Grootboekrekeningen toevoegen en elektronische factuur per e-mail

Er is een nieuwe update beschikbaar met opnieuw enkele nieuwe opties.

Om de verwerking van uw verkoopfacturen in uw boekhouding of bij uw boekhouder te vereenvoudigen kunt u tijdens het aanmaken van uw facturen nu ook een grootboekrekening toekennen aan uw factuurlijnen. Deze grootboekrekeningen worden dan mee opgenomen bij het exporteren van uw facturen als elektronische factuur of bij het doorsturen van de facturen naar uw boekhouder. Deze nieuwe module kunt u activeren langs Instellingen > Modules > Grootboekrekeningen. Na activatie van de module kunt u de lijst met grootboekrekeningen beheren langs Instellingen > Grootboekrekeningen.

Vooral door het gemak waarmee een elektronische factuur (in UBL/e-fff formaat) kan worden verwerkt in de boekhouding wint het gebruik van elektronische facturen aan populariteit. Om hier aan tegemoet te komen kunt u de elektronische factuur, naast de PDF, nu ook toevoegen bij het versturen langs e-mail. Klik hiervoor tijdens het verzenden van de factuur onderaan op het oranje icoontje.

Sommige ondernemers laten de betalingstermijn van de factuur graag samenvallen met het einde van de maand. Hiervoor werd nu een optie voorzien zodat het einde van de maand niet zelf moet worden uitgerekend. Om deze optie te activeren gaat u naar Instellingen > Factuuropties en vinkt u aan “Einde betalingstermijn samen laten vallen met het einde van de maand”.

Indien een factuur meerdere BTW-tarieven bevat is het niet steeds duidelijk wat de maatstaf van heffing is per BTW-tarief. Dit kan voor uw klant vervelend zijn bij het inboeken van de factuur in hun boekhouding. Daarom werd een nieuwe optie voorzien om het factuurtotaal opgesplitst per BTW-tarief samen met de maatstaf van heffing af te drukken op de factuur. Om deze optie te activeren gaat u naar Instellingen > Factuurlayout en vinkt u aan “Toon BTW opsplitsing in afzonderlijke tabel bij meerdere BTW tarieven”.

Om fouten te voorkomen kan een klant met gekoppelde documenten (facturen, offertes, …) niet meer worden verwijderd. Om de klant nu alsnog te kunnen verwijderen moet u eerst alle documenten van de klant expliciet verwijderen. Het heeft dan ook de voorkeur om een klant met gekoppelde documenten te archiveren indien deze niet meer relevant is. Zo blijven de facturen en andere documenten van de klant toch bestaan.

Ook volgende kleinere verbeteringen werden toegevoegd:

  • Bij het samenvoegen van meerdere offertes naar één factuur worden identieke factuurlijnen nu automatisch samengevoegd. Een factuurlijn is identiek indien de omschrijving en de eenheidsprijs overeenkomen.
  • Bij het exporteren van facturen naar Excel wordt het BTW-nummer van de klant nu ook opgenomen.
  • De integratie met Yuki werd aangepast. Aangezien in Yuki een eenheidsprijs tot enkel 2 decimalen is toegestaan zal er een afronding van de bedragen worden uitgevoerd wanneer u de factuur verzend naar Yuki. Eventuele afrondingsverschillen worden opgevangen zodat het totaal van de factuur steeds dezelfde blijft. Door deze beperking in Yuki raden we aan om geen facturen op te maken met een eenheidsprijs van meer dan 2 decimalen indien u de koppeling met Yuki gebruikt.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

Integratie ClearFacts en aanmaken klant via BTW-nummer

Er werden opnieuw enkele leuke opties toegevoegd aan EenvoudigFactureren.

Zo kunt u uw facturen nu ook rechtstreeks doorsturen naar uw boekhouder langs ClearFacts. ClearFacts is een online platform om al uw verkoopfacturen en aankoopfacturen te verzamelen zodat deze digitaal kunnen worden verstuurd naar en verwerkt door uw boekhouder. Verder biedt ClearFacts een digitaal archief voor al uw boekhoudkundige stukken en functionaliteit om met uw boekhouder (near) realtime samen te werken.
Hoe u een ClearFacts-integratie opzet kunt u terugvinden op de info-pagina over ClearFacts.

Daarnaast verloopt het toevoegen van nieuwe klanten nu een stuk vlotter. Zo kunt u tijdens het toevoegen van een nieuwe klant het BTW-nummer van uw klant gebruiken om alle gegevens automatisch toe te voegen en bovendien wordt er nu steeds gecontroleerd of de klant reeds bestaat binnen uw account.
Er werden ook enkele verbeteringen doorgevoerd voor gebruikers met een groot aantal klanten. Klanten worden in de klantenlijst standaard niet langer alfabetisch gesorteerd maar de meest recente klanten worden bovenaan getoond en daar waar het zoeken naar een klant voordien soms enkel kon op klantnaam kunt u deze nu steeds zoeken op alle klantengegevens.

Er werden ook een aantal kleinere verbeteringen doorgevoerd:

  • Ondersteuning toegevoegd voor het uitlezen van bankbetalingen uit een CSV-bestand van KBC.
  • De voorwaarden kunnen nu worden toegevoegd in verschillende kolommen. Zie Formattering-pagina voor meer info.
  • Bij factuuropmaak “Tabel 3” worden factuurlijnen met een groot aantal regels beter uitgelijnd.
  • De validatie van het BTW-nummer werd verbeterd voor een aantal niet-EU landen.

Volgende wijziging werd doorgevoerd aan de API:

  • Veld clients.last_activity werd toegevoegd met het meest recente tijdstip waarop een activiteit voor de klant werd uitgevoerd.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

Jaarlijkse hernummering en BTW-tarieven bij artikelen

De laatste update van 2017 is beschikbaar en bevat opnieuw een aantal verbeteringen.

Om te helpen bij de jaarlijkse hernummering van uw facturen, offertes en kasticketten werd een optie voorzien zodat de eerste factuur aangemaakt in het nieuwe jaar automatisch een nieuwe nummering krijgt. Ga hiervoor naar Instellingen > Factuuropties en activeer de optie bij “Jaarlijkse hernummering”. Vergeet dit dus niet te activeren voor het einde van het jaar!

Er werden ook enkele wijzigingen doorgevoerd aan het Artikelen-onderdeel. Zo kunt u bij een artikel als BTW-tarief nu ook een afwijkend BTW-tarief opgeven (bvb. MC – Medecontractant) en als u artikelen gebruikt tijdens opmaak een creditnota worden de bedragen automatisch als negatief ingesteld.

Deze kleinere aanpassingen werden toegevoegd:

  • In de e-mail templates kunt u nu ook het ‘T.a.v.’-veld van de klant gebruiken bij de aanspreking van uw klant. Gebruik hiervoor de code “%client-name-attention%”. Indien het ‘T.a.v.’-veld niet ingevuld is voor uw klant wordt automatisch de klantnaam gebruikt.
  • Bij het exporteren van facturen, offertes of kasticketten naar een Excel-bestand werd de referentie als nieuwe kolom toegevoegd.
  • Inlezen van bankbetalingen langs CODA-bestanden werd verbeterd.
  • Er werd een fout weggewerkt bij het doorsturen langs CodaBox van facturen met financiële korting.

Om een groot aantal klanten of artikelen te bewerken langs de API kunt u deze nu als lijst doorgeven. Hierdoor kunt u een lijst tot 100 items in 1x doorgeven om te voorkomen dat een groot aantal API-calls moeten worden uitgevoerd.

Volgende wijziging werd doorgevoerd aan de API:

  • Veld stockitem.tax_category_special_status werd toegevoegd om de code van het afwijkend BTW-tarief bij te houden.
  • Optie ‘?bulk’ toegevoegd voor clients en stockitems om gegevens in bulk door te geven.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

Afdrukken naar printer, kortingen en BTW-nummer in aanvraag

Er werd een nieuwe update beschikbaar gemaakt met enkele nieuwe opties en andere kleine wijzigingen.

Zo kunt u een factuur naast het opslaan als PDF nu ook rechtstreeks afdrukken naar de printer. Wanneer u op Afdrukken klikt krijgt u naast de optie ‘Computer’, ‘Dropbox’ of ‘Google Drive’ de nieuwe optie ‘Printer’. Deze nieuwe optie is enkel beschikbaar indien de module ‘Integratie Dropbox/Google Drive’ werd geactiveerd.

Naast Frans en Engels kan een factuur nu in het Duits worden afgedrukt en om de controle van geldige BTW-nummers vlotter uit te kunnen voeren kunt u deze nu controleren wanneer een factuur werd aangemaakt. Wanneer u de factuur opent zult u een nieuwe knop terugvinden naast het BTW-nummer van de klant om deze controle uit te voeren.

Bij ingave van (commerciële) korting en financiële korting kunt u nu een percentage tot op 2 cijfers na de komma opgeven. En bijkomend kunt u de standaard korting en financiële korting per klant instellen. Hiervoor activeert u de module ‘Klant specifieke instellingen’.

Bij aanmaak van een nieuwe klant kunt u nu aanduiden indien het BTW-nummer van de klant nog in aanvraag is. Zo kunt u uw klant reeds als bedrijf behandelen zonder dat deze hun definitieve BTW-nummer reeds heeft ontvangen. Wanneer uw klant later hun BTW-nummer ontvangt kunt u het BTW-nummer nog aanvullen.

Meerdere offertes van dezelfde klant kunnen nu gecombineerd worden tot één factuur. Ga hiervoor naar het offerte-overzicht en selecteer de verschillende offertes. Bovenaan vindt u de nieuwe optie ‘Factuur aanmaken’ terug.

De artikelenlijst werd onderliggend onder handen genomen waardoor langere artikelenlijsten (tot enkele duizenden artikelen) nu ook ondersteund worden.

Daarnaast werden er een heleboel kleine verbeteringen doorgevoerd:

  • Het BTW-nummer wordt nu opgenomen in de klantenlijst zodat u bij het zoeken naar een klant ook het BTW-nummer kunt gebruiken.
  • In de tijdslijn van een factuur of een creditnota vindt u nu ook terug vanuit welke offerte of factuur deze werd aangemaakt.
  • Bij een export van klanten naar Excel worden gearchiveerde klanten niet meer meegenomen.
  • Indien het totaalbedrag van een factuur 0 EURO is kunt u deze nu betaald zetten door een betaling van 0 EURO in te voeren.
  • Het BTW-veld is niet meer zichtbaar bij artikelen indien voor uw account de optie ‘Vrijstelling BTW’ werd geactiveerd.
  • Betere foutafhandeling bij het verzenden van facturen naar de boekhouder.
  • Tijdens het doorsturen van facturen naar Yuki wordt nu het land van uw account (meestal België) gebruikt indien deze niet werd opgegeven bij uw klantengegeven.

Er werden ook enkele foutjes weggewerkt:

  • De geldigheidsperiode van de offerte wordt niet meer overgenomen bij aanmaak van de factuur.
  • Een afwijkend BTW-tarief gebruikt tijdens aanmaak van een offerte wordt nu ook meegenomen naar de factuur.

Om bovenstaande wijzigingen mogelijk te maken werden volgende wijzigingen aan de API doorgevoerd:

  • Velden invoice.language, receipt.language en quote.language aanvaarden nu ook de waarde ‘german’.
  • Veld invoice.discount_percentage, receipt.discount_percentage, quote.discount_percentage en invoice.cash_discount_percentage aanvaarden nu ook bedragen tot 2 cijfers na de komma.
  • Nieuwe velden client.default_discount_percentage, client.default_cash_discount_active, default_cash_discount_percentage en default_cash_discount_days_valid om de standaard kortingen per klant in te stellen.
  • Nieuw veld client.tax_code_registration_pending om een BTW-nummer in aanvraag aan te duiden.
  • Veld payment.amount kan nu ook 0 zijn indien het om een factuur met totaalbedrag 0 EURO gaat.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

Koppeling Yuki, controle BTW-nummer en factuuropties per klant

Er werden opnieuw enkele handige opties toegevoegd aan EenvoudigFactureren.

Zo kunt u nu een koppeling met Yuki opzetten om facturen rechtstreeks te versturen naar het Yuki-boekhoudpakket van uw boekhouder.
Om de connectie met Yuki op te zetten gaat u naar Instellingen > Integraties. Eénmaal geconnecteerd kunt u facturen één voor één of in groep verzenden naar uw boekhouder. Voor meer informatie zie deze pagina over de koppeling met Yuki.

Daarnaast kunt u bij het aanmaken van een klant nu ook controleren op de correctheid van het ingegeven BTW-nummer. De controle gebeurt langs de officiële VIES-databank dat alle Europese BTW-nummers bevat. Zo voorkomt u foute ingave en eventuele verwerpingen bij een BTW-controle. U kunt langs deze weg ook de officiële adresgegevens van uw klant ophalen en verder gebruiken. Zo hoeft u deze dus niet meer zelf in te geven.

BTW-nummer controleren

Enkele factuuropties kunt u nu ook per klant instellen. Zo kunt u de betalingstermijn, taal of munt specifiek voor een klant instellen. Nieuwe facturen die u voor deze klant aanmaakt zullen automatisch de ingestelde opties bevatten. Deze nieuwe functionaliteit is standaard niet zichtbaar; om deze module te activeren gaat u naar Instellingen > Modules en vinkt u aan ‘Klant specifieke instellingen’. Na activatie kunt u tijdens aanmaken of wijzigen van een klant de klant-instellingen wijzigen.

Exporteren van uw facturen naar Excel was reeds mogelijk. Maar nu kunt u naast het exporteren per jaar ook exporteren per maand, per kwartaal of per zelf gekozen periode. Om facturen te exporteren gaat u naar Facturen > Meer acties > Exporteren naar Excel.

Er werd ook enkele kleinere wijzigingen doorgevoerd:

  • Uitzonderlijke BTW-tarieven zijn ook beschikbaar tijdens aanmaken van een kasticket
  • Een BTW-tarief voor recuperatiematerialen werd toegevoegd
  • Het BTW-tarief margeregeling werd aangepast en facturen met margeregeling kunnen nu ook worden doorgegeven langs CodaBox
  • Om foute ingave van de postcode van de klant te vermijden zullen onterecht toegevoegde spaties nu automatisch worden verwijderd

Om bovenstaande aanpassingen mogelijk te maken werden enkele wijzigingen aan de API doorgevoerd:

  • Nieuwe optionele velden client.default_days_due, client.default_days_valid, client.default_language, client.default_currency
  • Actie invoice?send_accountant om een factuur naar de boekhouder te sturen

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

Automatisch inlezen bankverrichtingen

We hebben enkele nieuwe opties en verbeteringen toegevoegd op EenvoudigFactureren.be.

Zo kunt u vanaf nu automatisch bankverrichtingen inlezen en koppelen aan openstaande facturen. Om deze optie te activeren gaat u naar het onderdeel “Importeren bankverrichtingen” (Factuuroverzicht > Meer acties > Importeren bankverrichtingen) en opent u de tab “Automatisch”. Inlezen van de bankverrichtingen gebeurt langs uw CodaBox-account – om de optie te activeren moet u dus eerst een integratie met CodaBox opzetten.

Een andere leuke verbetering is dat de geselecteerde artikelcode nu wordt bijgehouden en kan worden afgedrukt op de factuur. Om de artikelcode af te drukken kunt u deze optie activeren in Instellingen > Factuuropmaak. Ook indien u een factuur aanmaakt vanuit een offerte zal de artikelcode worden doorgegeven vanuit de offerte naar de factuur. Bij aanmaak van de elektronische factuur wordt de artikelcode mee opgenomen.

Om fouten tegen te gaan wordt er nu een waarschuwing gegeven indien een reeds verstuurde of betaalde factuur wordt gewijzigd. Langs Instellingen > Factuuropties kunt u instellen vanaf welke status er een waarschuwing voor een factuur wordt gegeven.

De elektronische factuur werd bijgewerkt naar de laatste versie (e-fff 3.0) zodat deze kan worden ingelezen in diverse boekhoudpakketten.

Om deze aanpassingen mogelijk te maken werd een wijziging aan de API doorgevoerd: Nieuw veld ‘invoice.item.stockitem_code’, ‘quote.item.stockitem_code’ en ‘receipt.item.stockitem_code’ om de artikelcode bij te houden. Dit veld is optioneel.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

Zoeken, archiveren en berekeningswijze BTW

De eerste update van 2017 is een feit. Met deze update werden er enkele handige opties en andere wijzigingen toegevoegd.

Naast zoeken op klanten en artikelen kunt u nu ook zoeken in facturen, offertes en kasticketten. Zo kunt u eenvoudig een factuur terugvinden met bijvoorbeeld het factuurnummer of een product op de factuur. En om eenvoudig door facturen te kunnen bladeren vindt u nu bij een factuur bovenaan 2 nieuwe knoppen terug om naar de volgende of vorige factuur te stappen. Zo kunt u vlot door al uw facturen lopen.

Om in één oogopslag de reeds uitgevoerde acties voor een factuur te kunnen zien krijgt u in de status van de factuur nu een bijkomende aanduiding te zien als de factuur reeds werd verzonden, afgedrukt of doorgegeven naar de boekhouder (langs CodaBox). Deze aanduiding zal enkel worden toegevoegd bij nieuwe acties. Voor bestaande facturen werden de uitgevoerde acties dus niet toegevoegd.

Voor wie veel oude klantengegevens heeft staan en deze graag zou opkuisen werd er de mogelijkheid voorzien om een klant te archiveren. Hierdoor verdwijnt hij uit te klantenlijst terwijl de gekoppelde facturen toch blijven bestaan. Voor een gearchiveerde klant kunt u geen nieuwe facturen meer aanmaken maar mocht dit toch nodig zijn kunt u de klant terug activeren.

Een andere belangrijke wijziging is de nieuwe berekeningswijze BTW die wordt toegepast. Waar voordien de BTW werd berekend per factuurlijn zal vanaf nu de BTW berekend worden op het totaalbedrag. De BTW-berekening op het totaalbedrag is de officiële berekeningswijze en kan soms kleine afrondingsverschillen geven ten opzichte van de voordien gebruikte methode. Bestaande facturen blijven rekenen met de oude methode zodat er geen afrondingsverschillen ontstaan. Voor wie bedragen inclusief BTW ingeeft wijzigt er niets en wordt de BTW nog steeds per factuurlijn berekend.

Hoewel de nieuwe berekeningswijze BTW dus de officiële en meestgebruikte methode is kunt u nog steeds opteren om de berekeningswijze BTW per factuurlijn te gebruiken. Neem contact op langs de helpdesk om dit voor uw account zo in te stellen.

Nog een leuke nieuwe optie is de mogelijkheid om een informatieve factuurlijn toe te voegen. Een informatieve factuurlijn bevat geen bedragen en dient dus om informatieve gegevens aan de factuur toe te voegen. Klik hiervoor tijdens het aanmaken/bewerken van de factuur op Acties > Informatieve lijn.

Het klantennummer kan nu automatisch gegenereerd worden. Om deze optie te activeren gaat u naar Instellingen > Factuuropties en vinkt u ‘Automatisch klantennummer toevoegen tijdens aanmaken klant’ aan. Het klantennummer wordt gegenereerd op basis van het klantennummer van de laatst aangemaakte klant.

Het afdrukken van de leverdatum op de factuur kan nu worden uitgeschakeld langs Instellingen > Factuuropmaak.

Om bovenstaande aanpassingen mogelijk te maken werden enkele wijzigingen aan de API uitgevoerd:

  • Nieuw veld ‘client.state’ werd toegevoegd. Deze staat standaard op ‘active’, indien de klant werd gearchiveerd komt deze op ‘archived’ te staan.
  • Nieuw veld ‘invoice.tax_calculation’, ‘quote.tax_calculation’ en ‘receipt.tax_calculation’ om de berekeningswijze BTW in te stellen. Deze staat standaard op ‘total’ maar kan worden gewijzigd naar ‘item’.
  • Het veld ‘invoice.structured_message’ wordt nu ook automatisch gegenereerd indien de factuur wordt aangemaakt langs de API en automatisch gestructureerde mededeling toevoegen werd geactiveerd in de Instellingen.
  • Nieuw blok ‘invoice.tags’, ‘quote.tags’ en ‘receipt.tags’ werd toegevoegd met hierin de aanduiding of een document reeds werd afgedrukt, verzonden of doorgestuurd naar de boekhouder. De waardes in dit blok kunnen niet worden aangepast langs de API.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

Nieuwsbrief

Goed nieuws ! Want vanaf nu blijft u ook per e-mail op de hoogte van de laatste updates en de nieuwste opties op EenvoudigFactureren.be. Hiervoor introduceren we de nieuwsbrief waardoor u de berichten van onze blog ook per e-mail ontvangt.

Heeft u een account bij EenvoudigFactureren.be? Dan ontvangt u vanaf nu alvast de nieuwsbrief. Ook indien u nog geen account heeft (jammer toch ?) kunt u zich inschrijven.

Als u de nieuwsbrief liever niet ontvangt kunt u zich steeds uitschrijven door onderaan de nieuwsbrief op de uitschrijven-link te klikken. Net zoals voordien kunt u ook langs Facebook of Twitter op de hoogte blijven van de laatste updates.

Daarnaast werden ook de e-mails voor het beheer van uw account (bijvoorbeeld “Wachtwoord vergeten” of “Einde Professional-pakket”) in een nieuw jasje gestoken en werd de connectie met CodaBox bijgewerkt naar de laatste versie.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

Beveiliging wachtwoorden en automatisch aanmelden

Er werden enkele verbeteringen doorgevoerd aan de beveiliging van de website.

Zo zijn de wachtwoordvereisten voor nieuwe wachtwoorden verstrengd en worden wachtwoorden met een sterkere beveiliging opgeslagen. Om te helpen een sterker wachtwoord te kiezen krijgt u nu tijdens het opgeven van een nieuw wachtwoord de sterkte van het gekozen wachtwoord te zien zodat u deze nog kunt verbeteren indien nodig.

U vindt ook enkele nieuwe opties terug op het aanmeldscherm. Zo vinkt u ‘Aangemeld blijven’ aan om aangemeld te blijven op uw huidige computer. Daarnaast kunt u uw gebruiker connecteren met een externe account zodat u uw wachtwoord niet meer hoeft op te geven. Dit wordt ook wel eens SSO (of Single Sign On) genoemd. Hierdoor identificeert u zich slechts 1 keer (bvb. met uw Google account) en meldt u zich daarna automatisch aan op EenvoudigFactureren.be. Connecties zijn mogelijk met uw Google-account, Facebook-account, Office365/Microsoft-account, Dropbox-account of LinkedIn-account. Om een connectie op te zetten klikt u op het aanmeldscherm gewoon op het gewenste icoontje.

Meerdere externe accounts kunnen worden gekoppeld aan uw gebruiker op EenvoudigFactureren.be. Een externe account kan echter slechts aan één gebruiker op EenvoudigFactureren.be gekoppeld worden. Bestaande connecties kunnen terug worden verwijderd in het Gebruiker-onderdeel.

Er zijn nu dus 3 opties beschikbaar om zich aan te melden:

  • E-mailadres en wachtwoord
  • Aangemeld blijven
  • Koppeling externe account (SSO)

SSO is hierbij de aan te raden optie. Gebruik wel een externe account waar enkel u toegang toe heeft. Heeft u bijvoorbeeld een gemeenschappelijke Google-account voor het hele gezin op de tablet staan? Gebruik deze dan niet want hierdoor krijgt iedereen met toegang tot de tablet ook toegang tot uw EenvoudigFactureren.be account.

Eénmaal geconnecteerd met een externe account kunt u zich ook automatisch aanmelden door de rechtstreekse link te gebruiken: https://eenvoudigfactureren.be/login/sso/google (Voeg deze bijvoorbeeld toe aan uw favorieten/bladwijzers). Hierbij kan ‘google’ worden vervangen door ‘facebook’, ‘office365’, ‘dropbox’ of ‘linkedin’.

Gebruikt u toch nog liever het klassieke wachtwoord? Dan raden we aan om zeker een sterk wachtwoord te kiezen en deze bij voorkeur op te slaan in een wachtwoord-manager zoals KeyPass of LastPass.

Onderliggend werd de software ook bijgewerkt naar de laatste versie van het framework.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Bijlages, e-mail templates en BTW-tarieven

We zijn blij aan te kunnen kondigen dat de laatste update beschikbaar is met opnieuw heel wat nieuwe opties en verbeteringen.

Zo werd onder andere het verzenden van e-mails flink onder handen genomen:

  • Het onderwerp van de e-mail kan nu worden aangepast langs de Instellingen. U kunt per type document (factuur, offerte, …) een ander onderwerp instellen.
  • Bestanden kunnen worden opgeladen en toegevoegd als bijlage aan uw e-mails.
  • Veelgebruikte e-mail teksten kunnen worden bijgehouden en herbruikt langs e-mail templates. E-mail templates worden langs de instellingen toegevoegd en kunnen tijdens het verzenden van uw e-mail worden geselecteerd.
  • Per type document (factuur, offerte, …) kan nu een andere standaard e-mail inhoud worden ingesteld. Zie ‘Standaard’ e-mail templates in de Instellingen.
  • Langs de e-mail templates kunt u nu ook de standaard boodschappen voor het verzenden van herinneringen aanpassen.
  • Het kader waarin u uw e-mail opstelt kan worden vergroot zodat u meer ruimte heeft tijdens het opstellen van uw e-mails.

Verzenden van e-mail

Neem dus zeker eens een kijkje in Instellingen > E-mail instellingen.
Meer info omtrent het verzenden van e-mails vindt u terug op deze pagina: E-mails versturen


Daarnaast werd ook het instellen van uitzonderlijke BTW-tarieven zoals ‘Medecontractant’ en ‘Intracommunautaire levering’ verder uitgewerkt. Naast de 3 standaard BTW-tarieven kunt u nu maar liefst kiezen uit 20 verschillende uitzonderlijke BTW-tarieven met telkens een aangepaste wettelijke vermelding.

Om een uitzonderlijk BTW-tarief te selecteren klikt u tijdens het aanmaken of bewerken van een factuur in de BTW-lijst op ‘Meer opties…’ waarna een kader met alle opties tevoorschijn komt.

BTW tarief selectie

Ondernemingen die gebruik maken van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (artikel 56 van het Btw-Wetboek) of ondernemingen waarvan de activiteiten vallen onder artikel 44 van het Btw-Wetboek kunnen nu langs Instellingen > Factuuropties instellen om steeds facturen zonder BTW aan te maken.

Deze wijziging heeft geen invloed op reeds aangemaakte facturen (U kunt er wel steeds voor kiezen om een factuur te bewerken en een nieuw BTW-tarief toe te passen). Facturen opgemaakt met de nieuwe BTW-tarieven worden steeds correct omgezet naar een elektronische factuur en worden correct verstuurd langs CodaBox.

Meer info omtrent de BTW-opties kunt u ook nog eens nalezen op deze afzonderlijk pagina: BTW


Tevens werden volgende verbeteringen doorgevoerd:

  • Aan een klant kan nu ook een waarde ‘t.a.v.’ (ten aanzien van) worden gegeven. Deze wordt mee op de factuur afgedrukt.
  • Bijkomende klantengegevens en zelf toegevoegde velden worden nu ook geëxporteerd naar Excel en kunnen geïmporteerd worden vanuit Excel.
  • Tijdens aanmaken van elektronische facturen worden BTW-nummers nu gevalideerd en met correcte formattering doorgegeven.
  • Op een creditnota kan nu ook financiële korting worden toegepast zodat deze dezelfde BTW-berekening krijgt als de overeenkomstige factuur.
  • De welkomsmail voor nieuwe gebruikers werd in een nieuw kleedje gestoken.
  • Verschillende bugfixes werden toegepast.

Aan technische kant werd een upgrade uitgevoerd naar een nieuwe versie van PHP (versie 5.6).

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.