Automatische herinneringen en WooCommerce plugin

De eerste update van EenvoudigFactureren in 2020 is beschikbaar:

Automatische herinneringen

Om een vlottere betaling van achterstallige facturen te bekomen kunnen nu automatisch herinneringen worden verzonden. Zo dient u niet zelf op te volgen welke facturen nog niet werden betaald en wordt er op verschillende momenten per e-mail een herinnering naar uw klant verzonden.

Automatische herinneringen dient u eerst te activeren via “Instellingen”. Voor meer info zie: Herinneringen

WooCommerce plugin

WooCommerce is een opensource eCommerce-oplossing gebaseerd op WordPress. Met de nieuwe WooCommerce plugin WooEenvoudigFactureren kunnen bestellingen in uw WooCommerce online shop automatisch worden doorgestuurd naar uw account op EenvoudigFactureren.

Zo worden klantgegevens gesynchroniseerd en worden automatisch bestelbonnen of facturen aangemaakt in EenvoudigFactureren. U koppelt dus uw online winkel rechtstreeks aan EenvoudigFactureren.

Deze plugin is gratis beschikbaar via WooCommerce plugin

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende wijzigingen aan de API doorgevoerd:

  • Nieuw veld clients.default_automatic_reminders om standaard automatische herinneringen voor de klant te verzenden
  • Nieuw veld invoices.automatic_reminders om automatische herinneringen te activeren voor een factuur

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Tweede klantadres en aangepast e-mail onderwerp

Een nieuwe update van EenvoudigFactureren is beschikbaar met enkele interessante wijzigingen:

Klanten

Aan het beheren van klanten werden verschillende verbeteringen doorgevoerd. Zo kunt u nu een tweede adreslijn toevoegen en het land van de klant kunt u selecteren uit een lijst. Daarnaast kan er een tweede verzendadres of werfadres worden toegevoegd. Dit tweede adres kunt u toevoegen bij afdruk van de factuur, leveringsbon of ander document (te activeren via “Layouts”).

In het klantenoverzicht ziet u naast de naam nu ook het adres van de klant. Dit maakt het mogelijk om in een oogopslag een onderscheid te maken tussen klanten met een gelijkaardige naam. En per klant kunt u een vaste gestructureerde mededeling instellen. Deze gestructureerde mededeling wordt dan automatisch gebruikt bij het aanmaken van een factuur voor deze klant. Om een vaste gestructureerde mededeling in te stellen dient u eerst de modules “Gestructureerde mededeling” en “Klant specifieke instellingen” te activeren.

Bij het importeren van klanten vanuit Excel zal nu ook rekening worden gehouden met het klantennummer om een bestaande klant te detecteren.

Verzending factuur per e-mail of PEPPOL

Tijdens het verzenden van een factuur (of ander document) via e-mail krijgt u nu de mogelijkheid om het onderwerp van de e-mail aan te passen. Vooral handig als u de factuur op een meer gepersonaliseerde manier wenst te versturen.

En om te voorkomen dat bij het opstellen van de begeleidende tekst van de e-mail het “Verzend”-kader ongewenst wordt gesloten zullen deze kaders niet langer worden gesloten als u ernaast klikt. Om het kader te sluiten klikt u op de Annuleren-knop, op het kruisje bovenaan of ook met een dubbelklik naast het kader zal deze sluiten.

Het verzenden van facturen via PEPPOL is reeds enige tijd beschikbaar maar omdat niet iedereen PEPPOL kent en deze manier van verzenden toch wel heel wat voordelen biedt zal er nu automatisch worden gedetecteerd als een klant via PEPPOL bereikbaar is; ook als de PEPPOL-module niet werd geactiveerd. Zo kunt u deze optie rechtstreeks activeren en verzenden via PEPPOL. Werd de PEPPOL-module wel reeds geactiveerd zal de PEPPOL-tab automatisch worden getoond indien de klant via PEPPOL kan worden bereikt.

Meer info over PEPPOL: PEPPOL-info pagina

Ponto

Via Ponto kunt u uw bankrekening rechtstreeks connecteren met EenvoudigFactureren om automatisch betalingen in te lezen. Door een update bij Ponto is het nodig om de koppeling met Ponto opnieuw in te stellen. Tot nu maakte de koppeling van EenvoudigFactureren naar Ponto gebruik van een API token. Deze manier van connecteren vervalt echter op 31 december 2019.

Het is daarom belangrijk dat u voor 31/12/2019 uw koppeling met Ponto verbreekt en de koppeling opnieuw opzet.

Aanmaak facturen

Ook bij het aanmaken van facturen werden enkele kleine verbeteringen doorgevoerd.

Als uw factuur is gemaakt vanuit een offerte of ander document beschikt u over 2 nieuwe variabelen die kunnen worden toegevoegd aan de factuurnotitie. Met %original-document-type% (bijv. “offerte”) en %original-document-number% (bijv. “2019-0001”) kunt u nu rechtstreeks verwijzen naar het oorspronkelijke document. Ook de reeds bestaande variabele %document-number% kunt u nu gebruiken in de factuurnotitie. Deze variabelen stelt u bij voorkeur in via de “Instellingen” als standaard factuurnotitie.

Bij gebruik van een BTW-vrijstelling wordt de begeleidende tekst automatisch toegevoegd in de factuurnotitie. Ook als een Franstalige of Engelstalige factuur wordt aangemaakt. Past u de taal van de factuur nog later aan dan zal de begeleidende tekst in de factuurnotitie nu ook automatisch worden aangepast naar de correcte taal.

Voor BTW-vrijstelling “VA – Vrijstelling door vrijgestelde activiteiten” kunt u de omschrijving van het artikel 44 uit het BTW-wetboek nu aanvullen met de wettekst die van toepassing is. Hiervoor gaat u naar “Instellingen” > “Geavanceerd”.

Een nieuwe optie werd toegevoegd die bepaald hoe meerdere offertes (of bestelbonnen) worden samengevoegd naar een nieuwe factuur. Bij het samenvoegen kunt u de regels van de verschillende offertes nu gescheiden houden. Hiervoor gaat u naar “Instellingen” > “Geavanceerd” > “Samenvoegen offertes” > “Items gegroepeerd per offerte houden”.

Andere wijzigingen

Ook deze andere wijzigingen werden doorgevoerd:

  • Bij het manueel koppelen van een bankverrichting kunt u nu ook zoeken naar de openstaande factuur.
  • Instellen van een afwijkende titel per layout via “Layouts” (Bijv. “Bestelbon” vervangen door “Overeenkomst”). Deze afwijkende titel zal enkel worden getoond bij afdruk. Dit was per document type reeds mogelijk via “Instellingen” > “Geavanceerd” maar kan nu bijkomend per layout worden ingesteld.
  • Elektronische facturen (UBL) met grootboekrekening werden bijgewerkt om betere ondersteuning aan boekhoudprogramma’s te bieden.
  • Verbetering van aanmaken en terugzetten back-ups bij accounts met veel gegevens.
  • Extreem lange woorden worden bij afdruk nu verdeeld over verschillende lijnen.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende wijzigingen aan de API doorgevoerd:

  • Nieuwe velden clients.street2 en clients.country_code om bijkomende adresgegevens bij te houden
  • Nieuwe velden clients.delivery_address en clients.site_address om het verzendadres en werfadres bij te houden
  • Nieuw veld clients.default_structured_message om de standaard gestructureerde mededeling per klant bij te houden
  • Nieuw veld subscriptions.email_subject om het e-mail onderwerp van de te versturen factuur bij te houden
  • Nieuw veld invoices.outstanding_balance voor het resterende saldo van een klant (enkel beschikbaar via API)

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Notificaties en koppeling met Octopus

Ook de voorbije periode werden nieuwe opties op EenvoudigFactureren beschikbaar gemaakt:

Notificaties

Een melding ontvangen als een onbetaalde factuur achterstallig wordt of een melding indien een factuur via e-mail niet kon worden afgeleverd? Met het nieuwe onderdeel Notificaties kunt u deze en andere meldingen ontvangen over gebeurtenissen van uw account. Nieuwe notificaties worden automatisch getoond op de website of kunt u per e-mail ontvangen.
Ga naar “Notificaties” > “Instellingen” om notificaties te activeren of uit te schakelen.

Koppeling met Octopus

Een rechtstreekse koppeling met het boekhoudpakket Octopus kan nu worden opgezet. Zo kunt u uw verkoopfacturen aangemaakt op EenvoudigFactureren rechtstreeks doorsturen naar uw Octopus-boekhoudpakket.

Voor meer info zie de info-pagina rond Octopus.

Varia

Ook volgende verbeteringen werden doorgevoerd:

  • De layout van de e-mails bij versturen van facturen werd bijgewerkt. I.p.v. het factuurnummer zal uw bedrijfsnaam nu duidelijker naar voor komen.
  • E-mails zoals “Wachtwoord vergeten” of “Activatie gebruiker” werden bijgewerkt naar een nieuwe look.
  • Bij het versturen van een factuur via e-mail kan nu worden ingesteld of deze standaard als PDF, als elektronische factuur of beide wordt doorgestuurd. Dit kan worden ingesteld via “Instellingen” > “Geavanceerd” > “Standaard bestandstype”.
  • Bij aanmaak van een Engelstalige factuur wordt de melding van vrijgestelde BTW-tarieven nu ook in het Engels toegevoegd.
  • Een factuur kan nu ook vanuit een leveringsbon worden aangemaakt.
  • Eventuele foutmeldingen bij verzending via PEPPOL worden nu ook weergegeven in de tijdslijn.
  • Om vlotter facturen en andere documenten aan te kunnen maken via de API kan per document-regel nu ook het veld “stockitem_id” worden meegegeven om de document-regel automatisch aan te vullen op basis van een artikel en de voorraad van het artikel te verminderen.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Rapport artikeloverzicht en ingebouwde layouts

Er werden de voorbije periode enkele nieuwe opties op EenvoudigFactureren beschikbaar gemaakt:

Nieuwe opties layout-editor

Een heleboel uitbreidingen voor de layout-editor werden ingebouwd. Zo kunnen verkoopsvoorwaarden als PDF-bestand worden toegevoegd en kan briefpapier (achtergrond) via een PDF-bestand worden ingesteld. Daarnaast werden opties toegevoegd zoals instellen tekstkleur, achtergrondkleur, tekstformaat, tekstuitlijning en aangepaste veldnamen.
Een nieuw blok is beschikbaar om een “handtekening voor akkoord” toe te voegen aan de layout, de gestructureerde mededeling kan nu ook bovenaan de factuur (bij documentgegevens) worden geplaatst, de volgorde van de velden bij documentgegevens kunnen worden aangepast en op de contactgegevens bij bedrijfsgegevens kan formattering met Markdown worden toegepast.
De “vooringestelde layout” dat voordien de standaard manier was om de layout in te stellen wordt uitgefaseerd en voor nieuwe accounts kunnen vooringestelde layouts niet langer worden gebruikt. Bij het toevoegen van een nieuwe layout kunt u nu kiezen uit een lijst met ingebouwde layouts die kunnen worden gebruikt als beginpunt om uw eigen layout op te bouwen.

Voor meer info zie: Layouts

Nieuw rapport Artikeloverzicht

Een nieuw rapport “Artikeloverzicht” is beschikbaar. Met het artikeloverzicht kan op verschillende manieren inzicht worden verkregen in gebruikte artikelen en factuurlijnen. Zo kunt u bijv. een overzicht opbouwen van de gebruikte artikelen per maand met gemiddelde omzet per dag of een oplijsting verkrijgen van bepaalde factuurlijnen met hun totale omzet.

Verbeteringen voor anderstalige facturen

Enkele verbeteringen voor de aanmaak van Frans-, Engels- of Duitstalige facturen werden doorgevoerd. Zo kunt u de standaard notitie per taal nu afzonderlijk instellen en zullen de meldingen bij een vrijgesteld BTW-tarief in het Frans worden geplaatst. De gebruikte taal bij verzonden e-mails zal zich nu ook automatisch aanpassen naar de ingestelde taal van de factuur en variabelen die op de factuur of in de e-mail worden gebruikt zullen de taal van de factuur gebruiken.

Varia

Daarnaast werden volgende verbeteringen doorgevoerd:

  • Bij aanmaak (of aanpassen) van een factuur kan een nieuwe factuurlijn nu niet enkel onderaan worden toegevoegd maar ook tussenin.
  • Een standaard percentage op het totaalbedrag van de offerte/bestelbon voor voorschotfacturen kan worden ingesteld via “Instellingen”.
  • Een leveringsbon kan nu ook vanuit een offerte worden aangemaakt.
  • Een standaard BTW-tarief kan per klant worden ingesteld indien de module “Klant specifieke instellingen” wordt geactiveerd.
  • Het BTW-tarief dat via de Instellingen kan worden aangepast kan nu tot 2 cijfers na de komma bevatten.
  • De lijst met Belgische postcodes werd bijgewerkt naar aanleiding van de nieuwe fusiegemeenten.
  • Een informatieve lijn wordt niet langer opgenomen als factuurlijn in elektronische facturen.
  • Bij automatische verzending facturen naar de boekhouder kan worden ingesteld dat een factuur pas na 7 dagen na aanmaak wordt doorgestuurd.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende wijzigingen aan de API doorgevoerd:

  • Nieuw velden clients.default_tax_category en clients.default_tax_category_special_status om het btw-tarief per klant bij te houden.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Bankverrichtingen met Ponto en domiciliëringen

De voorbije weken werden enkele nieuwe opties aan EenvoudigFactureren toegevoegd:

Koppeling met Ponto

Ponto? Ponto is een nieuwe service die een koppeling tussen uw professionele bankrekeningen en EenvoudigFactureren mogelijk maakt. Zo kunnen uw bankverrichtingen automatisch worden ingelezen en kan EenvoudigFactureren de betaalstatus van facturen automatisch bijwerken.

Reeds heel wat banken zoals ING, KBC, BNP Paribas Fortis, Fintro, Hello Bank! en Axa worden ondersteund. Andere banken komen er binnenkort aan.

Ponto is momenteel nog in beta en daarom tijdelijk gratis. Nu is dus het perfecte moment om deze nieuwe service uit te proberen.
Voor meer info zie: Ponto

Domiciliëringen met Mollie

De bestaande koppeling met Mollie werd uitgebreid en naast online betalingen kunnen nu ook domiciliëringen via Mollie worden uitgevoerd.

Eenmaal domiciliëring voor een klant werd geactiveerd kunt u rechtstreeks een betaling bij uw klant opvragen. In combinatie met de Abonnementen-module vraagt u automatisch de betaling van nieuwe facturen aan.

Voor meer info zie: Mollie

Nieuwe opties layout-editor

De nieuwe layout-editor werd verder uitgebreid. Nieuwe opties zoals instellen van een lettertype en tekstgrootte werden toegevoegd. Daarnaast werd ondersteuning toegevoegd om een factuur af te drukken op voorafgedrukt briefpapier.

Voor meer info zie: Layouts

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Nieuwe layout-editor en POM

Ook de voorbije periode werden nieuwe opties op EenvoudigFactureren beschikbaar gemaakt. Een overzicht:

Layout-editor

Om meer mogelijkheden te bieden bij opbouw van de factuurlayout werd een nieuwe layout-editor ontwikkeld. Deze laat beter toe om een eigen layout op te bouwen. Zo kunt u er onder andere een eigen achtergrond met instellen, de positie van gegevens aanpassen of de getoonde velden van een factuurlijn bijwerken. Daarnaast kunt u ook meerdere layouts door elkaar gebruiken en per factuur een andere layout instellen.

In de komende periode zal de layout-editor verder worden uitgebouwd en verfijnd. De oude bestaande layouts blijven uiteraard gewoon beschikbaar voor uw account.

Neem zeker eens een kijkje in het nieuwe Layouts-onderdeel. Voor meer info zie: Layouts

Koppeling met POM

Met POM kunnen ondernemingen snel en eenvoudig afrekeningen en facturen laten betalen. POM zorgt ervoor dat uw klanten u heel makkelijk kunnen betalen d.m.v. een handige betaalknop in facturen die via e-mail gestuurd worden of via een QR-code op papieren aanrekeningen.

Uw klanten verliezen zo geen tijd met betaalgegevens overtypen – alles is immers vooraf ingevuld. Het volstaat om door te klikken op de betaalknop of de QR code te scannen met een smartphone. De betaling kan vervolgens zeer makkelijk en veilig uitgevoerd worden via Bancontact of Klarna.

De betaling verloopt via een betaalpagina, die zowel via PC, smartphone als tablet toegankelijk is. De POM QR-code kan gescand worden met eender welke QR reader, de camera van een iPhone of de POM app (gratis beschikbaar in de App Store en op Google Play).

Kortom, via POM maakt u het buitengewoon eenvoudig voor uw klanten om aan u te betalen. U wordt sneller betaald en moet minder betalingsherinneringen versturen.

Zet in EenvoudigFactureren een koppeling op met POM om automatisch de POM betaalknop en QR-code toe te voegen aan uw facturen. Nog geen POM-account? Maak dan nu een nieuwe POM-account aan vanuit EenvoudigFactureren. Voor meer info zie: POM

Koppeling met WerkbonApp / OutSmart

WerkbonApp / OutSmart is de digitale online oplossing voor de papieren werkbon. WerkbonApp is gemaakt voor de ondernemer die een slag wil slaan met het efficiënter inrichten van de buitendienst. Plan opdrachten in uw web-account en voer de opdrachten uit in de App. Met handtekening van de klant. Zeer eenvoudig in gebruik. Zo krijgt u grip op uw organisatie, bespaart u kosten en verhoogt u de omzet terwijl u indruk op uw klant maakt. Papierloos en Transparant.

WerkbonApp heeft een koppeling naar EenvoudigFactureren gebouwd. Door vanuit WerkbonApp een koppeling naar EenvoudigFactureren op te zetten kunt u producten en klanten synchroniseren en rechtstreeks facturen aanmaken in EenvoudigFactureren.

Voor meer info zie: WerkbonApp

UBL.BE – Het nieuwe formaat voor elektronische facturen

Het nieuwe formaat UBL.BE voor elektronische facturen werd gelanceerd en is nu ook beschikbaar in EenvoudigFactureren. Dit nieuwe Belgische formaat is gebaseerd op de nieuwste Europese UBL standaard PEPPOL BIS 3.0 en zal op termijn het huidige e-fff formaat vervangen.

Via “Exporteren facturen” kunt u nu reeds uw facturen in het nieuwe UBL.BE formaat downloaden. Daarnaast zal het nieuwe formaat automatisch worden gebruikt via PEPPOL indien de ontvanger dit nieuwe formaat ondersteunt.

Varia

Ook volgende wijzigingen werden ingebouwd:

  • Vanuit een bestelbon of offerte kan nu rechtstreeks een kasticket worden aangemaakt.
  • Bij “Importeren bankverrichtingen” werd een CSV-bestand met bankverrichtingen van Belfius bank als optie toegevoegd.
  • Uw bedrijfsgegevens kunt u nu ook aanvullen met een IBAN en BIC. Deze nieuwe velden worden afgedrukt op de factuur en worden ook toegevoegd aan de elektronische factuur.
  • Bij voorschotfacturen in combinatie met commerciële korting wordt nu automatisch een correcte slotfactuur gemaakt.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden enkele wijziging aan de API doorgevoerd:

  • Nieuw domein layouts
  • Velden toegevoegd om de layout per document bij te houden: invoices.layout_id, receipts.layout_id, quotes.layout_id, orders.layout_id, deliveries.layout_id, subscriptions.layout_id
  • Velden toegevoegd om de standaard layout per klant bij te houden: clients.default_invoices_layout_id, clients.default_receipts_layout_id, clients.default_quotes_layout_id, clients.default_orders_layout_id, clients.default_deliveries_layout_id
  • Nieuwe formaten ?format=ublbe en ?format=peppolbis3 om een factuur in formaat voor UBL.BE en PEPPOL BIS 3.0 op te vragen
  • Velden toegevoegd om de laatste wijziging van een element op te halen: stockitems.last_activity, invoices.last_activity, receipts.last_activity, quotes.last_activity, orders.last_activity, deliveries.last_activity, subscriptions.last_activity

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Voorschotfacturen en nieuwe e-mail layout

Een nieuwe update met opnieuw enkele nieuwe opties en verbeteringen werd beschikbaar gemaakt.

De nieuwe module “Voorschotten” laat toe om een voorschotfactuur en slotfactuur aan te maken vanuit een bestelbon of offerte. Bij aanmaak van de slotfactuur wordt de voorschotfactuur automatisch opgezocht en opgenomen in de slotfactuur. Of u kunt de slotfactuur inplannen en automatisch op een later tijdstip laten aanmaken. Zie ook onze Voorschotten informatie pagina.

Facturen verstuurd per e-mail worden op vandaag steeds verstuurd vanuit de mailservers van EenvoudigFactureren. Om gebruikers in staat te stellen om deze e-mails ook vanuit de eigen mailbox te versturen werd de optie toegevoegd om via SMTP te versturen. Hierdoor worden de e-mails verstuurd met uw eigen e-mailadres en vanuit uw eigen mailserver. Daarnaast heeft de layout van de e-mails een nieuw fris kleedje gekregen. Wie liever een e-mail verstuurd zonder layout of met een eigen HTML-layout kan dit nu instellen via “Instellingen” > “E-mail instellingen”.

De koppelingen met CodaBox, ClearFacts of Yuki werden uitgebreid en facturen kunnen nu automatisch worden doorgestuurd naar de boekhouder. Hiervoor gaat u via het factuuroverzicht naar “Verzenden naar boekhouder”. De koppeling met Yuki kan nu ook de betaalstatus bij Yuki ophalen van doorgestuurde facturen zodat uw facturen in EenvoudigFactureren automatisch als betaald kunnen worden aangeduid. Om dit op te zetten gaat u via het factuuroverzicht naar “Meer acties” > “Importeren bankverrichtingen”. Bijkomend kan wie een Yuki-account heeft zonder Facturatie-module de Yuki-koppeling ook gebruiken om facturen door te sturen via de Yuki Postbus. Aan het inlezen van bankverrichtingen via CodaBox werd gesleuteld en reeds ingelezen bankverrichtingen die via CodaBox opnieuw beschikbaar worden gemaakt worden nu ook ingelezen.

Daarnaast werden heel wat kleinere wijzigingen ingebouwd:

  • Wie de Artikelen-module gebruikt om voorraad bij te houden kan nu per artikel ook een kostprijs toevoegen om de winstmarge te kennen en beter voorraadbeheer mogelijk te maken.
  • De vorige update gaf reeds de mogelijkheid om de ingevoerde betalingen van alle facturen op te vragen. Deze optie werd nu ook ingebouwd voor kasticketten via “Meer acties” > “Ingevoerde betalingen”.
  • Vanuit het factuuroverzicht kunt u acties over meerdere facturen heen uitvoeren. Aangezien deze facturen soms op verschillende pagina’s staan kunt u nu ook facturen aanvinken over meerdere pagina’s heen.
  • Hoe meerdere offertes en bestelbonnen worden samengevoegd naar bijvoorbeeld een nieuwe factuur kunt u nu bepalen via Instellingen > Opties > “Samenvoegen offertes” en “Samenvoegen bestelbonnen” om zo bijvoorbeeld identieke factuurlijnen samen te voegen of slechts 1 factuurlijn per document toe te voegen.
  • De formattering die via markdown kan worden toegevoegd aan teksten in de facturen werd verbeterd en uitgebreid. Zo kunt u nu externe afbeeldingen toevoegen aan uw facturen en gebruiken oplijstingen een verbeterde formattering. Voor een volledig overzicht zie Formattering-pagina
  • Bij elektronische facturen wordt nu voorkomen dat afrondingsverschillen ontstaan in de BTW-berekening van de factuurlijnen en het totaal.
  • Er werd een beveiliging ingebouwd om te voorkomen dat dubbele factuurnummers worden gegenereerd wanneer via de API meerdere facturen op hetzelfde moment worden aangemaakt.
  • De jaarlijkse automatische hernummering werd verbeterd door rekening te houden met de factuurdatum i.p.v. de kalenderdatum.
  • Bij factuurlayout “Hoofding 4” kan de grootte van de klantgegevens worden aangepast en bij layout “Tabel 1” kan de “Aantal”-kolom worden uitgeschakeld.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Koppeling naar Mollie en MailChimp

De eerste update van EenvoudigFactureren in 2019 is beschikbaar, met opnieuw heel wat nieuwe opties. Een overzicht:

Online betalen is vandaag sterk ingeburgerd en is voor veel klanten dan ook de vlotste manier om een factuur te betalen. Door een nieuwe koppeling met betalingsprovider Mollie op te zetten kunt u aan uw klanten nu ook de optie aanbieden om hun factuur onmiddellijk online te betalen. Openen van een Mollie account kan rechtstreeks via EenvoudigFactureren en er zijn geen vaste kosten aan verbonden, u betaald enkel een transactiekost per uitgevoerde online betaling.
Zie onze Mollie pagina voor meer informatie.

Ook een nieuwe koppeling met MailChimp werd toegevoegd. MailChimp is marktleider op het gebied van e-mailmarketing software. Via MailChimp kunt u nieuwsbrieven uitsturen naar uw klanten en hen op de hoogte houden van de laatste nieuwtjes of de lopende promoties. Door een koppeling met MailChimp op te zetten wordt het e-mailadres van klanten aangemaakt in EenvoudigFactureren automatisch toegevoegd aan uw MailChimp mailing lijst.
Zie onze MailChimp pagina voor meer informatie.

Deze nieuwe koppelingen hebben samen met de bestaande koppelingen en modules een nieuwe thuis gekregen en zijn nu niet meer terug te vinden onder Instellingen maar in het nieuwe onderdeel Modules (menu rechtsboven).

Tijdens registratie van een betaling heeft u nu de optie op de betaalwijze (“Bankoverschrijving”, “Cash”, “Bancontact”, …) mee te geven. De betaalwijze wordt ook opgenomen in de elektronische factuur (e-fff) of bij het doorsturen via CodaBox, ClearFacts of Yuki.
Daarnaast vindt u ook een nieuw overzicht terug met alle geregistreerde betalingen in chronologische volgorde. Een handige optie om de laatste betalingen terug te vinden of als u de betalingen moet overboeken naar uw boekhoudprogramma. Om dit overzicht op te vragen klikt u in het factuuroverzicht op “Meer acties” > “Ingevoerde betalingen”.

Om een factuur via PEPPOL naar overheidsinstanties door te sturen is het veelal verplicht om een inkoopordernummer mee te geven. Het inkoopordernummer is een intern nummer bij de overheid dat verwijst naar de geplaatste bestelling bij de leverancier (u dus). Bij verzending via PEPPOL kunt u dit nummer nu ook opgeven voordat u de factuur doorstuurt.

Tijdens het aanmaken (of bijwerken) van een factuur of ander document kunnen nu ook enkele variabelen worden opgegeven in de factuurnotitie. Deze variabelen worden automatisch omgezet naar de correcte waarde, zo kunt u deze variabelen opnemen in de standaard factuurnotitie en toch dynamische gegevens toevoegen. Enkele voorbeelden van deze variabelen: %client-name%, %client-vat-number%, %due-date%. Zie ook het volledige overzicht met beschikbare variabelen.

Daarnaast kunt u nog volgende verbeteringen terugvinden:

  • Standaard wordt de grootboekrekening van een factuurlijn nu overgenomen van de vorige lijn.
  • Ondersteuning voor het inlezen van CSV-bestanden met bankbetalingen van KBC werd verbeterd.
  • Aanmelden met een Office365/Microsoft-account (SSO) is terug mogelijk.

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werd een wijziging aan de API doorgevoerd:

  • Velden invoices.payments.method en quotes.payments.method werden toegevoegd om de betaalwijze bij te houden.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Abonnementen en positieve creditnota’s

We stellen graag enkele nieuwe opties voor die de voorbije weken op EenvoudigFactureren werden toegevoegd.

Met de nieuwe module “Abonnementen” kunt u automatisch periodieke facturen aanmaken. Zo kunt u voor een klant bijvoorbeeld maandelijks een factuur laten genereren en indien gewenst deze onmiddellijk per e-mail doorsturen. Met deze nieuwe module kunt u dus opnieuw heel wat tijd besparen. Om uw eerste abonnement aan te maken dient u de module eerst te activeren langs Instellingen > Modules.
Voor meer info zie ook onze info-pagina rond abonnementen.

Om een creditnota aan te maken in EenvoudigFactureren geeft u negatieve bedragen op. Een factuur met een negatief totaalbedrag wordt namelijk automatisch omgezet naar een creditnota. Deze negatieve bedragen werden tot nu toe ook negatief afgedrukt, echter worden in België op creditnota’s meestal positieve bedragen gebruikt. Daarom hebben we dit aangepast en worden creditnota’s nu ook met positieve bedragen afgedrukt. Bij het aanmaken van een creditnota gebruikt u wel nog steeds negatieve bedragen. Wenst u creditnota’s toch liever negatief af te drukken dan kunt u dit terug aanpassen langs Instellingen > Opties.

Voor het verzenden van facturen langs PEPPOL werden enkele verbeteringen doorgevoerd. Zo kunt u de facturen nu ook doorsturen met een ondernemingsnummer voor ondernemingen zonder BTW-nummer en is er betere ondersteuning om overheidsinstellingen en buitenlandse ondernemingen te bereiken.

Importeren van bankbetalingen werd herwerkt zodat bankbetalingen vlotter kunnen worden ingelezen om facturen als betaald aan te duiden. Net zoals voordien kunt u nog steeds bankbetalingen uit meerdere bestandstypes zoals CODA en CSV inlezen maar u kunt nu ook meerdere bestanden tegelijkertijd inlezen. Bovendien kunt u de bankbetalingen nu over meerdere accounts op EenvoudigFactureren tegelijk uitvoeren indien uw gebruiker toegang heeft tot meerdere accounts. Zo bespaart u dus weer heel wat tijd.

Ondertussen ondersteunt EenvoudigFactureren al heel wat verschillende type documenten. Zo kunt u naast facturen ook offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen en kasticketten aanmaken. Soms heeft u echter nood aan een gelijkaardig document dat net anders noemt. Zo wilt u misschien bestelbonnen aanmaken maar zou u deze liever “Overeenkomst” noemen. Om hier aan tegemoet te komen kunt u nu aan één type document een andere naam geven. Deze andere naam wordt dan steeds gebruikt bij afdruk van het document. Om dit in te stellen gaat u naar Instellingen > Layout.

Voor offertes en bestelbonnen had u reeds de optie om “Voor akkoord” onderaan het document te plaatsen. Deze optie wordt nu ook uitgebreid naar leveringsbonnen waar u “Voor ontvangst” op het document kunt laten afdrukken. Om deze optie te activeren gaat u naar Instellingen > Layout.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

PEPPOL

Met de laatste update op EenvoudigFactureren werden enkele interessante nieuwe opties toegevoegd.

Als alternatief om uw facturen per e-mail te verzenden kunt u deze nu ook langs PEPPOL verzenden. PEPPOL is een Europees protocol en netwerk om facturen op een veilige manier te verzenden tussen bedrijven en overheden onderling. Meer info over PEPPOL en hoe u deze gebruikt vindt u terug op onze PEPPOL-pagina.

Werkt u soms met terugbetaalbare verpakking (leeggoed, palletten, …)? Dan kan u deze nu afzonderlijk op de factuur aanduiden zodat deze duidelijk naar voor komt. Hiervoor werd de nieuwe BTW-code “DR” toegevoegd. Indien u deze gebruikt voor een factuurlijn wordt het totaal aan terugbetaalbare verpakking onderaan de factuur vermeld. Handelskorting die u instelt voor de factuur heeft geen invloed op deze factuurlijn.

Naast het BTW-nummer kon u reeds een ondernemingsnummer voor een klant bijhouden, echter was het niet mogelijk om dit ondernemingsnummer op de factuur te plaatsen. Dit is nu wel mogelijk! Bij het BTW-nummer kunt u nu aanduiden indien het gaat om een niet-BTW plichtige klant en krijgt u de optie om het ondernemingsnummer op te geven.

Daarnaast kunt u nog volgende verbeteringen terugvinden:

  • Bij aanmaak van een nieuwe klant wordt er gedetecteerd indien de klant mogelijks reeds bestaat. Zo voorkomt u dubbele klanten.
  • Indien u tijdens aanmaak van een klant een Belgische postcode opgeeft wordt de stad nu automatisch aangevuld.
  • De adressen op de factuur kregen een ander formaat en volgen nu de richtlijnen van BPost. Zo wordt het land enkel vermeld indien het om een ander land gaat.
  • Voor een artikel waarvan de voorraad negatief dreigt te worden tijdens aanmaak van een factuur krijgt u nu een waarschuwing te zien.
  • Het totale bedrag van de handelskorting van een factuur wordt nu als negatief op de factuur geplaatst.
  • De grootboekrekening van een artikel wordt nu ook toegevoegd aan de factuur indien het artikel via “Automatisch aanvullen” werd toegevoegd.
  • Tijdens het upgraden of verlengen van uw account op EenvoudigFactureren kunt u uw factuur nu ook onmiddellijk online betalen.

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden enkele wijzigingen aan de API doorgevoerd:

  • Veld clients.company_id werd toegevoegd om het ondernemingsnummer bij te houden.
  • Veld invoices.total_refundable_deposit werd toegevoegd en bevat het automatisch berekend totaal aan terugbetaalbare verpakking. Ook voor de domeinen ‘quotes’, ‘receipts’ en ‘orders’ werd dit veld toegevoegd.

Bekijk ook ons nieuwe YouTube kanaal met instructievideo’s over onder andere enkele van de laatste nieuwigheden.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.