Nieuwe modules & concepten opslaan

Tijd voor verandering:

<MOVE WITH THE TIMES>
IS JOUW ONDERNEMING OOK KLAAR VOOR DE VOLGENDE STAP?

Een overzicht van onze nieuwe features van update 2022.3:

Eén portaal, meerdere accounts onder een dak.
Nu ook voor boekhouders én accountants


Ook voor boekhoudkantoren en hun klanten heeft EenvoudigFactureren een oplossing en bieden wij een gratis, gebruiksvriendelijk online portaal aan waarbij wij op een doeltreffende en eenvoudige wijze ondernemers helpen bij het facturatieproces.
Navigeer nog sneller via de herwerkte home pagina en maak in enkele muisklikken een account aan of meld je aan.


Concepten automatisch opslaan

Ben je van start gegaan met de opmaak van een factuur, bestel- of leveringsbon maar kan je deze niet tijdig afwerken? Geen paniek, vanaf nu worden al jouw concepten automatisch opgeslagen, kan je ze later oproepen en bewerken, wanneer en van waar je maar wil.  Eenvoudig hé 😉


NIEUWE MODULES

Betaalverzoek

Via deze module maak je eenvoudig betaalverzoeken op aan klanten en kan je het volledige of gedeeltelijke bedrag van een verkoop op voorhand innen.
In een paar kliks wordt betalen makkelijk voor iedereen en hoef je geen nutteloze creditnota’s aan te maken.

Vrij document

Een document nodig zonder vaste structuur? Vanaf nu kan je in alle vrijheid een document opmaken en zelf een documentsnaam toekennen. (orderbevestiging, pro forma factuur, contract,..)

Schakel de module ‘vrij document’ in en creëer jouw document.

Goed nieuws voor wie werkt met ‘leveringsbonnen’.

De leveringsbon had tot nu toe nog geen plekje waar de prijs kon geplaatst worden. Deze optie is nu wel mogelijk. Ga naar de instellingen om deze feature te activeren.


INSTELLINGEN

STANDAARDVELDEN

Om de info op de factuur uit te breiden, kan je werken met ‘extra velden’. Deze pas je aan via instellingen > geavanceerd > standaard velden. Het aantal waarden bij een selectie werden nu fors uitgebreid.

ANDERSTALIGE FACTUREN

Heb je de module ‘anderstalige facturen’ geactiveerd, dan zal je zien dat de standaardnotitie bij de instellingen nu ook is vertaald in de 4 landstalen.


Wijzigingen aan de koppelingen

Facturen registreren met financiële korting worden vanaf nu correct ingeboekt.

Ben je aangesloten op het Peppol-netwerk? Vanaf nu wordt jouw jaarlijkse factuur van EenvoudigFactureren ook via Peppol verstuurd. Snel & accuraat.

Deze afbeelding heeft een leeg alt-attribuut; de bestandsnaam is vcJ72RzuvhA7Vsl03wp504_XL1j9t176hg.png

POM-gebruikers zullen zien dat er een kleine wijziging werd doorgevoerd in de QR code. Ben je klant van ING, dan heb je geluk, want deze werd nu ook toegevoegd als bankinstelling.

Een opfrissing nodig welke koppelingen mogelijk zijn met onze tool?


Nog even dit:

Goed nieuws voor onze Mac gebruikers:
Bij het downloaden van een back-up bestand wordt de interne structuur van het bestand soms door MacOS aangepast waardoor het back-up bestand niet meer rechtstreeks kon worden opgeladen. Wij hebben dit nu aangepast zodat het terugzetten wel vlot zal lukken.

BNP-Paribas Fortis heeft het formaat van het CSV-bestand aangepast. Nieuwe CSV-bestanden zullen opnieuw kunnen worden ingelezen.



Variabele %document-date% wordt dynamisch:

Voeg een willekeurig aantal dagen, maanden of jaren toe aan de variabele.

%document-date{+14days}%
%document-date-day{+1month}%
%document-date-month{-7days}%
%document-date-month-full{-7days}%
%document-date-year{+2years}%

Importeren van bankverrichtingen nu nog eenvoudiger:

Facturen worden vanaf nu nog beter teruggevonden, ook als jouw klant het factuurnummer in een iets ander formaat ingeeft, zal de factuur worden gevonden.

En ten slotte hebben wij ons team met 2 extra medewerkers uitgebreid. Benieuwd wie dat zijn? Kom er alles over te weten op onze volgende blogpost 😉


Heb je nog vragen of suggesties? Contacteer ons gerust via support@eenvoudigfactureren.be

Teksteditor & nieuw help-centrum

Lenteschoonmaak bij EenvoudigFactureren

nu nóg slimmer én eenvoudiger 😉

Een overzicht met onze nieuwe opties van update 2022.2:

Nieuwe, frisse look voor help-centrum

Herkenbaar?

  • Je hebt een factuur aangemaakt en doorgestuurd naar de boekhouder maar het btw-nummer van de klant vergeten te vermelden op de factuur.
  • Je vraagt je af hoe je een handtekeningblok toevoegt voor de offerte, maar niet voor de factuur.
  • De offerte belandt in de spam-box, verlies je nu potentiële klanten? 
  • Je hebt de referentie geactiveerd, maar deze verschijnt niet op de afdruk van de factuur, hoe komt dat nu?

Deze en tientallen antwoorden op al jouw andere vragen, vind je in onze gloednieuwe kennisbank met FAQ en DIY videos (zullen regelmatig worden aangevuld)


Jouw facturen creatiever én met meer kleur?
Vanaf nu met ingebouwde teksteditor

Aan heel wat teksten kon je tot nu toe formattering toevoegen via markdown. Deze wordt nu vervangen door de teksteditor. Verander in een mum van tijd al jouw teksten op facturen, offertes, bestel-en leveringsbonnen of in e-mails. Wijzig de kleur, zet in vetjes, doorstreep, maak kleiner, groter, voeg tabellen toe, enz…

Op de offerte afbeeldingen toevoegen naar jouw product en deze in de picture zetten? Een oplijsting maken van jouw assortiment?
Zelfs dat is nu mogelijk. Cool hé?

Klik tijdens het ingeven van jouw tekst op knop editor om alle opties van de teksteditor te zien.


Beveilig jouw account nu nog beter met de tweestapsverificatie

Wat is een tweestapsverificatie?

Een tweestapsverificatie (ook wel tweefactorauthenticatie, multifactorauthenticatie of 2FA genoemd) is een beveiligingsmethode om jouw gegevens nog beter te beschermen. Dit extra slot op de digitale deur zorgt ervoor dat jouw account extra wordt beveiligd door in te loggen op jouw online account, in twee stappen.

Hoe gebruik je de tweestapsverificatie?

Om de tweestapsverificatie te gebruiken, moet je eerst een authenticatie-app als Google Authenticator of Authy installeren op jouw mobiele telefoon.
Ga naar de gebruikerspagina op EenvoudigFactureren en activeer de tweestapsverificatie. Vervolgens scan je de QR code in via de app. Geef de code in die je hebt ontvangen op jouw mobiele telefoon. De tweestapsverificatie is nu geactiveerd.
Log je de volgende keer in op EenvoudigFactureren, ga dan naar Google Authentictor op jouw mobiele telefoon en vul de beveiligingscode in. Deze wordt automatisch gewijzigd, dus iedere keer dat je inlogt zal je een nieuwe code moeten invoeren.


BTW-verklaring renovatie

Heb je de module ‘BTW-verklaring renovatie’ geactiveerd en je selecteert op de factuur bij btw-tarief 6% dan verschijnt bij factuurnotitie automatisch de wettelijke verklaring. Deze mededeling wordt nu voor zowel particulieren àls klanten met btw-nummer toegevoegd. 


UBL

De onderlinge uitwisseling tussen boekhoudpakketten en EenvoudigFactureren werd bijgewerkt zodat de gegevens nog beter kunnen worden ingelezen en verwerkt. 


Wijzigingen aan de koppelingen

Bij de Ponto koppeling kunnen oude transacties en uitgaande bankverrichtingen vanaf heden worden weggefiltered én ingesteld volgens:

  • datum
  • uitgaande betalingen (niet) inlezen
  • automatisch importeren van de bankverrichtingen aan/uit vinken

Wil je deze instellingen opnieuw oproepen? Vanuit ‘modules’ kan je de instellingen achteraf nog aanpassen.

Nog even dit:

Ponto-gebruikers moeten de autorisatie om de 90 dagen hernieuwen. Als het tijd is om de autorisatie uit te voeren krijg je hiervan nu een duidelijke notificatie in EenvoudigFactureren.

Meld je hiervoor aan op https://www.myponto.com om de autorisatie te hernieuwen. Opgelet: in tussentijd zullen er geen nieuwe bankverrichtingen meer worden ingelezen. 

Manueel importeren van bankverrichtingen

In het overzicht ‘ingelezen bankverrichtingen’ is er een extra kolom ‘acties’ aangemaakt waar je naast het koppelen van een bankverrichting nu ook de keuze hebt om een bankverrichting te ontkoppelen of te verwijderen.

CodaBox

Gebruik je CodaBox dan zal bij het inlezen van bankverrichtingen met vreemde munt nu een correcte conversie worden gemaakt. Dit voorkomt dat het verkeerde bedrag wordt geregistreerd!

Bij het doorsturen van facturen naar Exact Online wordt vanaf nu de vervaldatum van de factuur ook doorgeven.


Automatisch versturen facturen naar de boekhouder

Bij bv maandelijks doorsturen van facturen werd een nieuwe optie toegevoegd: 

Verzenden naar boekhouder opnieuw uitvoeren indien gefaald
Gefaalde verzendingen zullen dus dagelijks automatisch opnieuw worden verzonden totdat ze wel zijn verzonden.
Wil je weten welke precies zijn verzonden, ga naar ‘Recente verzendingen’ en vind daar een overzicht met verstuurde en niet verstuurde facturen.

POM-gebruikers zullen zien dat er een kleine wijziging werd doorgevoerd in de QR code.


WordPress gebruikers zullen nu de plugin van EenvoudigFactureren kunnen installeren vanuit het dashboard. Dit geeft als voordeel dat nieuwe versies automatisch zullen worden bijgewerkt.

Opgelet: Naam van de plugin is gewijzigd.
Wie WooCommerce al gebruikte en de plugin manueel heeft geïnstalleerd via de WordPress Plugin Directory zal deze eerst moeten verwijderen of desactiveren vooraleer de nieuwe plugin te installeren. 


Nog even dit:

Om ons platform Eenvoudig, gebruiksvriendelijk en vlot te kunnen blijven gebruiken en ervoor te zorgen dat onze klanten in een beveiligde omgeving online kunnen factureren, stoppen wij vanaf heden met de ondersteuning van Internet Explorer (IE11) als browser. Maak je nu nog gebruik van IE11, dan zal je moeten overschakelen op een browser zoals Microsoft Edge, Google Chrome, Firefox of Safari om verder toegang te krijgen tot jouw EenvoudigFactureren-account.

Wijzigingen API:

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende aanpassingen aan de API doorgevoerd:

  • Als tweestapsverificatie voor een gebruiker werd geactiveerd kan deze gebruiker niet langer gebruik maken van e-mailadres en wachtwoord om te connecteren met de API. Gebruik de API sleutel als alternatief.
  • Voor de domeinen invoices, receipts, quotes, orders, deliveries en subscriptions werden verschillende nieuwe velden toegevoegd om de tekst alternatief in HTML formaat toe te kunnen voegen:
    • Veld note_html (factuurnotitie)
    • Veld items.description_html (omschrijving factuurlijn)
    • Veld remarks.description_html (omschrijving privé notitie)
    • Veld send_mail.message_html (e-mail tekst)
  • Nieuwe velden clients.private_note_html en clients.default_note_html om de notities van de klant in HTML formaat toe te voegen.
  • Als de API gegevens in XML formaat teruggeeft zal deze bij complexe data nu gebruik maken van CDATA codering.
Heb je nog vragen of suggesties? Contacteer ons gerust via support@eenvoudigfactureren.be

Verklaring 6% BTW en UBL.BE

Update 2022.1 is beschikbaar. Een overzicht met de nieuwste opties:

Verklaring 6% BTW renovatie woningen

Renovatiewerken aan woningen zijn onder bepaalde voorwaarden onderworpen aan een verlaagd BTW-tarief van 6%. Om dit BTW-tarief toe te kunnen passen was het tot nu toe nodig om een BTW-attest te laten ondertekenen door de klant.

Dit BTW-attest wordt vanaf 1/1/2022 uitgefaseerd en wordt vervangen door een standaardverklaring op de factuur zelf. Een hele administratieve vereenvoudiging dus.

Deze verklaring luidt als volgt: “Btw-tarief: Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand vanaf de ontvangst van de factuur, wordt de klant geacht te erkennen dat (1) de werken worden verricht aan een woning waarvan de eerste ingebruikneming heeft plaatsgevonden in een kalenderjaar dat ten minste tien jaar voorafgaat aan de datum van de eerste factuur met betrekking tot die werken, (2) de woning, na uitvoering van die werken, uitsluitend of hoofdzakelijk als privéwoning wordt gebruikt en (3) de werken worden verstrekt en gefactureerd aan een eindverbruiker. Wanneer minstens één van die voorwaarden niet is voldaan, zal het normale btw-tarief van 21% van toepassing zijn en is de afnemer ten aanzien van die voorwaarden aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten.”

Daarom werd ook de module “BTW-attest” vervangen door de nieuwe module “BTW-verklaring renovatie” die deze verklaring automatisch op de factuur plaatst. Als de oude module “BTW-attest” reeds was geactiveerd zal ook deze nieuwe module automatisch worden geactiveerd.

Elektronische facturen in UBL.BE formaat

EenvoudigFactureren ondersteunt zowel het oudere e-fff formaat alsook het nieuwe UBL.BE voor aanmaak van elektronische facturen (UBL bestand). Aangezien het UBL.BE formaat nu ondersteund wordt door de meeste boekhoudprogramma’s wordt er standaard overgeschakeld naar het UBL.BE formaat.
Het nieuwe formaat zal worden gebruikt als een elektronische factuur wordt gedownload, wordt verzonden via e-mail of rechtstreeks wordt verzonden naar de boekhouding.

Daarnaast werden ook enkele verbeteringen doorgevoerd aan de generatie van UBL.BE facturen voor een betere verwerking in boekhoudprogramma’s.

Gestructureerde mededeling verbeterd

De gestructureerde mededeling kan nu ook op basis van het factuurnummer worden ingesteld of kan manueel worden ingegeven.

Om de gestructureerde mededeling op basis van het factuurnummer in te stellen gaat u naar “Modules” > “Gestructureerde mededeling” > “Instellingen”. Om de gestructureerde mededeling manueel in te geven kunt u een getal tot 10 cijfers ingeven in het veld “Gestructureerde mededeling” tijdens aanmaak van de factuur. Dit getal wordt dan automatisch omgevormd tot een geldige gestructureerde mededeling.

Layout-editor aanpassingen

Via de layout-editor kan nu een vaste begeleidende tekst worden toegevoegd bij de documentgegevens. Deze tekst wordt steeds net boven de factuurtabel geplaatst.
Ook boven de notitie kan nu een vaste begeleidende tekst worden ingesteld via de layout-editor in het nieuwe blok “Notitie”. Via dit nieuwe blok kan ook de tekstgrootte en positie van de notitie worden aangepast.

Daarnaast werd het nieuwe lettertype Work Sans toegevoegd.

En verder…

Bij het importeren van facturen (en andere documenten) uit Excel was het reeds mogelijk om eigen standaard velden op niveau van de factuurlijn (item) te importeren. Vanaf nu is het ook mogelijk om standaard velden op niveau van de factuur zelf te importeren.

In het overzicht met de facturen van een domiciliëringsopdracht is nu ook de klantnaam zichtbaar.

De nieuwe variabele %days-due% met het aantal dagen van de betalingstermijn is beschikbaar in de factuurnotitie en e-mail tekst.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Filteren en IxorDocs integratie

Update 2021.3, de laatste update van 2021 is met enkele dagen vertraging beschikbaar. Een overzicht met de nieuwste opties:

Filteren

Het zoekveld in het overzicht werd uitgebreid zodat bijkomend kan worden gefilterd op standaard velden en op de status van facturen en andere documenten.

Zo kunt u bijv. enkel facturen weergeven die nog niet werden verzonden naar de klant. Standaard velden van het type “Selectie” worden automatisch opgenomen in de filter zodat u hierop vlot kunt filteren. Ook in het klanten- en artikelenoverzicht kan via standaard velden een filter worden toegevoegd.
Om standaard velden toe te voegen gaat u naar “Instellingen” > “Geavanceerd”.

IxorDocs

IxorDocs maakt het mogelijk om facturen te verzenden en te ontvangen via PEPPOL. Daarom kan als alternatief voor de standaard PEPPOL-koppeling nu ook een koppeling met IxorDocs opgezet worden om niet enkel facturen te verzenden maar ook zodat facturen van leveranciers via PEPPOL kunnen worden ontvangen. Bovendien kan IxorDocs, in tegenstelling tot de standaard PEPPOL-koppeling, ook worden gebruikt door niet-Belgische ondernemingen.

Voor meer informatie zie: IxorDocs

Instellingen overzicht

De getoonde kolommen in het factuuroverzicht kunnen nu worden aangepast. Zo kunt u bijv. de referentie of het openstaand bedrag toevoegen als kolom in het overzicht. Om de kolommen aan te passen gaat u naar de nieuwe “Instellingen”-optie die u kunt terugvinden onder “Meer acties”.

Ook voor het klantenoverzicht kunt u een nieuwe “Instellingen”-optie terugvinden. Zo kunt u specifieke klanten-instellingen rechtstreeks instellen. Ook de standaard sortering voor het klantenoverzicht kan zo worden aangepast.

Exporteren en importeren naar Excel

Het exporteren van facturen (en andere documenten) naar Excel werd uitgebreid. Zo kunt u er nu 3 types van Excel-bestanden opvragen.
Naast het standaard type “Oplijsting” dat sterk werd uitgebreid is er ook een “Samenvatting” terug te vinden met enkel de belangrijkste velden en een “Items” rapport dat de factuurlijnen bevat.

Bij het importeren van facturen vanuit Excel kunnen standaard velden op niveau van de items ook mee worden geïmporteerd en het importeren en exporteren van klanten houdt nu ook rekening met het verzendadres en het werfadres.

Betalingsverschillen inboeken

Als er bij de betaling van een factuur een betalingsverschil is of een financiële korting werd toegepast kunt u dit nu inboeken met een specifieke betaalwijze. Ook bij het automatisch inlezen van betalingen uit CODA-bestanden of rechtstreeks van de bank kunnen deze betalingsverschillen en financiële kortingen nu automatisch worden geregistreerd.

Om de automatische registratie van facturen te verbeteren kunnen overeenkomstige betalingen nu ook op basis van een standaard veld worden teruggevonden. Dit maakt het mogelijk om de factuur bijv. te zoeken op basis van het bestelbonnummer als deze wordt toegevoegd als standaard veld aan de factuur.

En verder…

De koppeling met Exact Online werd geoptimaliseerd zodat het verzenden van een groot aantal facturen vlotter verloopt en foutieve configuraties automatisch worden opgevangen.

Als een PEPPOL-activatie wordt gedeeld tussen verschillende accounts kunnen de accounts nu een verschillende IBAN gebruiken.

De optie om een factuur duplicaat af te drukken werd toegevoegd. Hierdoor wordt de melding “Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur” automatisch toegevoegd aan de factuur. Klik bij de factuur op “Meer acties” > “Afdrukken duplicaat” om een duplicaat aan te vragen.

Bij het toevoegen van het aantal kunt u nu ook een uurnotatie gebruiken. Zo kunt u bijv. 7:45 toevoegen als aantal.

De facturen die worden opgenomen in een domiciliëringsopdracht kunt u nu bekijken voordat de domiciliëringsopdracht wordt aangemaakt. Klikt hiervoor op “Bekijk facturen” bij het aanmaken van de domiciliëringsopdracht.

Ook 2 tekortkomingen werden weggewerkt. De melding van de BTW-vrijstelling NA wordt nu ook toegevoegd als deze werd ingesteld als standaard BTW-tarief voor de klant en het gebruik van de plugin TrooperBot geeft geen problemen meer.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende aanpassingen doorgevoerd aan de API :

  • De tags werden hernoemt. Zo kunt u “@pdf” nu terugvinden als “printed”, “@email” als “sent” en andere tags bevatten geen “@” meer.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

6% BTW-attest en SEPA-domiciliëringen

Een nieuwe update en een nieuw logo! Met trots kunnen we de lancering van ons nieuwe logo aankondigen. Het nieuwe logo zoals u hieronder kunt terugvinden zal ons vanaf nu vergezellen bij de verdere uitbouw van het platform.

Een overzicht met de nieuwe opties uit onze laatste update 2021.2:

6% BTW-attest

Een 6% BTW-attest voor renovatiewerken kan nu rechtstreeks vanuit EenvoudigFactureren worden verzonden naar de klant.
Om deze nieuwe module te activeren en voor meer informatie zie: BTW-attest.

SEPA-domiciliëringen

Een nieuwe module om bestanden voor SEPA-domiciliëringen aan te maken is beschikbaar. Door vanuit EenvoudigFactureren een domiciliëringsbestand aan te maken en op te laden bij uw bank kunt u betalingen via domiciliëring uitvoeren voor openstaande facturen. De domiciliëring wordt rechtstreeks uitgevoerd door uw bank.

Voor meer info zie: SEPA-domiciliëring

PEPPOL

De huidige PEPPOL-module om elektronische facturen naar uw klant te verzenden wordt uitgefaseerd en kan vanaf 1 oktober 2021 niet langer worden gebruikt. Om PEPPOL te blijven gebruiken kunt u de nieuwe PEPPOL-koppeling activeren via de “Modules”-pagina.

Bij activatie van de nieuwe PEPPOL-koppeling wordt een verificatie van uw onderneming op PEPPOL uitgevoerd. Zo kan er beter worden gecontroleerd wie gerechtigd is om facturen via PEPPOL te verzenden.

Lees verder op de PEPPOL-handleiding

Afwijkend boekjaar

Ondernemingen met een afwijkend boekjaar kunnen dit nu instellen zodat de factuurnummering correct rekening houdt met het begin van het nieuwe boekjaar. En om het jaartal toe te voegen aan de jaarlijkse hernummering kan de variabele YYYY of YY worden gebruikt. Zo wordt het jaartal steeds correct toegevoegd aan uw nieuwe factuurnummering.

Deze nieuwe opties kunt u instellen via “Instellingen” > “Geavanceerd” > “Boekjaar en jaarlijkse hernummering”.

Opmerking: Gebruikt u momenteel nog de oude jaarlijkse hernummering waarbij u per jaar een nummer instelt? Schakel de hernummering dan eerst even uit in de instellingen. Zo kunt u deze opnieuw activeren zonder specifiek jaartal in te stellen.


Koppelingen

Verschillende wijzigingen en uitbreidingen aan koppelingen werden doorgevoerd:

Mail-IT-Wize

De Mail-IT-Wize koppeling om te verzenden via BPost kan nu ook facturen, herinneringen en andere documenten in bulk verzenden. Daarnaast zal bij verzending de status pas in “Verzonden” komen wanneer het document effectief werd afgeleverd aan BPost.

POM

De POM QR-code op facturen heeft een nieuwe look gekregen. De update wordt automatisch toegepast voor nieuwe en bestaande gebruikers.

CodaBox

Bij het verzenden van facturen naar CodaBox kunnen facturen uit een vorig kalenderjaar niet meer worden verzonden. Daarom wordt er nu voorkomen dat facturen uit een volgend kalenderjaar worden verzonden als facturen uit het vorige kalenderjaar nog niet konden worden verzonden.

Exact Online

Bij het verzenden van facturen naar Exact Online wordt de referentie van de factuur nu ook mee verzonden en bij het opzetten van de Exact Online koppeling kan ook een aankoopdagboek worden geselecteerd. Dit maakt het mogelijk om facturen als self-billing factuur in te boeken in uw boekhouding.

Andere wijzigingen

Bij het verzenden van facturen naar de boekhouder via e-mail kan naast het e-mailadres van de boekhouder nu ook het onderwerp van de e-mail worden ingesteld. Een aangepast onderwerp kan worden gebruik bij verzending naar softwarepakketten zoals Billtobox. Stel het onderwerp van de e-mail in via “Instellingen” > “E-mail instellingen”.

Sinds 1 juli 2021 dient bij e-commerce verkopen aan particulieren het BTW-tarief van het EU-land van de klant worden gebruikt als de drempel van € 10.000 (excl. BTW) wordt overschreden. Binnen EenvoudigFactureren is het daarom nu mogelijk om het BTW-tarief van verschillende EU-landen in te stellen. Klik bij selectie van de BTW op “Meer opties” > “Landtarieven” om een afwijkend BTW-tarief in te stellen.

Bij het importeren van bankverrichtingen kan nu ook een CSV-bestand van bank ING worden opgeladen en in het overzicht van ingelezen bankverrichtingen worden bedragen met een kleuraanduiding weergegeven voor bankverrichtingen die (nog) niet werden gekoppeld aan een factuur.

Bij opgave van “Aantal” van de factuurlijn was het aantal decimalen beperkt tot 2. Vanaf nu kunt u echter een aantal met tot 4 decimalen toevoegen.

Bij het exporteren van facturen naar Excel wordt de gestructureerde mededeling nu ook opgenomen in het Excel-bestand.

De nieuwe betaalwijze Payconiq kan bij registratie van een betaling worden geselecteerd.

Indien beschikbaar wordt het telefoonnummer van de klant ook opgenomen in de elektronische factuur (UBL-bestand). Zo kan deze worden toegevoegd bij het opladen van de factuur in uw boekhouding.

Via de “Modules”-pagina kunt u nu ook de specifieke instellingen voor een module wijzigen en hoeft u niet langer naar de “Instellingen”-pagina te gaan.

De e-mail verzonden bij aanmaak van een nieuwe account werd vernieuwd en lukt het aanmelden op uw account niet dan wordt nu een betere omschrijving van de oorzaak vermeld.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende aanpassingen doorgevoerd aan de API :

  • Nieuw veld clients.sepa_collection om de gegevens voor de SEPA-domiciliëring bij te houden.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Herinneringsdocumenten en nieuw rechtenbeheer

Update 2021.1 is beschikbaar. Een overzicht met de nieuwe opties:

Herinneringen verzenden

De opties om herinneringen te verzenden werden fors uitgebreid. Zo kunt u bij het verzenden van een herinnering niet enkel een duplicaat van de factuur meegeven maar ook een herinneringsdocument dat de factuurgegevens bevat inclusief begeleidende tekst of een samenvattingsdocument met een overzicht van alle achterstallige facturen van de klant. Zo kunt u dus ook een herinnering uitsturen voor meerdere niet-betaalde facturen.

Om een herinnering voor meerdere facturen te verzenden selecteert u de gewenste facturen in het overzicht en klikt u op herinnering. Selecteer het type “Samenvattingsdocument” om de facturen samen te voegen tot 1 herinnering. Via “Instellingen” > “Herinneringen” kunt u deze nieuwe herinneringsdocumenten aanpassen. De kolommen van het samenvattingsdocument kunnen via de layout worden bepaald.

Daarnaast kunt u de herinnering nu rechtstreeks afdrukken om zelf aan de klant te bezorgen of kunt u de herinnering via de post verzenden (via de Mail-IT-Wize koppeling). De optie om automatisch herinneringen uit te sturen werd omgezet naar een nieuwe module die optioneel kan worden geactiveerd en bij verzending via e-mail kunnen nu ook bijkomende bijlages worden toegevoegd net zoals bij het verzenden van de originele factuur.

Voor meer informatie zie: Herinneringen

Rechten instellen per onderdeel

De rechten die voor bijkomende gebruikers kunnen worden ingesteld werd uitgebreid. Zo kunt u de rechten nu per onderdeel instellen. Dit maakt het mogelijk om een gebruiker bijv. toegang te geven tot de offertes zonder dat de facturen beschikbaar zijn. De nieuwe rechten kunnen worden ingesteld via “Toegangsbeheer”.

Eigen standaard velden voor artikelen en factuurlijnen

De eigen standaard velden die sinds recent voor facturen en andere documenten kunnen worden ingesteld zijn nu ook beschikbaar voor artikelen en factuurlijnen. Zo kunt u eigen velden definiëren per factuurlijn zodat deze worden afgedrukt op de factuur. Nieuwe standaard velden kunnen worden toegevoegd via “Instellingen” > “Geavanceerd”.

Deze standaard velden kunnen ook worden gebruikt om een kostenplaats en kostendrager toe te voegen. Deze analytische codes worden dan doorgegeven als de factuur wordt verzonden naar de boekhouding. Om een kostenplaats of kostendrager toe te voegen kunt u een nieuw standaard veld toevoegen en het veld “Specifieke betekenis” van het standaard veld instellen.

Op dezelfde manier kunnen ook velden worden toegevoegd om te verzenden via PEPPOL. Zo kunt u de GLN, Nederlandse Kvk of OIN of het inkoopordernummer toevoegen.

Afwijkend klantadres per factuur

Het klantadres wordt nu afzonderlijk bijgehouden per document (factuur, offerte, …). Dit maakt het mogelijk om een afwijkend facturatieadres in te stellen en als nadien de adresgegevens wijzigen in de klantenfiche blijft het adres ongewijzigd op de factuur. Ook de klantnaam, t.a.v., het verzendadres en het werfadres kunnen zo afwijkend worden ingesteld.

Om het adres van de klant aan te passen kunt u tijdens het aanmaken (of bijwerken) van een factuur naast de klantnaam een nieuwe knop terugvinden. Voor oude bestaande facturen wordt het adres nog niet bijgehouden per factuur. Voor deze facturen worden wijzigingen in de klantenfiche nog steeds rechtstreeks overgenomen.

Aanpassingen koppelingen

Verschillende wijzigingen en uitbreidingen aan koppelingen werden doorgevoerd:

ClearFacts

Bestaande klanten die in ClearFacts beschikbaar zijn kunnen nu rechtstreeks worden geïmporteerd in EenvoudigFactureren. Handig dus om de klantgegevens uit uw boekhouding over te nemen in EenvoudigFactureren. Om het importeren uit te voeren kunt u in het klantoverzicht een nieuwe optie terugvinden onder “Meer acties” > “Importeren uit boekhouding”.

Heeft u een bestaande koppeling met ClearFacts en wenst u deze functionaliteit te gebruiken dan dient u de koppeling opnieuw in te stellen zodat voldoende rechten beschikbaar zijn om de de klantgegevens op te halen.

Exact Online

Tot nu toe werd het boeknummer in Exact Online automatisch bepaald door Exact Online als een factuur wordt ingeboekt. Dit kan echter problemen geven als facturen niet in de correcte volgorde worden doorgegeven naar Exact Online. Daarom zal het boeknummer nu vanuit EenvoudigFactureren worden bepaald op basis van het factuurnummer. Zo worden facturen steeds met het correcte boeknummer ingeboekt.

Ook kunt u bij het opzetten van de koppeling nu zelf bepalen hoe bestaande klanten in Exact Online die niet vanuit EenvoudigFactureren werden aangemaakt worden behandeld. Zo kunt u er voor kiezen om deze klantgegevens bijv. niet te gebruiken of enkel te gebruiken als het BTW-nummer overeen komt. Bijkomend kan er worden gekozen om het klantnummer al dan niet uit Exact Online over te nemen in EenvoudigFactureren.

Om deze nieuwe manier van werken te gebruiken dient u de instellingen van de koppeling opnieuw te doorlopen. Dit kan door bij “Modules” > “Exact Online” de “Instellingen” opnieuw te openen. Zolang u deze stap niet doorloopt wordt de oude manier van doorsturen aangehouden.

CodaBox

Facturen die naar CodaBox worden verzonden zullen nu het nieuwe UBL.BE formaat voor elektronische facturen gebruiken. Het oude E-FFF formaat werd uitgefaseerd.

POM

Heeft u de POM koppeling geactiveerd dan kunt u nu ook een eigen e-mail HTML-layout instellen. De POM-betaalknop dient u dan zelf toe te voegen aan de HTML-layout. Hoe dit kan kunt u terugvinden op: Eigen e-mail layout in HTML

Mail-IT-Wize

Het veld “t.a.v.” wordt nu ook doorgegeven naar Mail-IT-Wize zodat deze bij het adres wordt afgedrukt op de enveloppe.

Meerdere facturen aanmaken in bulk

Aanmaken van bijv. een factuur uit een bestelbon kan nu ook voor meerdere documenten tegelijkertijd. Deze nieuwe bulk-operatie kan worden opgeroepen door in het overzicht de documenten te selecteren en op “Maak document” > “Factuur” te klikken.

Bijkomend vindt u van deze actie ook een melding (bijv. “Factuur aangemaakt” of “Leveringsbon aangemaakt”) terug bij de status van de bestelbon of ander document. Zo vindt u vlot terug voor welke document een vervolgdocument werd aangemaakt.

En verder

  • Op basis van de categorie van een artikel heeft het label een kleur gekregen. Zo kunt u visueel vlug een onderscheid maken tussen artikelen van een andere categorie.
  • De bestandsnaam van het PDF-bestand van een factuur of ander document had tot nu toe een vast formaat. Nieuw is dat u deze bestandsnaam nu zelf kunt bepalen. Hiervoor gaat u naar “Instellingen” > “Geavanceerd” > “Bestandsnaam”.
  • De referentie van een document wordt nu mee opgenomen in de omschrijving die u kunt terugvinden in het overzicht.
  • De betaalwijze kan nu mee op de factuur worden afgedrukt. Dit kunt u instellen via de layout bij “Tabel” > “Bij betaling voldaan”.
  • Voor kasticketten kan via de “Instellingen” > “Geavanceerd” worden ingesteld om een kasticket niet standaard betaald te zetten.
  • Nieuwe betaalwijze “Paypal” werd toegevoegd.
  • Het aantal bij verzamelartikelen kan nu tot 2 decimalen bevatten.
  • Ten gevolge van Brexit is de online validatie van btw-nummers uit het Verenigd Koninkrijk niet langer mogelijk.
  • Kunnen bankverrichtingen aan meerdere facturen worden gekoppeld (bijv. als dezelfde gestructureerde mededeling wordt gebruikt) dan zal er een betere koppeling aan de correcte factuur worden uitgevoerd.
  • Via de account-pagina kan de naam van de account worden aangepast. Deze dient dus niet langer overeen te komen met de bedrijfsnaam en kan bijv. de commerciële naam zijn. Deze naam kunt u via de layout ook op de factuur afdrukken.
  • Als de module grootboekrekeningen werd geactiveerd is de grootboekrekening nu ook tezien als de factuur online wordt bekeken.
  • Bij het importeren van facturen (of andere documenten) uit Excel kan nu ook de grootboekrekening worden geïmporteerd.
  • Bij verzending via PEPPOL werd het formaat bijgewerkt naar de laatste versie.
  • Het subtotaal van een factuur wordt niet langer afgedrukt bij facturen waar geen BTW beschikbaar is.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende aanpassingen doorgevoerd aan de API:

  • Nieuwe lijst custom_values voor stockitems en items van document-domeinen (invoices, quotes, …) om de standaard velden bij te houden
  • Nieuwe velden client_name, client_attention, billing_address, delivery_address, site_address van document-domeinen (invoices, quotes, …) om de klantgegevens per document bij te houden
  • Calls api/v1/invoices/<id>?send_mail en api/v1/invoices/<id>?send_postalmail aanvaarden nu het argument document_type om het type document te bepalen (PDF, UBL, herinneringsbestand, …). De oude argumenten (include_pdf, filetype, duplicate) worden nog steeds ondersteund maar worden uitgefaseerd.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Standaard velden en herinneringen in bulk verzenden

De laatste update van 2020 is beschikbaar! Hieronder kunt u een overzicht van de wijzigingen terugvinden.

Eigen standaard velden toevoegen

Aan klanten, facturen, offertes en andere documenten kunnen nu eigen standaard velden worden toegevoegd. Deze standaard velden stelt u eenmalig in via de instellingen en kunnen daarna worden gebruikt als gewone velden. Een standaard veld kan een vrij in te vullen waarde krijgen, er kan worden geopteerd om de waarde te selecteren uit een aantal vaste waarden of de waarde kan automatisch worden bepaald (bijv. offertenummer). De waarde van een standaard veld wordt automatisch overgenomen uit de klant of vorig document indien beschikbaar.

Bovendien kunnen deze standaard velden worden afgedrukt door dit te activeren via de layout.

Bij het aanmaken van een klant vindt u de standaard velden terug waar voordien vrije klantgegevens konden worden toegevoegd. Deze vrije klantgegevens worden uitgefaseerd en zijn enkel nog beschikbaar voor wie deze reeds gebruikte. Ook bestaande velden zoals website, bankrekeningnummer en bic zult u niet langer terugvinden maar kunnen terug worden toegevoegd als nieuw standaard veld.

Bij het aanmaken van een factuur of ander document kunt u de toegevoegde standaard velden bovenaan terugvinden om aan te vullen. Ook de bestaande velden referentie en gestructureerde mededeling zult u er nu terugvinden.

Bekijkt u een factuur op EenvoudigFactureren dan werd de hoofding herwerkt om niet enkel plaats te maken voor nieuwe standaard velden maar ook om meer gegevens op het scherm te kunnen plaatsen. Het logo en eigen bedrijfsgegevens zult u er daarom niet meer terugvinden. Bij afdruk van de factuur zijn deze uiteraard wel nog steeds beschikbaar.

Herwerkte bulk-operaties en herinneringen voor meerdere facturen

Bulk-operaties op meerdere facturen tegelijkertijd werden uitgebreid en u krijgt nu meer opties te zien. Zo kan bij het verzenden van de factuur de e-mail tekst nog worden aangepast en kan bij het afdrukken worden gekozen om deze als ZIP-bestand of als samengevoegde PDF af te drukken. Er werden ook nieuwe bulk-operaties toegevoegd waardoor ook herinneringen in bulk kunnen worden verzonden en ook verzenden naar de boekhouder kan als bulk-operatie worden uitgevoerd.

Bovendien is er geen limiet meer op het aantal geselecteerde documenten waarop een bulk-operatie kan worden uitgevoerd. Facturen kunnen over meerdere pagina’s heen worden geselecteerd door de gewenste facturen eerst te selecteren en dan naar de volgende pagina te gaan.

Gedeeltelijk opgeleverde bestelbonnen

Maakt u bestelbonnen in combinatie met artikelen dan kunnen bestelbonnen die slechts gedeeltelijk werden omgezet naar een factuur of leveringsbon automatisch worden gedetecteerd. De bestelbon komt dan in “Gedeeltelijk opgeleverd” en de overblijvende artikelen worden automatisch overgenomen bij een volgende factuur of leveringsbon. De huidige status van een gedeeltelijk opgeleverde bestelbon kunt u ook steeds raadplegen.

Naast de nieuwe status “Gedeeltelijk opgeleverd” wordt het schrappen van een bestelbon nu ook uitgevoerd via de knop “Opleveren”. Voordien werd deze status met een afzonderlijke knop ingesteld.

De status “Te factureren” die reeds bestond bij bestelbonnen kunt u nu ook terugvinden bij leveringsbonnen. Zo kunt u vanuit een leveringsbon ook bijhouden welke documenten nog moeten worden gefactureerd. Daarnaast kunt u meerdere leveringsbonnen samenvoegen tot één factuur en zal de status van een leveringsbon automatisch in opgeleverd worden geplaatst indien hiervoor een factuur wordt aangemaakt.

Verbeterde ondersteuning voor anderstalige facturen

Voor Franstalige, Engelstalige of Duitstalige facturen kan het onderwerp en de e-mail tekst nu per taal worden ingesteld zodat deze automatisch wordt gebruikt bij het verzenden van een factuur via e-mail.

Ook werd de module “Vertalingen en vreemde valuta” opgesplitst in 2 afzonderlijke modules nl. “Anderstalige facturen” en “Vreemde valuta” en bij Duitstalige facturen worden de BTW-uitzonderingscodes nu correct in het Duits toegevoegd.

Beheer van uw account

Het beheren van uw account werd herwerkt zodat eenvoudig nieuwe accounts kunnen worden toegevoegd met éénzelfde login. Ook het wisselen tussen accounts werd aangepast en verwijderen van een account die u niet langer gebruikt kunt u nu zelf uitvoeren via de Account-pagina. Per account kan een afzonderlijk abonnement worden gebruikt.

Via “Toegangsbeheer” kan nu een API sleutel worden toegevoegd die het mogelijk maakt om via de API acties uit te voeren zonder dat u hiervoor uw gebruiker en wachtwoord dient te gebruiken. Dit is te prefereren boven het bijhouden van een wachtwoord op een externe locatie.

Ook de hoofdgebruiker van een account kan nu worden aangepast. Hiervoor past u de rechten van de nieuwe gebruiker aan via “Toegangsbeheer”. De hoofdgebruiker ontvangt berichten rond het gebruik van uw account (bijv. als het abonnement verloopt).

Importeren vanuit Excel

Voor klanten en artikelen was het reeds mogelijk om deze te importeren vanuit Excel. Deze functionaliteit is nu ook beschikbaar voor facturen, offertes of alle andere documenten. Zo kunt u nieuwe facturen aanmaken door deze te importeren vanuit Excel. In het factuuroverzicht vindt u hiervoor onder “Meer acties” de nieuwe optie “Importeren uit Excel” terug.

Naast het importeren werd ook het exporteren naar Excel aangepast zodat een factuur of ander document nu ook per klant of status kan worden geëxporteerd. Het exporteren van artikelen kan nu enkel nog naar Excel (exporteren naar CSV is niet langer mogelijk).

En bij het importeren van klanten vanuit Excel worden klant specifieke instellingen niet langer overschreven.

Andere verbeteringen

De standaard status die wordt gebruikt in het factuuroverzicht of een ander document kunt u nu wijzigen naar een zelfgekozen status.

Indien de module “Klant specifieke instellingen” werd geactiveerd kan een aangepaste standaard notitie worden toegevoegd per klant die wordt toegevoegd aan de notitie bij het aanmaken van een factuur of ander document.

De maximum-lengte van de omschrijving bij artikelen werd opgeheven zodat de omschrijving even lang kan zijn als de omschrijving van een factuurlijn.

De koppeling met Exact Online werd bijgewerkt zodat de gestructureerde mededeling wordt meegegeven indien beschikbaar en er is ook ondersteuning voor dagboeken die een alfanumerieke code hebben.

De koppeling met Mail-IT-Wize werd bijgewerkt zodat verkoopsvoorwaarden en briefpapier ook kunnen worden afgedrukt en uw bedrijfsadres wordt nu als het verzendadres mee afgedrukt op de enveloppe.

Bij afdruk kan nu een pagina-nummer worden toegevoegd indien er meerdere pagina’s worden afgedrukt. Dit kunt u activeren via “Layouts”.

Als een automatisch ingelezen bankverrichting niet kan worden gekoppeld aan een openstaande factuur kunt u hiervan de notificatie onderdrukken indien de bankverrichting een specifieke tekst bevat. Zo kunt u wederkerende maar oninteressante bankverrichtingen negeren.

Bij het verzenden van facturen via PEPPOL is er nu ook ondersteuning voor facturen met financiële korting en als de Belgische postcode van een klant niet het correcte formaat bevat (bijv. omdat deze prefix BE bevat) dan zal hiervoor geen validatiefout worden gegeven.

De variabele %sender-name% wordt nu correct vervangen bij het verzenden van een automatische herinnering.

Als een verzending via e-mail dezelfde e-mailaddressen bevat zal de e-mail nu slechts 1x worden uitgestuurd naar het dubbele e-mailadres.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende aanpassingen doorgevoerd aan de API:

  • Nieuwe lijst custom_values voor elk domein (clients, invoices, quotes, …) om de standaard velden bij te houden
  • Nieuwe velden client.default_note en client.default_note_position om de notitie voor een klant bij te houden
  • Maximum-lengte van veld stockitem.description werd uitgebreid

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Herinneringskosten en verzending via BPost

Ook de voorbije maanden hebben we niet stilgezeten en werden heel wat nieuwe opties toegevoegd aan EenvoudigFactureren.

Herinneringskosten

Bij achterstallige facturen kunnen nu rechtstreeks herinneringskosten worden toegevoegd. Deze worden mee afgedrukt op de herinnering zodat uw klant deze samen met het openstaande bedrag kan betalen.

Herinneringskosten kunnen ofwel manueel worden toegevoegd tijdens verzending van de herinnering of kunnen automatisch worden toegevoegd via automatische herinneringen.

Voor meer informatie: Herinneringen info-pagina

Verzenden via BPost (Mail-IT-Wize)

Wie facturen via post verzend kan deze brieven nu ook rechtstreeks vanuit EenvoudigFactureren verzenden. Zo hoeft u deze niet langer zelf af te drukken en te verzenden. Hiervoor werd een nieuwe koppeling voorzien met Mail-IT-Wize. Een nieuwe account bij Mail-IT-Wize kunt u rechtstreeks via EenvoudigFactureren aanvragen.

Mail-IT-Wize print, brengt onder omslag en sorteert uw facturen en andere documenten. De volgende dag is alles geleverd aan BPost. Facturen kunnen zowel als gewone brief (non-prior) of via aangetekende zending worden verzonden.

Voor meer informatie en tarieven zie: Mail-IT-Wize info-pagina

PEPPOL First via DigiCrowd

DigiCrowd is een initiatief om bedrijven aan te zetten facturen elektronisch als e-invoice uit te wisselen via PEPPOL. E-invoicing is namelijk goedkoper en gebruiksvriendelijker dan andere verzendwijzes. Om dit initiatief te ondersteunen wensen we vanuit EenvoudigFactureren ook ondernemingen aan te zetten om via PEPPOL te verzenden.

Als u een klant heeft die zich via DigiCrowd heeft ingeschreven om facturen via PEPPOL te ontvangen zult u hiervan een melding krijgen zodat de factuur steeds als e-invoice kan worden verzonden.

Meer informatie rond DigiCrowd kunt u terugvinden op https://www.digicrowd.be

Indexatie van abonnementen

Bestaande abonnementen kunnen nu worden bijgewerkt door de bedragen te indexeren met een vast percentage of door de meest recente prijs van het artikel uit de Artikelen-module over te nemen.
Om een indexatie uit te voeren gaat u naar het Abonnementen-overzicht en klikt u op “Meer acties” > “Indexatie”.

Categorieën voor artikelen

Artikelen worden nu automatisch ingedeeld in categorieën op basis van de prefix van de artikelcode. Maakt u een artikel aan met artikelcode ABC001 dan wordt automatisch de categorie “ABC” aangemaakt. Deze categorie kan dan worden gebruikt om vlot te zoeken naar artikelen.

Verzenden via GMail

Gebruikt u GMail (of G Suite) dan kan nu een rechtstreekse koppeling met uw mailbox worden opgezet om facturen vanuit uw GMail account te verzenden. Deze nieuwe optie is te prefereren boven het opzetten van een verbindig via SMTP. Bovendien zult u hierdoor verzonden e-mails ook terugvinden in de “Verzonden” map van uw GMail account.
Om een koppeling met GMail op te zetten gaat u naar “Instellingen” > “E-mail instellingen” > “Eigen mailbox (GMail)”.

Gebruikt u de verzending via “Eigen e-mailadres” dan is het nu ten sterkste aan te raden om naast het activeren van uw e-mailadres ook de DNS-records van uw domein aan te passen om een correcte aflevering van e-mails te bekomen. De toe te voegen DNS-records kunt u opvragen via “Instellingen” > “E-mail instellingen” > “Eigen e-mailadres” > “Controleer en activeer”.

Octopus-koppeling bijgewerkt

De koppeling naar Octopus werd bijgewerkt en kan nu ook facturen rechtstreeks inboeken in het verkoopsdagboek van uw Octopus-boekhouding. Zo is het niet langer nodig om ook te beschikken over de Facturatie module bij Octopus.
Ook de huidige verzendoptie om facturen door te boeken naar de Facturatie module blijft beschikbaar. Veranderen van verzendoptie kan via “Modules” > “Octopus” > “Instellingen”.

Zie ook: Octopus info-pagina

Koppelingen via Portaal

Boekhouders die beschikken over een portaal op EenvoudigFactureren kunnen via het portaal een koppeling met ClearFacts, Exact Online of Octopus opzetten voor hun klantenaccounts. Zo kan met één login de koppeling van verschillende klantenaccounts worden aangestuurd.

Andere verbeteringen

  • De look van de POM betaalknop werd bijgewerkt.
  • Bij het exporteren naar Excel worden bedragen nu met een correcte getalnotatie toegevoegd. Ook bij het importeren vanuit Excel zullen bedragen met deze getalnotatie correct worden ingelezen.
  • Bij instellen van een layout op klant-niveau wordt nu ook de correcte layout geselecteerd bij omzetten van offerte naar factuur.
  • Bij aanmaak van een factuur uit een leveringsbon worden de BTW-vrijstellingen die voor een artikel werd ingesteld correct overgenomen.
  • Bij afdruk van een factuur met een klant waar het BTW-nummer is aanvraag is zal dit nu correct worden afgedrukt als het BTW-nummer bij de documentgegevens van de layout werd toegevoegd.
  • De standaard notitie van een creditnota wordt nu vertaald bij Franstalige of Engelstalige facturen.
  • De module Dropbox/Google drive is standaard niet langer actief bij aanmaak van een account.
  • Er werd een betere detectie van de gestructureerde mededeling ingebouwd bij het inlezen van bankverrichtingen.
  • Het formaat van de CSV van Belfius voor het inlezen van bankverrichtingen werd bijgewerkt naar de laatste versie.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende aanpassingen doorgevoerd aan de API:

  • Nieuw veld invoice.total_costs om het totaal van de herinneringskosten bij te houden
  • Nieuwe lijst invoice.costs om de herinneringskosten bij te houden

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Verzamelartikelen en tegenboeking creditnota’s

De laatste update is beschikbaar op EenvoudigFactureren met opnieuw enkele leuke wijzigingen:

Artikelen

Meerdere artikelen kunnen nu worden samengevoegd tot een nieuw verzamelartikel. Een verzamelartikel kan net als een gewoon artikel worden geselecteerd bij aanmaak van een factuur en de voorraad en prijs worden automatisch bepaald door de onderliggende artikelen.
Zo kunt u nieuwe artikelen samenstellen uit bestaande artikelen en toch een gedeelde voorraad bijhouden of kunt u een aangepaste prijs instellen voor het verzamelartikel.

Alternatief kan nu ook een artikelenlijst worden toegevoegd. Een artikelenlijst is een lijst met bestaande artikelen waarbij de afzonderlijke artikelen worden gebruikt bij toevoegen aan een factuur. Handig dus om een vaste lijst met artikelen bij te houden en toe te voegen aan een factuur.

Om een verzamelartikel of artikelenlijst toe te voegen gaat u naar het Artikelen-overzicht en klikt u op “Verzameling”.

Ook het gebruik van artikelen werd verbeterd. Zo kunt u nu tijdens het toevoegen van een artikel aan een factuur het artikel rechtstreeks wijzigen en heeft u de optie om bij het verwijderen van een factuur de gebruikte artikelen terug toe te voegen aan de voorraad.

Creditnota’s

Bij aanmaak van een creditnota kan het openstaande bedrag van de originele factuur nu automatisch worden tegengeboekt. Voordien was het nodig om dit als manuele stap uit te voeren.
Na aanmaak van de creditnota zult u hiervoor automatisch de optie krijgen indien van toepassing. Deze tegenboeking zal worden geboekt als betaling onder de nieuwe betaalwijze “Interne tegenboeking” en dit zowel bij de originele factuur als de creditnota.

Daarnaast wordt een factuur die factuurlijnen met negatieve bedragen bevat nu correct behandeld bij aanmaak van een creditnota.

Voor meer info zie: Informatie-pagina creditnota’s

Aangepaste BTW-vrijstelling

Bij toepassing van een BTW-vrijstelling moet er worden gekozen uit een vaste lijst met wettelijke BTW-vrijstellingen. Bijkomend is er nu de optie om een eigen BTW-vrijstelling toe te voegen met vaste code “NA”. De omschrijving van deze BTW-vrijstelling is vrij te kiezen en kan worden toegevoegd via “Instellingen” > “Geavanceerd” > “Aangepaste BTW-vrijstelling”.

Voor meer info rond BTW: Informatie-pagina BTW

Allerlei verbeteringen

Verder zijn ook onderstaande wijzigingen beschikbaar:

  • In het rapport “Artikeloverzicht” kan nu worden gegroepeerd per land zodat de omzet per land kan worden opgevraagd.
  • Bij het exporteren van facturen naar Excel werd het veld “Land” toegevoegd.
  • Automatische herinneringen zullen niet langer worden verzonden bij een negatief openstaand bedrag (Als een te hoge betaling werd toegevoegd).
  • De notificatie “Factuur is achterstallig” zal automatisch worden verwijderd als de factuur als betaald wordt aangeduid.
  • De nieuwe betaalwijze “Bitcoin” is beschikbaar bij registratie van een betaling.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende aanpassingen doorgevoerd aan de API:

  • Nieuw veld stockitems.type om aan te duiden dat het om een artikel, verzamelartikel of artikelenlijst gaat
  • Nieuw veld stockitems.items om de onderliggende artikelen van een verzamelartikel of artikelenlijst toe te voegen
  • Veld stockitems.tax_rate_special_status, stockitems.unit en stockitems.general_ledger_accounts bevatten nu steeds een lege tekst indien niet beschikbaar

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Koppeling met Unpaid en Exact Online

Ook in Corona-tijden wordt er verder gewerkt om EenvoudigFactureren te verbeteren. Deze nieuwe opties zijn vanaf nu beschikbaar:

Unpaid

Unpaid helpt bedrijven bij het betaald krijgen van onbetaalde facturen. Het is een online platform dat gespecialiseerd is in het innen van onbetwiste B2B facturen. Met Unpaid kunt u uw achterstallige facturen eenvoudig rechtstreeks laten innen via een gerechtsdeurwaarder.

Via de nieuwe koppeling naar Unpaid kunt u uw achterstallige facturen met enkele klikken doorsturen naar Unpaid. Per aanvraag betaald u enkel een voorschot op de kosten die bij een succesvolle afhandeling volledig worden gerecupereerd.

Voor meer info zie Unpaid

Communicatie
Creditmanagement is voor veel bedrijven een frustrerende en energie opslorpende bezigheid. Heel wat bedrijven bieden tools om het dit creditmanagement een stuk eenvoudiger te maken. Unpaid en EenvoudigFactureren zijn beiden dergelijke bedrijven. EenvoudigFactureren doet wat het zegt, namelijk bedrijven de mogelijk geven om hun facturatie sneller en eenvoudig te doen en op te volgen. Unpaid zit in het verlengde daarvan en helpt bedrijven bij het betaald krijgen van onbetaalde facturen. Door de integratie tussen deze beide platformen kunnen de meer dan 3.500 bedrijven die klant zijn bij EenvoudigFactureren met een eenvoudige druk op de knop hun onbetaalde facturen transfereren naar het Unpaid systeem.
“EenvoudigFactureren heeft de perfecte klantengroep voor ons. Heel wat KMO’s die veel focus leggen op het leveren van goed werk maar geen tijd willen verliezen met complexe administratieve processen” vertelt Dirk Dewulf, general manager van Unpaid. “Bovendien ligt net als bij ons de focus bij EF op gebruiksgemak. Zeker in deze tijden zijn dergelijke integraties nog meer van belang. Ze zorgen er immers voor dat we alles maximaal online kunnen doen.”
Ook Wim Verstuyf, oprichter van EenvoudigFactureren is erg blij met deze nieuwe stap. “Wij willen graag dat onze klanten op een eenvoudige, intuïtieve en snelle manier gebruik kunnen maken van kwalitatieve externe dienstverleners. Unpaid was een logische aanvulling bij de integraties die wij reeds hebben.”
Beide bedrijven zijn erg tevreden met deze nieuwe stap. Door deze integratie krijgt Unpaid toegang tot een groot aantal potentiële klanten en accountants terwijl EenvoudigFactureren de klanten een gratis, eenvoudige en toegankelijke oplossing aanbiedt voor het steeds verder toenemende probleem van slechte betalers.

Over Unpaid
Unpaid is een Gentse scale-up van Jeroen De Man en Dirk Dewulf. Het online platform dat gespecialiseerd is in het innen van onbetwiste BtB facturen werd in 2016 opgericht naar aanleiding van een wetswijziging die ervoor zorgde dat het innen van deze facturen een pak eenvoudiger kon. Het trok onmiddellijk de aandacht van de juridische sector door in het eerste jaar al de prestigieuze en internationale “Innovative Lawyers” award van de Financial Times te winnen. In november 2019 won het bedrijf de Credit Management Innovation Award. In de 3 jaar dat het bestaat trok Unpaid meer dan 850 trouwe klanten aan.

Exact Online

Een rechtstreekse koppeling met Exact Online kan nu worden opgezet. Dit maakt het mogelijk om facturen en klanten rechtstreeks in te boeken in uw Exact Online boekhouding.

Voor meer info zie Exact Online

Varia

Daarnaast werden een aantal kleinere wijzigingen doorgevoerd:

  • De koppeling met Ponto werd bijgewerkt om de verbinding te optimaliseren.
  • De koppeling met Yuki werd bijgewerkt waardoor bij aanmaak van een factuur met bedragen inclusief BTW deze factuur nu ook met bedragen inclusief BTW in Yuki wordt aangemaakt.
  • De integratie met Google Drive is terug beschikbaar. Deze was tijdelijk niet meer beschikbaar door een wijziging bij Google.
  • Bij aanmaak van een anderstalige factuur zal de korting op één item nu in de correcte taal worden toegevoegd.
  • Bij een algemene BTW-vrijstelling (bijv. vrijstelling kleine ondernemingen) zal de BTW nu correct worden berekend bij aanmaak van een factuur vanuit een leveringsbon.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.