Rapport artikeloverzicht en ingebouwde layouts

Er werden de voorbije periode enkele nieuwe opties op EenvoudigFactureren beschikbaar gemaakt:

Nieuwe opties layout-editor

Een heleboel uitbreidingen voor de layout-editor werden ingebouwd. Zo kunnen verkoopsvoorwaarden als PDF-bestand worden toegevoegd en kan briefpapier (achtergrond) via een PDF-bestand worden ingesteld. Daarnaast werden opties toegevoegd zoals instellen tekstkleur, achtergrondkleur, tekstformaat, tekstuitlijning en aangepaste veldnamen.
Een nieuw blok is beschikbaar om een “handtekening voor akkoord” toe te voegen aan de layout, de gestructureerde mededeling kan nu ook bovenaan de factuur (bij documentgegevens) worden geplaatst, de volgorde van de velden bij documentgegevens kunnen worden aangepast en op de contactgegevens bij bedrijfsgegevens kan formattering met Markdown worden toegepast.
De “vooringestelde layout” dat voordien de standaard manier was om de layout in te stellen wordt uitgefaseerd en voor nieuwe accounts kunnen vooringestelde layouts niet langer worden gebruikt. Bij het toevoegen van een nieuwe layout kunt u nu kiezen uit een lijst met ingebouwde layouts die kunnen worden gebruikt als beginpunt om uw eigen layout op te bouwen.

Voor meer info zie: Layouts

Nieuw rapport Artikeloverzicht

Een nieuw rapport “Artikeloverzicht” is beschikbaar. Met het artikeloverzicht kan op verschillende manieren inzicht worden verkregen in gebruikte artikelen en factuurlijnen. Zo kunt u bijv. een overzicht opbouwen van de gebruikte artikelen per maand met gemiddelde omzet per dag of een oplijsting verkrijgen van bepaalde factuurlijnen met hun totale omzet.

Verbeteringen voor anderstalige facturen

Enkele verbeteringen voor de aanmaak van Frans-, Engels- of Duitstalige facturen werden doorgevoerd. Zo kunt u de standaard notitie per taal nu afzonderlijk instellen en zullen de meldingen bij een vrijgesteld BTW-tarief in het Frans worden geplaatst. De gebruikte taal bij verzonden e-mails zal zich nu ook automatisch aanpassen naar de ingestelde taal van de factuur en variabelen die op de factuur of in de e-mail worden gebruikt zullen de taal van de factuur gebruiken.

Varia

Daarnaast werden volgende verbeteringen doorgevoerd:

  • Bij aanmaak (of aanpassen) van een factuur kan een nieuwe factuurlijn nu niet enkel onderaan worden toegevoegd maar ook tussenin.
  • Een standaard percentage op het totaalbedrag van de offerte/bestelbon voor voorschotfacturen kan worden ingesteld via “Instellingen”.
  • Een leveringsbon kan nu ook vanuit een offerte worden aangemaakt.
  • Een standaard BTW-tarief kan per klant worden ingesteld indien de module “Klant specifieke instellingen” wordt geactiveerd.
  • Het BTW-tarief dat via de Instellingen kan worden aangepast kan nu tot 2 cijfers na de komma bevatten.
  • De lijst met Belgische postcodes werd bijgewerkt naar aanleiding van de nieuwe fusiegemeenten.
  • Een informatieve lijn wordt niet langer opgenomen als factuurlijn in elektronische facturen.
  • Bij automatische verzending facturen naar de boekhouder kan worden ingesteld dat een factuur pas na 7 dagen na aanmaak wordt doorgestuurd.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende wijzigingen aan de API doorgevoerd:

  • Nieuw velden clients.default_tax_category en clients.default_tax_category_special_status om het btw-tarief per klant bij te houden.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Bankverrichtingen met Ponto en domiciliëringen

De voorbije weken werden enkele nieuwe opties aan EenvoudigFactureren toegevoegd:

Koppeling met Ponto

Ponto? Ponto is een nieuwe service die een koppeling tussen uw professionele bankrekeningen en EenvoudigFactureren mogelijk maakt. Zo kunnen uw bankverrichtingen automatisch worden ingelezen en kan EenvoudigFactureren de betaalstatus van facturen automatisch bijwerken.

Reeds heel wat banken zoals ING, KBC, BNP Paribas Fortis, Fintro, Hello Bank! en Axa worden ondersteund. Andere banken komen er binnenkort aan.

Ponto is momenteel nog in beta en daarom tijdelijk gratis. Nu is dus het perfecte moment om deze nieuwe service uit te proberen.
Voor meer info zie: Ponto

Domiciliëringen met Mollie

De bestaande koppeling met Mollie werd uitgebreid en naast online betalingen kunnen nu ook domiciliëringen via Mollie worden uitgevoerd.

Eenmaal domiciliëring voor een klant werd geactiveerd kunt u rechtstreeks een betaling bij uw klant opvragen. In combinatie met de Abonnementen-module vraagt u automatisch de betaling van nieuwe facturen aan.

Voor meer info zie: Mollie

Nieuwe opties layout-editor

De nieuwe layout-editor werd verder uitgebreid. Nieuwe opties zoals instellen van een lettertype en tekstgrootte werden toegevoegd. Daarnaast werd ondersteuning toegevoegd om een factuur af te drukken op voorafgedrukt briefpapier.

Voor meer info zie: Layouts

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Nieuwe layout-editor en POM

Ook de voorbije periode werden nieuwe opties op EenvoudigFactureren beschikbaar gemaakt. Een overzicht:

Layout-editor

Om meer mogelijkheden te bieden bij opbouw van de factuurlayout werd een nieuwe layout-editor ontwikkeld. Deze laat beter toe om een eigen layout op te bouwen. Zo kunt u er onder andere een eigen achtergrond met instellen, de positie van gegevens aanpassen of de getoonde velden van een factuurlijn bijwerken. Daarnaast kunt u ook meerdere layouts door elkaar gebruiken en per factuur een andere layout instellen.

In de komende periode zal de layout-editor verder worden uitgebouwd en verfijnd. De oude bestaande layouts blijven uiteraard gewoon beschikbaar voor uw account.

Neem zeker eens een kijkje in het nieuwe Layouts-onderdeel. Voor meer info zie: Layouts

Koppeling met POM

Met POM kunnen ondernemingen snel en eenvoudig afrekeningen en facturen laten betalen. POM zorgt ervoor dat uw klanten u heel makkelijk kunnen betalen d.m.v. een handige betaalknop in facturen die via e-mail gestuurd worden of via een QR-code op papieren aanrekeningen.

Uw klanten verliezen zo geen tijd met betaalgegevens overtypen – alles is immers vooraf ingevuld. Het volstaat om door te klikken op de betaalknop of de QR code te scannen met een smartphone. De betaling kan vervolgens zeer makkelijk en veilig uitgevoerd worden via Bancontact of Klarna.

De betaling verloopt via een betaalpagina, die zowel via PC, smartphone als tablet toegankelijk is. De POM QR-code kan gescand worden met eender welke QR reader, de camera van een iPhone of de POM app (gratis beschikbaar in de App Store en op Google Play).

Kortom, via POM maakt u het buitengewoon eenvoudig voor uw klanten om aan u te betalen. U wordt sneller betaald en moet minder betalingsherinneringen versturen.

Zet in EenvoudigFactureren een koppeling op met POM om automatisch de POM betaalknop en QR-code toe te voegen aan uw facturen. Nog geen POM-account? Maak dan nu een nieuwe POM-account aan vanuit EenvoudigFactureren. Voor meer info zie: POM

Koppeling met WerkbonApp / OutSmart

WerkbonApp / OutSmart is de digitale online oplossing voor de papieren werkbon. WerkbonApp is gemaakt voor de ondernemer die een slag wil slaan met het efficiënter inrichten van de buitendienst. Plan opdrachten in uw web-account en voer de opdrachten uit in de App. Met handtekening van de klant. Zeer eenvoudig in gebruik. Zo krijgt u grip op uw organisatie, bespaart u kosten en verhoogt u de omzet terwijl u indruk op uw klant maakt. Papierloos en Transparant.

WerkbonApp heeft een koppeling naar EenvoudigFactureren gebouwd. Door vanuit WerkbonApp een koppeling naar EenvoudigFactureren op te zetten kunt u producten en klanten synchroniseren en rechtstreeks facturen aanmaken in EenvoudigFactureren.

Voor meer info zie: WerkbonApp

UBL.BE – Het nieuwe formaat voor elektronische facturen

Het nieuwe formaat UBL.BE voor elektronische facturen werd gelanceerd en is nu ook beschikbaar in EenvoudigFactureren. Dit nieuwe Belgische formaat is gebaseerd op de nieuwste Europese UBL standaard PEPPOL BIS 3.0 en zal op termijn het huidige e-fff formaat vervangen.

Via “Exporteren facturen” kunt u nu reeds uw facturen in het nieuwe UBL.BE formaat downloaden. Daarnaast zal het nieuwe formaat automatisch worden gebruikt via PEPPOL indien de ontvanger dit nieuwe formaat ondersteunt.

Varia

Ook volgende wijzigingen werden ingebouwd:

  • Vanuit een bestelbon of offerte kan nu rechtstreeks een kasticket worden aangemaakt.
  • Bij “Importeren bankverrichtingen” werd een CSV-bestand met bankverrichtingen van Belfius bank als optie toegevoegd.
  • Uw bedrijfsgegevens kunt u nu ook aanvullen met een IBAN en BIC. Deze nieuwe velden worden afgedrukt op de factuur en worden ook toegevoegd aan de elektronische factuur.
  • Bij voorschotfacturen in combinatie met commerciële korting wordt nu automatisch een correcte slotfactuur gemaakt.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden enkele wijziging aan de API doorgevoerd:

  • Nieuw domein layouts
  • Velden toegevoegd om de layout per document bij te houden: invoices.layout_id, receipts.layout_id, quotes.layout_id, orders.layout_id, deliveries.layout_id, subscriptions.layout_id
  • Velden toegevoegd om de standaard layout per klant bij te houden: clients.default_invoices_layout_id, clients.default_receipts_layout_id, clients.default_quotes_layout_id, clients.default_orders_layout_id, clients.default_deliveries_layout_id
  • Nieuwe formaten ?format=ublbe en ?format=peppolbis3 om een factuur in formaat voor UBL.BE en PEPPOL BIS 3.0 op te vragen
  • Velden toegevoegd om de laatste wijziging van een element op te halen: stockitems.last_activity, invoices.last_activity, receipts.last_activity, quotes.last_activity, orders.last_activity, deliveries.last_activity, subscriptions.last_activity

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Voorschotfacturen en nieuwe e-mail layout

Een nieuwe update met opnieuw enkele nieuwe opties en verbeteringen werd beschikbaar gemaakt.

De nieuwe module “Voorschotten” laat toe om een voorschotfactuur en slotfactuur aan te maken vanuit een bestelbon of offerte. Bij aanmaak van de slotfactuur wordt de voorschotfactuur automatisch opgezocht en opgenomen in de slotfactuur. Of u kunt de slotfactuur inplannen en automatisch op een later tijdstip laten aanmaken. Zie ook onze Voorschotten informatie pagina.

Facturen verstuurd per e-mail worden op vandaag steeds verstuurd vanuit de mailservers van EenvoudigFactureren. Om gebruikers in staat te stellen om deze e-mails ook vanuit de eigen mailbox te versturen werd de optie toegevoegd om via SMTP te versturen. Hierdoor worden de e-mails verstuurd met uw eigen e-mailadres en vanuit uw eigen mailserver. Daarnaast heeft de layout van de e-mails een nieuw fris kleedje gekregen. Wie liever een e-mail verstuurd zonder layout of met een eigen HTML-layout kan dit nu instellen via “Instellingen” > “E-mail instellingen”.

De koppelingen met CodaBox, ClearFacts of Yuki werden uitgebreid en facturen kunnen nu automatisch worden doorgestuurd naar de boekhouder. Hiervoor gaat u via het factuuroverzicht naar “Verzenden naar boekhouder”. De koppeling met Yuki kan nu ook de betaalstatus bij Yuki ophalen van doorgestuurde facturen zodat uw facturen in EenvoudigFactureren automatisch als betaald kunnen worden aangeduid. Om dit op te zetten gaat u via het factuuroverzicht naar “Meer acties” > “Importeren bankverrichtingen”. Bijkomend kan wie een Yuki-account heeft zonder Facturatie-module de Yuki-koppeling ook gebruiken om facturen door te sturen via de Yuki Postbus. Aan het inlezen van bankverrichtingen via CodaBox werd gesleuteld en reeds ingelezen bankverrichtingen die via CodaBox opnieuw beschikbaar worden gemaakt worden nu ook ingelezen.

Daarnaast werden heel wat kleinere wijzigingen ingebouwd:

  • Wie de Artikelen-module gebruikt om voorraad bij te houden kan nu per artikel ook een kostprijs toevoegen om de winstmarge te kennen en beter voorraadbeheer mogelijk te maken.
  • De vorige update gaf reeds de mogelijkheid om de ingevoerde betalingen van alle facturen op te vragen. Deze optie werd nu ook ingebouwd voor kasticketten via “Meer acties” > “Ingevoerde betalingen”.
  • Vanuit het factuuroverzicht kunt u acties over meerdere facturen heen uitvoeren. Aangezien deze facturen soms op verschillende pagina’s staan kunt u nu ook facturen aanvinken over meerdere pagina’s heen.
  • Hoe meerdere offertes en bestelbonnen worden samengevoegd naar bijvoorbeeld een nieuwe factuur kunt u nu bepalen via Instellingen > Opties > “Samenvoegen offertes” en “Samenvoegen bestelbonnen” om zo bijvoorbeeld identieke factuurlijnen samen te voegen of slechts 1 factuurlijn per document toe te voegen.
  • De formattering die via markdown kan worden toegevoegd aan teksten in de facturen werd verbeterd en uitgebreid. Zo kunt u nu externe afbeeldingen toevoegen aan uw facturen en gebruiken oplijstingen een verbeterde formattering. Voor een volledig overzicht zie Formattering-pagina
  • Bij elektronische facturen wordt nu voorkomen dat afrondingsverschillen ontstaan in de BTW-berekening van de factuurlijnen en het totaal.
  • Er werd een beveiliging ingebouwd om te voorkomen dat dubbele factuurnummers worden gegenereerd wanneer via de API meerdere facturen op hetzelfde moment worden aangemaakt.
  • De jaarlijkse automatische hernummering werd verbeterd door rekening te houden met de factuurdatum i.p.v. de kalenderdatum.
  • Bij factuurlayout “Hoofding 4” kan de grootte van de klantgegevens worden aangepast en bij layout “Tabel 1” kan de “Aantal”-kolom worden uitgeschakeld.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Koppeling naar Mollie en MailChimp

De eerste update van EenvoudigFactureren in 2019 is beschikbaar, met opnieuw heel wat nieuwe opties. Een overzicht:

Online betalen is vandaag sterk ingeburgerd en is voor veel klanten dan ook de vlotste manier om een factuur te betalen. Door een nieuwe koppeling met betalingsprovider Mollie op te zetten kunt u aan uw klanten nu ook de optie aanbieden om hun factuur onmiddellijk online te betalen. Openen van een Mollie account kan rechtstreeks via EenvoudigFactureren en er zijn geen vaste kosten aan verbonden, u betaald enkel een transactiekost per uitgevoerde online betaling.
Zie onze Mollie pagina voor meer informatie.

Ook een nieuwe koppeling met MailChimp werd toegevoegd. MailChimp is marktleider op het gebied van e-mailmarketing software. Via MailChimp kunt u nieuwsbrieven uitsturen naar uw klanten en hen op de hoogte houden van de laatste nieuwtjes of de lopende promoties. Door een koppeling met MailChimp op te zetten wordt het e-mailadres van klanten aangemaakt in EenvoudigFactureren automatisch toegevoegd aan uw MailChimp mailing lijst.
Zie onze MailChimp pagina voor meer informatie.

Deze nieuwe koppelingen hebben samen met de bestaande koppelingen en modules een nieuwe thuis gekregen en zijn nu niet meer terug te vinden onder Instellingen maar in het nieuwe onderdeel Modules (menu rechtsboven).

Tijdens registratie van een betaling heeft u nu de optie op de betaalwijze (“Bankoverschrijving”, “Cash”, “Bancontact”, …) mee te geven. De betaalwijze wordt ook opgenomen in de elektronische factuur (e-fff) of bij het doorsturen via CodaBox, ClearFacts of Yuki.
Daarnaast vindt u ook een nieuw overzicht terug met alle geregistreerde betalingen in chronologische volgorde. Een handige optie om de laatste betalingen terug te vinden of als u de betalingen moet overboeken naar uw boekhoudprogramma. Om dit overzicht op te vragen klikt u in het factuuroverzicht op “Meer acties” > “Ingevoerde betalingen”.

Om een factuur via PEPPOL naar overheidsinstanties door te sturen is het veelal verplicht om een inkoopordernummer mee te geven. Het inkoopordernummer is een intern nummer bij de overheid dat verwijst naar de geplaatste bestelling bij de leverancier (u dus). Bij verzending via PEPPOL kunt u dit nummer nu ook opgeven voordat u de factuur doorstuurt.

Tijdens het aanmaken (of bijwerken) van een factuur of ander document kunnen nu ook enkele variabelen worden opgegeven in de factuurnotitie. Deze variabelen worden automatisch omgezet naar de correcte waarde, zo kunt u deze variabelen opnemen in de standaard factuurnotitie en toch dynamische gegevens toevoegen. Enkele voorbeelden van deze variabelen: %client-name%, %client-vat-number%, %due-date%. Zie ook het volledige overzicht met beschikbare variabelen.

Daarnaast kunt u nog volgende verbeteringen terugvinden:

  • Standaard wordt de grootboekrekening van een factuurlijn nu overgenomen van de vorige lijn.
  • Ondersteuning voor het inlezen van CSV-bestanden met bankbetalingen van KBC werd verbeterd.
  • Aanmelden met een Office365/Microsoft-account (SSO) is terug mogelijk.

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werd een wijziging aan de API doorgevoerd:

  • Velden invoices.payments.method en quotes.payments.method werden toegevoegd om de betaalwijze bij te houden.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Abonnementen en positieve creditnota’s

We stellen graag enkele nieuwe opties voor die de voorbije weken op EenvoudigFactureren werden toegevoegd.

Met de nieuwe module “Abonnementen” kunt u automatisch periodieke facturen aanmaken. Zo kunt u voor een klant bijvoorbeeld maandelijks een factuur laten genereren en indien gewenst deze onmiddellijk per e-mail doorsturen. Met deze nieuwe module kunt u dus opnieuw heel wat tijd besparen. Om uw eerste abonnement aan te maken dient u de module eerst te activeren langs Instellingen > Modules.
Voor meer info zie ook onze info-pagina rond abonnementen.

Om een creditnota aan te maken in EenvoudigFactureren geeft u negatieve bedragen op. Een factuur met een negatief totaalbedrag wordt namelijk automatisch omgezet naar een creditnota. Deze negatieve bedragen werden tot nu toe ook negatief afgedrukt, echter worden in België op creditnota’s meestal positieve bedragen gebruikt. Daarom hebben we dit aangepast en worden creditnota’s nu ook met positieve bedragen afgedrukt. Bij het aanmaken van een creditnota gebruikt u wel nog steeds negatieve bedragen. Wenst u creditnota’s toch liever negatief af te drukken dan kunt u dit terug aanpassen langs Instellingen > Opties.

Voor het verzenden van facturen langs PEPPOL werden enkele verbeteringen doorgevoerd. Zo kunt u de facturen nu ook doorsturen met een ondernemingsnummer voor ondernemingen zonder BTW-nummer en is er betere ondersteuning om overheidsinstellingen en buitenlandse ondernemingen te bereiken.

Importeren van bankbetalingen werd herwerkt zodat bankbetalingen vlotter kunnen worden ingelezen om facturen als betaald aan te duiden. Net zoals voordien kunt u nog steeds bankbetalingen uit meerdere bestandstypes zoals CODA en CSV inlezen maar u kunt nu ook meerdere bestanden tegelijkertijd inlezen. Bovendien kunt u de bankbetalingen nu over meerdere accounts op EenvoudigFactureren tegelijk uitvoeren indien uw gebruiker toegang heeft tot meerdere accounts. Zo bespaart u dus weer heel wat tijd.

Ondertussen ondersteunt EenvoudigFactureren al heel wat verschillende type documenten. Zo kunt u naast facturen ook offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen en kasticketten aanmaken. Soms heeft u echter nood aan een gelijkaardig document dat net anders noemt. Zo wilt u misschien bestelbonnen aanmaken maar zou u deze liever “Overeenkomst” noemen. Om hier aan tegemoet te komen kunt u nu aan één type document een andere naam geven. Deze andere naam wordt dan steeds gebruikt bij afdruk van het document. Om dit in te stellen gaat u naar Instellingen > Layout.

Voor offertes en bestelbonnen had u reeds de optie om “Voor akkoord” onderaan het document te plaatsen. Deze optie wordt nu ook uitgebreid naar leveringsbonnen waar u “Voor ontvangst” op het document kunt laten afdrukken. Om deze optie te activeren gaat u naar Instellingen > Layout.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

PEPPOL

Met de laatste update op EenvoudigFactureren werden enkele interessante nieuwe opties toegevoegd.

Als alternatief om uw facturen per e-mail te verzenden kunt u deze nu ook langs PEPPOL verzenden. PEPPOL is een Europees protocol en netwerk om facturen op een veilige manier te verzenden tussen bedrijven en overheden onderling. Meer info over PEPPOL en hoe u deze gebruikt vindt u terug op onze PEPPOL-pagina.

Werkt u soms met terugbetaalbare verpakking (leeggoed, palletten, …)? Dan kan u deze nu afzonderlijk op de factuur aanduiden zodat deze duidelijk naar voor komt. Hiervoor werd de nieuwe BTW-code “DR” toegevoegd. Indien u deze gebruikt voor een factuurlijn wordt het totaal aan terugbetaalbare verpakking onderaan de factuur vermeld. Handelskorting die u instelt voor de factuur heeft geen invloed op deze factuurlijn.

Naast het BTW-nummer kon u reeds een ondernemingsnummer voor een klant bijhouden, echter was het niet mogelijk om dit ondernemingsnummer op de factuur te plaatsen. Dit is nu wel mogelijk! Bij het BTW-nummer kunt u nu aanduiden indien het gaat om een niet-BTW plichtige klant en krijgt u de optie om het ondernemingsnummer op te geven.

Daarnaast kunt u nog volgende verbeteringen terugvinden:

  • Bij aanmaak van een nieuwe klant wordt er gedetecteerd indien de klant mogelijks reeds bestaat. Zo voorkomt u dubbele klanten.
  • Indien u tijdens aanmaak van een klant een Belgische postcode opgeeft wordt de stad nu automatisch aangevuld.
  • De adressen op de factuur kregen een ander formaat en volgen nu de richtlijnen van BPost. Zo wordt het land enkel vermeld indien het om een ander land gaat.
  • Voor een artikel waarvan de voorraad negatief dreigt te worden tijdens aanmaak van een factuur krijgt u nu een waarschuwing te zien.
  • Het totale bedrag van de handelskorting van een factuur wordt nu als negatief op de factuur geplaatst.
  • De grootboekrekening van een artikel wordt nu ook toegevoegd aan de factuur indien het artikel via “Automatisch aanvullen” werd toegevoegd.
  • Tijdens het upgraden of verlengen van uw account op EenvoudigFactureren kunt u uw factuur nu ook onmiddellijk online betalen.

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden enkele wijzigingen aan de API doorgevoerd:

  • Veld clients.company_id werd toegevoegd om het ondernemingsnummer bij te houden.
  • Veld invoices.total_refundable_deposit werd toegevoegd en bevat het automatisch berekend totaal aan terugbetaalbare verpakking. Ook voor de domeinen ‘quotes’, ‘receipts’ en ‘orders’ werd dit veld toegevoegd.

Bekijk ook ons nieuwe YouTube kanaal met instructievideo’s over onder andere enkele van de laatste nieuwigheden.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Bestelbonnen en leveringsbonnen aanmaken

De voorbije maanden werd hard gewerkt om EenvoudigFactureren te verbeteren en uit te breiden met nieuwe opties. We brengen u dan ook graag op de hoogte van de laatste nieuwtjes.

Met twee belangrijke nieuwe opties nl. het aanmaken van bestelbonnen en aanmaken van leveringsbonnen heeft EenvoudigFactureren een mooie uitbreiding gekregen. Deze 2 nieuwe modules sluiten mooi aan op de bestaande onderdelen om facturen en offertes aan te maken. Zo maakt u bijvoorbeeld vanuit een offerte rechtstreeks een bestelbon aan. Verder bevatten de 2 nieuwe modules alle gekende opties zoals afdrukken of versturen per e-mail, opvolgen en bijhouden van de status en exporteren naar Excel of PDF. Om deze modules te activeren voor uw account gaat u naar Instellingen > Modules.

Hieraan gekoppeld werden er ook wijzigen aan de offerte-module doorgevoerd. Aan een offerte kunt u nu (overigens net als bij een bestelbon) een voorschot-bedrag opgeven. Wanneer vanuit de offerte een factuur wordt aangemaakt, wordt dit voorschot-bedrag automatisch als betaling overgenomen. Bovendien zult u in de tijdslijn van een overeenkomstige offerte en factuur een link terugvinden naar het andere document. Zo kunt u dus vlot navigeren tussen gekoppelde documenten.

Ook aan andere onderdelen werd gesleuteld. Onderliggend werden zo enkele verbeteringen doorgevoerd aan de manier waarop facturen per e-mail worden verzonden. Hierdoor is het nu heel wat eenvoudiger om e-mails te versturen met uw eigen e-mailadres. Bovendien kunt u een backup e-mailadres instellen om alle facturen die u vanuit EenvoudigFactureren verstuurt ook automatisch naar een vast e-mailadres te laten versturen (bijvoorbeeld als backup of voor verdere verwerking). En wanneer voor een klant slechts 1 e-mailadres werd ingesteld wordt deze nu automatisch geselecteerd bij het versturen van een factuur. Om e-mail instellingen te wijzigen gaat u naar Instellingen > “E-mail instellingen”.

Bij de factuurlayouts vindt u ook enkele nieuwe opties terug. Zo kunt u er nu voor kiezen om de eigen bedrijfsnaam of de eigen bedrijfsgegevens niet af te drukken. Vooral handig indien uw bedrijfsnaam/adres reeds werd verwerkt in het logo of indien de factuur wordt afgedrukt op voorgedrukt briefpapier. Ook de nieuwe optie “Toon BTW opsplitsing in afzonderlijke tabel bij meerdere BTW tarieven” kan handig zijn indien u vaak verschillende BTW-tarieven gebruikt en graag een totaal per BTW-tarief op de factuur ziet staan.

En verder: Bij het exporteren van facturen naar Excel werden enkele nieuwe velden voorzien. Zo vindt u er nu ook het klantennummer, de vervaldatum en de betaaldatum terug. De Franse vertaling bij afdruk van de facturen (en andere documenten) werd verbeterd en op punt gesteld. En het automatisch ophalen van de wisselkoers bij het selecteren van een vreemde munt is terug actief.

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende wijzigen aan de API doorgevoerd:

  • Nieuwe domeinen ‘orders’ en ‘deliveries’ voor respectievelijk bestelbonnen en leveringsbonnen.
  • Veld quotes.deposit_paid werd toegevoegd om een voorschot toe te kunnen voegen aan een offerte.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

Grootboekrekeningen toevoegen en elektronische factuur per e-mail

Er is een nieuwe update beschikbaar met opnieuw enkele nieuwe opties.

Om de verwerking van uw verkoopfacturen in uw boekhouding of bij uw boekhouder te vereenvoudigen kunt u tijdens het aanmaken van uw facturen nu ook een grootboekrekening toekennen aan uw factuurlijnen. Deze grootboekrekeningen worden dan mee opgenomen bij het exporteren van uw facturen als elektronische factuur of bij het doorsturen van de facturen naar uw boekhouder. Deze nieuwe module kunt u activeren langs Instellingen > Modules > Grootboekrekeningen. Na activatie van de module kunt u de lijst met grootboekrekeningen beheren langs Instellingen > Grootboekrekeningen.

Vooral door het gemak waarmee een elektronische factuur (in UBL/e-fff formaat) kan worden verwerkt in de boekhouding wint het gebruik van elektronische facturen aan populariteit. Om hier aan tegemoet te komen kunt u de elektronische factuur, naast de PDF, nu ook toevoegen bij het versturen langs e-mail. Klik hiervoor tijdens het verzenden van de factuur onderaan op het oranje icoontje.

Sommige ondernemers laten de betalingstermijn van de factuur graag samenvallen met het einde van de maand. Hiervoor werd nu een optie voorzien zodat het einde van de maand niet zelf moet worden uitgerekend. Om deze optie te activeren gaat u naar Instellingen > Factuuropties en vinkt u aan “Einde betalingstermijn samen laten vallen met het einde van de maand”.

Indien een factuur meerdere BTW-tarieven bevat is het niet steeds duidelijk wat de maatstaf van heffing is per BTW-tarief. Dit kan voor uw klant vervelend zijn bij het inboeken van de factuur in hun boekhouding. Daarom werd een nieuwe optie voorzien om het factuurtotaal opgesplitst per BTW-tarief samen met de maatstaf van heffing af te drukken op de factuur. Om deze optie te activeren gaat u naar Instellingen > Factuurlayout en vinkt u aan “Toon BTW opsplitsing in afzonderlijke tabel bij meerdere BTW tarieven”.

Om fouten te voorkomen kan een klant met gekoppelde documenten (facturen, offertes, …) niet meer worden verwijderd. Om de klant nu alsnog te kunnen verwijderen moet u eerst alle documenten van de klant expliciet verwijderen. Het heeft dan ook de voorkeur om een klant met gekoppelde documenten te archiveren indien deze niet meer relevant is. Zo blijven de facturen en andere documenten van de klant toch bestaan.

Ook volgende kleinere verbeteringen werden toegevoegd:

  • Bij het samenvoegen van meerdere offertes naar één factuur worden identieke factuurlijnen nu automatisch samengevoegd. Een factuurlijn is identiek indien de omschrijving en de eenheidsprijs overeenkomen.
  • Bij het exporteren van facturen naar Excel wordt het BTW-nummer van de klant nu ook opgenomen.
  • De integratie met Yuki werd aangepast. Aangezien in Yuki een eenheidsprijs tot enkel 2 decimalen is toegestaan zal er een afronding van de bedragen worden uitgevoerd wanneer u de factuur verzend naar Yuki. Eventuele afrondingsverschillen worden opgevangen zodat het totaal van de factuur steeds dezelfde blijft. Door deze beperking in Yuki raden we aan om geen facturen op te maken met een eenheidsprijs van meer dan 2 decimalen indien u de koppeling met Yuki gebruikt.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

Integratie ClearFacts en aanmaken klant via BTW-nummer

Er werden opnieuw enkele leuke opties toegevoegd aan EenvoudigFactureren.

Zo kunt u uw facturen nu ook rechtstreeks doorsturen naar uw boekhouder langs ClearFacts. ClearFacts is een online platform om al uw verkoopfacturen en aankoopfacturen te verzamelen zodat deze digitaal kunnen worden verstuurd naar en verwerkt door uw boekhouder. Verder biedt ClearFacts een digitaal archief voor al uw boekhoudkundige stukken en functionaliteit om met uw boekhouder (near) realtime samen te werken.
Hoe u een ClearFacts-integratie opzet kunt u terugvinden op de info-pagina over ClearFacts.

Daarnaast verloopt het toevoegen van nieuwe klanten nu een stuk vlotter. Zo kunt u tijdens het toevoegen van een nieuwe klant het BTW-nummer van uw klant gebruiken om alle gegevens automatisch toe te voegen en bovendien wordt er nu steeds gecontroleerd of de klant reeds bestaat binnen uw account.
Er werden ook enkele verbeteringen doorgevoerd voor gebruikers met een groot aantal klanten. Klanten worden in de klantenlijst standaard niet langer alfabetisch gesorteerd maar de meest recente klanten worden bovenaan getoond en daar waar het zoeken naar een klant voordien soms enkel kon op klantnaam kunt u deze nu steeds zoeken op alle klantengegevens.

Er werden ook een aantal kleinere verbeteringen doorgevoerd:

  • Ondersteuning toegevoegd voor het uitlezen van bankbetalingen uit een CSV-bestand van KBC.
  • De voorwaarden kunnen nu worden toegevoegd in verschillende kolommen. Zie Formattering-pagina voor meer info.
  • Bij factuuropmaak “Tabel 3” worden factuurlijnen met een groot aantal regels beter uitgelijnd.
  • De validatie van het BTW-nummer werd verbeterd voor een aantal niet-EU landen.

Volgende wijziging werd doorgevoerd aan de API:

  • Veld clients.last_activity werd toegevoegd met het meest recente tijdstip waarop een activiteit voor de klant werd uitgevoerd.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.