengevoegd. Een factuurlijn is identiek indien de omschrijving en de eenheidsprijs overeenkomen.
• Bij het exporteren van facturen naar Excel wordt het BTW-nummer van de klant nu ook opgenomen.
• De integratie met Yuki werd aangepast. Aangezien in Yuki een eenheidsprijs tot enkel 2 decimalen is toegestaan zal er een afronding van de bedragen worden uitgevoerd wanneer u de factuur verzend naar Yuki. Eventuele afrondingsverschillen worden opgevangen zodat het totaal van de factuur steeds dezelfde blijft. Door deze beperking in Yuki raden we aan om geen facturen op te maken met een eenheidsprijs van meer dan 2 decimalen indien u de koppeling met Yuki gebruikt.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

Er werden opnieuw enkele leuke opties toegevoegd aan EenvoudigFactureren.

Zo kunt u uw facturen nu ook rechtstreeks doorsturen naar uw boekhouder langs ClearFacts. ClearFacts is een online platform om al uw verkoopfacturen en aankoopfacturen te verzamelen zodat deze digitaal kunnen worden verstuurd naar en verwerkt door uw boekhouder. Verder biedt ClearFacts een digitaal archief voor al uw boekhoudkundige stukken en functionaliteit om met uw boekhouder (near) realtime samen te werken.
Hoe u een ClearFacts-integratie opzet kunt u terugvinden op de info-pagina over ClearFacts.

Daarnaast verloopt het toevoegen van nieuwe klanten nu een stuk vlotter. Zo kunt u tijdens het toevoegen van een nieuwe klant het BTW-nummer van uw klant gebruiken om alle gegevens automatisch toe te voegen en bovendien wordt er nu steeds gecontroleerd of de klant reeds bestaat binnen uw account.
Er werden ook enkele verbeteringen doorgevoerd voor gebruikers met een groot aantal klanten. Klanten worden in de klantenlijst standaard niet langer alfabetisch gesorteerd maar de meest recente klanten worden bovenaan getoond en daar waar het zoeken naar een klant voordien soms enkel kon op klantnaam kunt u deze nu steeds zoeken op alle klantengegevens.

Er werden ook een aantal kleinere verbeteringen doorgevoerd:

• Ondersteuning toegevoegd voor het uitlezen van bankbetalingen uit een CSV-bestand van KBC.
• De voorwaarden kunnen nu worden toegevoegd in verschillende kolommen. Zie Formattering-pagina voor meer info.
• Bij factuuropmaak “Tabel 3” worden factuurlijnen met een groot aantal regels beter uitgelijnd.
• De validatie van het BTW-nummer werd verbeterd voor een aantal niet-EU landen.

Volgende wijziging werd doorgevoerd aan de API:

• Veld clients.last_activity werd toegevoegd met het meest recente tijdstip waarop een activiteit voor de klant werd uitgevoerd.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

De laatste update van 2017 is beschikbaar en bevat opnieuw een aantal verbeteringen.

Om te helpen bij de jaarlijkse hernummering van uw facturen, offertes en kasticketten werd een optie voorzien zodat de eerste factuur aangemaakt in het nieuwe jaar automatisch een nieuwe nummering krijgt. Ga hiervoor naar Instellingen > Factuuropties en activeer de optie bij “Jaarlijkse hernummering”. Vergeet dit dus niet te activeren voor het einde van het jaar!

Er werden ook enkele wijzigingen doorgevoerd aan het Artikelen-onderdeel. Zo kunt u bij een artikel als BTW-tarief nu ook een afwijkend BTW-tarief opgeven (bvb. MC – Medecontractant) en als u artikelen gebruikt tijdens opmaak een creditnota worden de bedragen automatisch als negatief ingesteld.

Deze kleinere aanpassingen werden toegevoegd:

• In de e-mail templates kunt u nu ook het ‘T.a.v.’-veld van de klant gebruiken bij de aanspreking van uw klant. Gebruik hiervoor de code “%client-name-attention%”. Indien het ‘T.a.v.’-veld niet ingevuld is voor uw klant wordt automatisch de klantnaam gebruikt.
• Bij het exporteren van facturen, offertes of kasticketten naar een Excel-bestand werd de referentie als nieuwe kolom toegevoegd.
• Inlezen van bankbetalingen langs CODA-bestanden werd verbeterd.
• Er werd een fout weggewerkt bij het doorsturen langs CodaBox van facturen met financiële korting.

Om een groot aantal klanten of artikelen te bewerken langs de API kunt u deze nu als lijst doorgeven. Hierdoor kunt u een lijst tot 100 items in 1x doorgeven om te voorkomen dat een groot aantal API-calls moeten worden uitgevoerd.

Volgende wijziging werd doorgevoerd aan de API:

• Veld stockitem.tax_category_special_status werd toegevoegd om de code van het afwijkend BTW-tarief bij te houden.
• Optie ‘?bulk’ toegevoegd voor clients en stockitems om gegevens in bulk door te geven.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

Er werd een nieuwe update beschikbaar gemaakt met enkele nieuwe opties en andere kleine wijzigingen.

Zo kunt u een factuur naast het opslaan als PDF nu ook rechtstreeks afdrukken naar de printer. Wanneer u op Afdrukken klikt krijgt u naast de optie ‘Computer’, ‘Dropbox’ of ‘Google Drive’ de nieuwe optie ‘Printer’. Deze nieuwe optie is enkel beschikbaar indien de module ‘Integratie Dropbox/Google Drive’ werd geactiveerd.

Naast Frans en Engels kan een factuur nu in het Duits worden afgedrukt en om de controle van geldige BTW-nummers vlotter uit te kunnen voeren kunt u deze nu controleren wanneer een factuur werd aangemaakt. Wanneer u de factuur opent zult u een nieuwe knop terugvinden naast het BTW-nummer van de klant om deze controle uit te voeren.

Bij ingave van (commerciële) korting en financiële korting kunt u nu een percentage tot op 2 cijfers na de komma opgeven. En bijkomend kunt u de standaard korting en financiële korting per klant instellen. Hiervoor activeert u de module ‘Klant specifieke instellingen’.

Bij aanmaak van een nieuwe klant kunt u nu aanduiden indien het BTW-nummer van de klant nog in aanvraag is. Zo kunt u uw klant reeds als bedrijf behandelen zonder dat deze hun definitieve BTW-nummer reeds heeft ontvangen. Wanneer uw klant later hun BTW-nummer ontvangt kunt u het BTW-nummer nog aanvullen.

Meerdere offertes van dezelfde klant kunnen nu gecombineerd worden tot één factuur. Ga hiervoor naar het offerte-overzicht en selecteer de verschillende offertes. Bovenaan vindt u de nieuwe optie ‘Factuur aanmaken’ terug.

De artikelenlijst werd onderliggend onder handen genomen waardoor langere artikelenlijsten (tot enkele duizenden artikelen) nu ook ondersteund worden.

Daarnaast werden er een heleboel kleine verbeteringen doorgevoerd:

• Het BTW-nummer wordt nu opgenomen in de klantenlijst zodat u bij het zoeken naar een klant ook het BTW-nummer kunt gebruiken.
• In de tijdslijn van een factuur of een creditnota vindt u nu ook terug vanuit welke offerte of factuur deze werd aangemaakt.
• Bij een export van klanten naar Excel worden gearchiveerde klanten niet meer meegenomen.
• Indien het totaalbedrag van een factuur 0 EURO is kunt u deze nu betaald zetten door een betaling van 0 EURO in te voeren.
• Het BTW-veld is niet meer zichtbaar bij artikelen indien voor uw account de optie ‘Vrijstelling BTW’ werd geactiveerd.
• Betere foutafhandeling bij het verzenden van facturen naar de boekhouder.
• Tijdens het doorsturen van facturen naar Yuki wordt nu het land van uw account (meestal België) gebruikt indien deze niet werd opgegeven bij uw klantengegeven.

Er werden ook enkele foutjes weggewerkt:

• De geldigheidsperiode van de offerte wordt niet meer overgenomen bij aanmaak van de factuur.
• Een afwijkend BTW-tarief gebruikt tijdens aanmaak van een offerte wordt nu ook meegenomen naar de factuur.

Om bovenstaande wijzigingen mogelijk te maken werden volgende wijzigingen aan de API doorgevoerd:

• Velden invoice.language, receipt.language en quote.language aanvaarden nu ook de waarde ‘german’.
• Veld invoice.discount_percentage, receipt.discount_percentage, quote.discount_percentage en invoice.cash_discount_percentage aanvaarden nu ook bedragen tot 2 cijfers na de komma.
• Nieuwe velden client.default_discount_percentage, client.default_cash_discount_active, default_cash_discount_percentage en default_cash_discount_days_valid om de standaard kortingen per klant in te stellen.
• Nieuw veld client.tax_code_registration_pending om een BTW-nummer in aanvraag aan te duiden.
• Veld payment.amount kan nu ook 0 zijn indien het om een factuur met totaalbedrag 0 EURO gaat.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.