Door een layout in te stellen bepaalt u het uitzicht van afgedrukte facturen, offertes en andere documenten. Een passende en professioneel ogende layout instellen kan belangrijk zijn om een goede indruk aan uw klanten na te kunnen laten.

Om de layout in te stellen gaat u naar het onderdeel “Layouts”.

Voor accounts aangemaakt tot midden 2019 is er ook de optie om een “Vooringestelde layout” te gebruiken. Deze optie werd uitgefaseerd en is niet langer beschikbaar voor nieuwe accounts. Meer info over vooringestelde layouts kunt u hier terugvinden: Vooringestelde layouts

Layout-editor

Om een layout aan te maken of te bewerken komt u terecht in de Layout-editor. Met de Layout-editor heeft u heel wat opties en controle om de opbouw en het uitzicht van uw facturen aan te passen. Zo kunt u een logo of achtergrond instellen, de positie van elementen aanpassen en kiezen tussen verschillende formaten.

Om een nieuwe layout toe te voegen klikt u bovenaan op “Aanmaken”. Geef een naam op en selecteer de gewenste template als beginpunt om de nieuwe layout aan te maken.

In de Layout-editor kunt u verschillende blokken zoals “Afbeelding”, “Klantgegevens”, “Documentgegevens”, “Tabel”, enz. terugvinden. Per blok bepaalt u de positie van het blok, het formaat van de gegevens en welke gegevens per blok worden opgenomen.
Tijdens het opbouwen van de layout kunt u de “Voorbeeld”-knop gebruiken om een voorbeeld-factuur van de huidige layout te zien.

De layout is onderverdeeld in verschillende posities “Gecentreerd (boven)”, “Links”, “Rechts”, “Gecentreerd (onder)” en “Tabel”. Afhankelijk van het blok in de Layout-editor stelt u het blok in op één van de beschikbare posities.

Overzicht van de verschillende blokken:

Pagina

Algemene pagina-instellingen zoals lettertype, tekstgrootte en formaten.

Afbeelding

Logo

Een eigen logo kan worden toevoegd op positie “Links”, “Rechts” of “Gecentreerd (boven)”.

De maximale lengte en breedte van het logo is afhankelijk van de gekozen positie. Een te grote afbeelding wordt automatisch verkleint tot de beschikbare grootte van de positie. De bestandsgrootte van de afbeelding is echter beperkt tot 300 KB zodat de afgedrukte PDF’s niet te groot worden.
Boven het logo kunt u open ruimte toevoegen. Wenst u echter het logo op te schuiven naar links of rechts dan kunt u best open ruimte in de afbeelding van het logo voorzien.

Achtergrond

Alternatief kan een afbeelding of PDF-bestand als achtergrond (briefpapier) worden ingesteld. Deze achtergrond kan naast het logo ook bijvoorbeeld de vaste bedrijfsgegevens of een voetnoot bevatten. Deze achtergrond kan van bovenaan tot volledig onderaan de pagina worden ingesteld, de achtergrond houdt dus geen rekening met de marges van de pagina’s. Om de volledige pagina in te nemen dient de afbeelding 2572 pixels hoog en 1818 pixels breed te zijn of het PDF-bestand moet een A4-formaat met afmeting 210 x 297 mm hebben. Is de achtergrond groter dan zal niet de volledige achtergrond zichtbaar zijn. Om niet de volledige pagina in te nemen kunt u een kleinere achtergrond toevoegen, de achtergrond wordt steeds vanaf rechts boven ingesteld.

Heeft de achtergrond een hoofding waarover geen andere gegevens mogen worden gezet kunt u dit instellen via “Hoogte hoofding”.

Om de achtergrond te herhalen op elke pagina (inclusief de pagina met voorwaarden) vinkt u aan “Herhalen op elke pagina”.

Voegt u een PDF-bestand toe dan kan dit PDF-bestand ook meerdere pagina’s bevatten. Een tweede (of derde) pagina wordt dan enkel gebruikt indien de factuur meerdere pagina’s bevat. Bij meerdere pagina’s in combinatie met optie “Herhalen op elke pagina” zal de eerste pagina enkel voor de eerste pagina van de factuur worden gebruikt, enkel de tweede en verdere pagina’s zullen worden herhaald.

Beschikt u over voorafgedrukt briefpapier en wenst u deze te gebruiken bij afdrukken langs een printer dan kunt u de optie “Afdrukken langs printer steeds op briefpapier” aanvinken. Zo wordt de ingestelde achtergrond toegevoegd bij downloaden als PDF maar niet bij afdrukken langs printer. Om bij afdrukken van de factuur een onderscheid te kunnen maken tussen “Downloaden als PDF” of “Afdrukken langs printer” kunt u bij “Instellingen” > “Geavanceerd” de optie “Bij afdrukken” instellen op “Afdrukmethode kiezen tijdens afdrukken” of kunt u alternatief de module “Dropbox / Google Drive” activeren.

Titel

De titel van het document (bvb. Factuur) kan worden toevoegen op positie “Links” of “Rechts”.
Naast het formaat van de titel kunt u verder de positie of tekstgrootte specifiëren.

Klantgegevens

De klantgegevens kunnen op positie “Links” of “Rechts” worden ingesteld.

De exacte positie en tekstgrootte kunnen worden bepaald en de af te drukken velden kunnen worden aangevinkt. Enkel indien een veld beschikbaar is voor de klant zal deze ook effectief worden afgedrukt. Voor enkele velden zoals “BTW-nummer” en “Telefoonnummer” kunt u opteren om deze af te drukken in het blok “Klantgegevens” of in het blok “Documentgegevens”.

Standaard wordt het land van de klant enkel afgedrukt indien de klant zich buiten Belgïe bevindt. Wenst u het land echter steeds af te drukken kunt u het veld “Land” aanvinken.

Bedrijfsgegevens

De bedrijfsgegevens kunnen op positie “Links” of “Rechts” worden ingesteld.

De exacte positie en tekstgrootte kunnen worden bepaald en de af te drukken velden kunnen worden aangevinkt. Bijkomende bedrijfsgegevens voegt u toe via “Contactgegevens”. Om formattering toe te voegen kunt u Markdown toepassen bij deze contactgegevens.

Tip! Wenst u de bedrijfsgegevens in een andere volgorde te plaatsen vink deze dan uit en voeg ze opnieuw toe in de gewenste volgorde via “Contactgegevens”.

Documentgegevens

De documentgegevens (zoals factuurnummer, datum, vervaldatum) kunnen op positie “Links”, “Rechts” of “Gecentreerd (onder)” worden ingesteld.
Opmerking: Om de positie “Gecentreerd (onder)” in te stellen dient u als “Lijst type” de waarde “Kolommen” te gebruiken.

Het formaat waarin de documentgegevens worden afgedrukt bepaald u via “Lijst type”. Afhankelijk van de gekozen lijst type heeft u andere opties om deze verder in te stellen. Het is aan te raden om de verschillende mogelijkheden te overlopen om te bepalen aan welk formaat u de voorkeur geeft. Gebruik hiervoor telkens de “Voorbeeld”-knop om het resultaat te bekijken.

Om de naam van de velden aan te passen kunt u per veld op de “Detail”-knop klikken.

Opgelet! Velden zoals “Nummer” en “Datum” moeten wettelijk verplicht op de factuur worden opgenomen. Deze kunt u dus best niet uitschakelen.

Tabel

De factuurtabel met de factuurlijnen is steeds terug te vinden onder de voorgaande blokken (positie “Tabel”).

Zowel het formaat van de hoofding, de factuurlijnen of van het totaal kan afzonderlijk worden ingesteld. Overloop de verschillende mogelijkheden om te bepalen aan welk formaat u de voorkeur geeft. Gebruik hiervoor telkens de “Voorbeeld”-knop om het resultaat te bekijken.

De minimgrootte van de tabel kan worden ingesteld via “Minimum aantal lijnen”. U dient hierbij rekening te houden dat er voldoende ruimte is onderaan voor de factuurnotitie zodat deze niet steeds op een volgende pagina wordt afgedrukt.

Welke kolommen en de volgorde van deze kolommen kunt u instellen. De breedte van elke kolom wordt automatisch bepaald aan de hand van de overige ingestelde kolommen. De uitlijning en titel van een kolom kunt u per veld aanpassen via de “Detail”-knop.

Opgelet! Bij leveringsbonnen worden automatisch beperkingen toegepast op de ingestelde kolommen. Zo worden de kolommen “Bedrag”, “Totaal” en “BTW tarief” niet opgenomen, wordt een “Aantal”-kolom steeds gebruikt en worden de kolommen “Omschrijving” en “Artikel” vooraan geplaatst.

U kunt er ook voor opteren om geen totalen af te drukken. Dit kan onder andere handig zijn indien bij een offerte of leveringsbon geen totalen gewenst zijn. Hierbij maakt u dan ook best een afzonderlijke layout die enkel worden gebruikt bij het gewenste documentstype.

Handtekening

Activeer het handtekening-blok om een “Handtekening voor akkoord” of “Handtekening voor ontvangst” toe te voegen aan de layout. Dit is vooral van toepassing bij documenten zoals offertes, bestelbonnen of leveringsbonnen.

Het handtekening-blok wordt steeds onderaan, na de factuurnotitie, geplaatst. Deze kan zowel links, rechts of beide worden geplaatst.

Voorwaarden

Via voorwaarden voegt u automatisch de algemene voorwaarden of verkoopsvoorwaarden toe als bijkomende pagina aan het document.

De voorwaarden kunnen zowel als tekst of als PDF-bestand worden toegevoegd. Een PDF-bestand wordt integraal toegevoegd aan het document, zo heeft u dus volledige controle over de layout van de voorwaarden-pagina.

Bij toevoegen van de voorwaarden als tekst kunt u het formaat van tekst aanpassen of kan de tekst in verschillende kolommen worden geplaatst, zie: Formattering

Kunnen de voorwaarden recto-verso worden afgedrukt? De voorwaarden worden in het PDF-bestand als bijkomende pagina toegevoegd. Om deze recto-verso af te drukken kunt u ervoor kiezen om het PDF-bestand tweezijdig af te drukken (indien uw printer deze optie ondersteunt).

Meerdere layouts gebruiken

Standaard wordt één layout toegevoegd voor uw account. Door een nieuwe layout aan te maken wordt een tweede layout toegevoegd en vanaf dan kunt u per document kiezen welke layout u wenst te gebruiken. Tijdens aanmaak/bijwerken van een factuur (of ander document) vindt u hiervoor bij “Bijkomende opties” een “Layout” veld terug.

Via het “Layouts”-onderdeel bekomt u een overzicht van de beschikbare layouts en kunt u deze naar wens aanpassen. Ook een derde of meerdere andere nieuwe layouts kunnen worden toegevoegd. Meerdere layouts kunnen van pas komen indien u verschillende activiteiten binnen uw onderneming heeft (en per activiteit een aangepast layout wenst) of indien u voor een specifiek type document wenst af te wijken van de standaard layout.

De naam van de standaard layout is “Standaard” maar deze naam kunt u aanpassen via “Acties” > “Opties”.

Tip! Heeft u een nieuwe layout aangemaakt en wenst u de oude niet langer te gebruiken? Dan kunt u deze archiveren zodat deze niet langer kan worden gebruikt voor nieuwe documenten maar toch nog beschikbaar is voor reeds bestaande documenten.

Tip! Vertrek vanuit een bestaande layout om een nieuwe layout aan te maken. Zo dient u enkel de gewenste verschillen aan de layout toe te voegen. Klik in het layout-overzicht bij de bestaande layout op “Acties” > “Dupliceren” om een nieuwe layout aan te maken.

Layout per documentstype

Heeft u een nieuwe layout toegevoegd specifiek voor een bepaald documentstype (bijv. offertes)? Dan kunt u de layout instellen als standaard layout tijdens aanmaak van het document.

Klik hiervoor, via het Layout-overzicht, bij de layout op “Acties” > “Opties” en vink de gewenste types aan waarvoor de layout als standaard moet worden ingesteld. Indien nodig kunt u later bij aanmaak van het document nog steeds kiezen uit één van de andere beschikbare layouts.

Er kan slechts 1 layout als standaard voor een bepaald documentstype worden ingesteld. Zolang een layout als standaard werd ingesteld voor ten minste 1 documentstype kunt u de layout niet archiveren of verwijderen.

Layout per klant

U kunt ook de standaard layout per klant instellen. Deze instelling heeft voorrang op de standaard layout per documentstype. Om de standaard per klant in te stellen activeert u eerst de module “Klant specifieke instellingen” via de Modules-pagina.

Na activatie van de module kunt u tijdens aanmaken of bijwerken van een klant de standaard layout instellen (algemeen of per documentstype).

Layout importeren

Layouts kunnen worden geëxporteerd ter bewaring of om toe te voegen aan een andere account op EenvoudigFactureren. Om een layout te exporteren klikt u, via het Layout-overzicht, bij de gewenste layout op “Acties” > “Exporteren”. Als resultaat download u een ZIP-bestand met de layout.

Om een geëxporteerde layout opnieuw te importeren gaat u, opnieuw in het Layout-overzicht, naar “Meer acties” > “Importeren”. Geef een nieuw naam op en selecteer het ZIP-bestand met de geëxporteerde layout.

Op dezelfde wijze kunt u ook een bestaande layout vervangen. Hierdoor kan de layout worden aangepast voor bestaande facturen. Klik bij de gewenste layout op “Acties” > “Vervangen” en selecteer het ZIP-bestand met de reeds geëxporteerde layout.