PEPPOL

Wat is PEPPOL?

PEPPOL is een protocol en netwerk om facturen op een veilige manier tussen bedrijven en overheden in heel Europa real-time uit te wisselen. Het is dus eigenlijk een beter alternatief dan het versturen van facturen per e-mail of met de post.

PEPPOL wordt reeds volop gebruikt door overheden en grotere bedrijven. Zo is het gebruik van PEPPOL zelfs verplicht bij het verzenden van facturen naar Belgische overheidsinstellingen! Natuurlijk willen we bij EenvoudigFactureren ervoor zorgen dat ook kleinere ondernemingen van dit netwerk kunnen profiteren. Daarom werd PEPPOL volledig ingebouwd in uw favoriete facturatiepakket.

De ontvanger van de factuur moet aangesloten zijn op het PEPPOL-netwerk om deze facturen te kunnen ontvangen. Indien het bedrijf of de overheidsinstellingen geen facturen via PEPPOL kan ontvangen krijgt u hiervan op EenvoudigFactureren een melding bij het versturen van de factuur.

De voordelen van PEPPOL

Het verzenden van facturen via PEPPOL heeft toch wel enkele belangrijke voordelen ten opzichte van de klassieke methodes:

• E-mails kunnen in de spam-folders belanden of je kunt een foutief e-mailadres gebruiken. Langs PEPPOL wordt de factuur via het BTW-nummer van de klant verzonden.
• Zowel u als de klant ontvangen een bevestiging wanneer de factuur succesvol werd verzonden.
• Facturen worden elektronisch verzonden (UBL/e-fff) waardoor deze geautomatiseerd kunnen worden verwerkt door uw klant.

Verzend uw eerste factuur via PEPPOL

Een factuur verzenden via PEPPOL is heel eenvoudig. We overlopen de nodige stappen.

Heeft u nog geen account op EenvoudigFactureren? Geen probleem. U kunt in enkele klikken een nieuwe account op EenvoudigFactureren aanmaken om facturen te verzenden via PEPPOL.

Elke nieuwe account ontvangt automatisch een gratis en vrijblijvende evaluatieperiode van 30 dagen die u de mogelijkheid biedt om facturen via PEPPOL te verzenden. Na de evaluatieperiode kunt u kiezen om uw abonnement te verlengen. Deze verlenging wordt enkel uitgevoerd met uw expliciete goedkeuring. Een nieuw account aanmaken is dus steeds volledig vrijblijvend!

Aangemeld op uw account is het belangrijk dat uw bedrijfsgegevens correct zijn ingesteld. Deze gegevens worden namelijk mee verzonden met PEPPOL.

Open hiervoor de “Instellingen”-pagina.

En vul uw bedrijfsgegevens aan. Ook uw IBAN en BIC moeten worden toegevoegd zodat deze gegevens via PEPPOL kunnen worden meegestuurd.

Om een factuur via PEPPOL te verzenden dient u de “PEPPOL / eInvoicing”-module te activeren. Ga naar de “Modules”-pagina.

Bij de koppelingen activeer de module “PEPPOL / eInvoicing” door op “Koppeling opzetten” te klikken.

Om in EenvoudigFactureren via PEPPOL te kunnen verzenden dient u eerst uw onderneming te activeren bij PEPPOL. Hiervoor geeft u uw bedrijfsgegevens op en voegt u een scan toe van de voorzijde van de identiteitskaart van een wettelijke vertegenwoordig van de onderneming (bijv. de zaakvoerder). Eenmaal doorgegeven zullen deze gegevens worden geverifiëerd. Dit kan tot enkele dagen duren.

Tijdens de verificatie wordt een KYC-proces (Know Your Customer) doorlopen. Deze heeft tot doel de integriteit te waarborgen en de identiteit te verifiëren van de verschillende belanghebbenden van een onderneming (klanten-leveranciers-partners).

Om het KYC-proces te doorlopen moet een foto worden toegevoegd van de voorzijde van de Belgische elektronische identiteitskaart van de Wettelijk vertegenwoordiger die de Onderneming registreert.

Belangrijk: Wettelijk vertegenwoordiger = de Wettelijk Vertegenwoordiger die als zodanig is ingeschreven in het Belgisch Staatsblad.

Doorloop de wizard om uw bedrijfsgegevens door te geven.

Het kan nog enkele dagen duren voordat de activatie van uw onderneming actief wordt maar u kunt nu alvast uw eerste factuur aanmaken. Ga naar het facturen-overzicht en klik op “Aanmaken”.

Als uw klant nog niet werd toegevoegd op EenvoudigFactureren kunt u deze onmiddellijk aanmaken door de naam of het BTW-nummer in te geven.

Vul de klantengegevens verder aan en klik op “Aanmaken” om de klant aan te maken.

Nu de klant werd aangemaakt kunt u uw factuur opstellen. Hiervoor voegt u de nodige factuurlijnen toe en klikt u onderaan op “Factuur aanmaken”.

De factuur werd aangemaakt en kan worden verzonden via PEPPOL. Klik bij de factuur bovenaan op “Verzenden”.

Opgelet! Als de activatie van uw onderneming op PEPPOL nog niet is afgewerkt dient u nog te wachten om de factuur te verzenden.

Er wordt automatisch gedetecteerd dat uw klant is aangesloten op het PEPPOL-netwerk en u kunt de factuur verzenden. Verzend u naar de overheid vergeet dan zeker niet in deze stap het inkoopordernummer toe te voegen; zonder dit nummer zal uw factuur niet worden aanvaard. Klik op “Verzenden”.

Proficiat! Uw eerste factuur via PEPPOL werd verzonden. Onderaan de factuur kunt u de status van uw factuur opvolgen in de tijdlijn. Veelal ontvangt u ook nog automatisch een bevestiging via e-mail eenmaal de factuur werd aanvaard door de klant.

Tip! Het inkoopordernummer kunt u op voorhand ook toevoegen aan de factuur. Zo zult u deze niet vergeten bij het verzenden van de factuur. Om het inkoopordernummer toe te voegen kunt u deze als nieuw standaard veld toevoegen via “Instellingen” > “Geavanceerd” > “Standaard velden”. Voeg een nieuw veld toe waarbij de “Specifieke betekenis” wordt ingesteld op “Inkoopordernummer (PEPPOL)”. Activeer dit veld voor facturen.

Verzending via BTW-nummer, ondernemingsnummer of GLN

Standaard worden facturen over PEPPOL verzonden via het BTW-nummer of ondernemingsnummer van de klant. De klant registreert zich namelijk op het PEPPOL-network met zijn BTW-nummer of ondernemingsnummer zodat gekend is waar de facturen kunnen worden ontvangen.

Als de klant niet beschikt over een BTW-nummer of ondernemingsnummer kan ook een specifiek PEPPOL-nummer worden gebruikt genaamd GLN. GLN is een unieke code die de klant identificeert in het PEPPOL-netwerk.

Om het GLN nummer voor een klant in te stellen kunt u deze toevoegen als klantgegeven. Voeg hiervoor een nieuw standaard veld toe waar de “Specifiek betekenis” wordt ingesteld op “GLN (PEPPOL)”. Ga naar “Instellingen” > “Geavanceerd” en voeg het veld toe. Vergeet niet om de aangepaste instellingen op te slaan.

Na toevoegen van het nieuwe standaard veld kunt u het GLN-nummer toevoegen bij de klantgegevens en de verzending van de factuur via PEPPOL uitvoeren.

Op dezelfde manier kunt u ook het Nederlands Kvk of Nederlandse OINO opgeven of het Noors organisatienummer.

Veelvoorkomende foutmeldingen

BTW-nummer account is ongeldig: Bij het verzenden van de elektronische factuur worden enkele validaties uitgevoerd. Zo wordt gecontroleerd of uw bedrijfsgegevens wel correct werden ingevuld. Pas uw bedrijfsgegevens aan via “Instellingen” > “Bedrijfsgegevens”.

file: [BR-S-08]-For each different value of VAT category rate (BT-119) …: Deze nogal cryptische foutmelding kan voorkomen als een factuur met financiële korting wordt verzonden. Afhankelijk van welk formaat van de elektronische factuur uw klant verwacht kunnen facturen met financiële korting niet ontvangen worden. Krijgt u deze foutmelding verwijder dan de financiële korting van de factuur.

Land ‘Beglië’ is ongeldig: Bij het verzenden van de elektronische facturen wordt het adres van de klant gevalideerd. Indien het land als tekst werd opgegeven en er kan niet worden achterhaald om welk land het gaat zal deze foutmelding worden gegeven.

file: [BR-27]-The Item net price (BT-146) shall NOT be negative.: Factuurlijnen met een negatief totaal zijn niet toegestaan via PEPPOL (behalve voor creditnota’s waar alle factuurlijnen negatief dienen te zijn).