Een nieuwe update van EenvoudigFactureren is beschikbaar met enkele interessante wijzigingen:

Klanten

Aan het beheren van klanten werden verschillende verbeteringen doorgevoerd. Zo kunt u nu een tweede adreslijn toevoegen en het land van de klant kunt u selecteren uit een lijst. Daarnaast kan er een tweede verzendadres of werfadres worden toegevoegd. Dit tweede adres kunt u toevoegen bij afdruk van de factuur, leveringsbon of ander document (te activeren via “Layouts”).

In het klantenoverzicht ziet u naast de naam nu ook het adres van de klant. Dit maakt het mogelijk om in een oogopslag een onderscheid te maken tussen klanten met een gelijkaardige naam. En per klant kunt u een vaste gestructureerde mededeling instellen. Deze gestructureerde mededeling wordt dan automatisch gebruikt bij het aanmaken van een factuur voor deze klant. Om een vaste gestructureerde mededeling in te stellen dient u eerst de modules “Gestructureerde mededeling” en “Klant specifieke instellingen” te activeren.

Bij het importeren van klanten vanuit Excel zal nu ook rekening worden gehouden met het klantennummer om een bestaande klant te detecteren.

Verzending factuur per e-mail of PEPPOL

Tijdens het verzenden van een factuur (of ander document) via e-mail krijgt u nu de mogelijkheid om het onderwerp van de e-mail aan te passen. Vooral handig als u de factuur op een meer gepersonaliseerde manier wenst te versturen.

En om te voorkomen dat bij het opstellen van de begeleidende tekst van de e-mail het “Verzend”-kader ongewenst wordt gesloten zullen deze kaders niet langer worden gesloten als u ernaast klikt. Om het kader te sluiten klikt u op de Annuleren-knop, op het kruisje bovenaan of ook met een dubbelklik naast het kader zal deze sluiten.

Het verzenden van facturen via PEPPOL is reeds enige tijd beschikbaar maar omdat niet iedereen PEPPOL kent en deze manier van verzenden toch wel heel wat voordelen biedt zal er nu automatisch worden gedetecteerd als een klant via PEPPOL bereikbaar is; ook als de PEPPOL-module niet werd geactiveerd. Zo kunt u deze optie rechtstreeks activeren en verzenden via PEPPOL. Werd de PEPPOL-module wel reeds geactiveerd zal de PEPPOL-tab automatisch worden getoond indien de klant via PEPPOL kan worden bereikt.

Meer info over PEPPOL: PEPPOL-info pagina

Ponto

Via Ponto kunt u uw bankrekening rechtstreeks connecteren met EenvoudigFactureren om automatisch betalingen in te lezen. Door een update bij Ponto is het nodig om de koppeling met Ponto opnieuw in te stellen. Tot nu maakte de koppeling van EenvoudigFactureren naar Ponto gebruik van een API token. Deze manier van connecteren vervalt echter op 31 december 2019.

Het is daarom belangrijk dat u voor 31/12/2019 uw koppeling met Ponto verbreekt en de koppeling opnieuw opzet.

Aanmaak facturen

Ook bij het aanmaken van facturen werden enkele kleine verbeteringen doorgevoerd.

Als uw factuur is gemaakt vanuit een offerte of ander document beschikt u over 2 nieuwe variabelen die kunnen worden toegevoegd aan de factuurnotitie. Met %original-document-type% (bijv. “offerte”) en %original-document-number% (bijv. “2019-0001”) kunt u nu rechtstreeks verwijzen naar het oorspronkelijke document. Ook de reeds bestaande variabele %document-number% kunt u nu gebruiken in de factuurnotitie. Deze variabelen stelt u bij voorkeur in via de “Instellingen” als standaard factuurnotitie.

Bij gebruik van een BTW-vrijstelling wordt de begeleidende tekst automatisch toegevoegd in de factuurnotitie. Ook als een Franstalige of Engelstalige factuur wordt aangemaakt. Past u de taal van de factuur nog later aan dan zal de begeleidende tekst in de factuurnotitie nu ook automatisch worden aangepast naar de correcte taal.

Voor BTW-vrijstelling “VA – Vrijstelling door vrijgestelde activiteiten” kunt u de omschrijving van het artikel 44 uit het BTW-wetboek nu aanvullen met de wettekst die van toepassing is. Hiervoor gaat u naar “Instellingen” > “Geavanceerd”.

Een nieuwe optie werd toegevoegd die bepaald hoe meerdere offertes (of bestelbonnen) worden samengevoegd naar een nieuwe factuur. Bij het samenvoegen kunt u de regels van de verschillende offertes nu gescheiden houden. Hiervoor gaat u naar “Instellingen” > “Geavanceerd” > “Samenvoegen offertes” > “Items gegroepeerd per offerte houden”.

Andere wijzigingen

Ook deze andere wijzigingen werden doorgevoerd:

• Bij het manueel koppelen van een bankverrichting kunt u nu ook zoeken naar de openstaande factuur.
• Instellen van een afwijkende titel per layout via “Layouts” (Bijv. “Bestelbon” vervangen door “Overeenkomst”). Deze afwijkende titel zal enkel worden getoond bij afdruk. Dit was per document type reeds mogelijk via “Instellingen” > “Geavanceerd” maar kan nu bijkomend per layout worden ingesteld.
• Elektronische facturen (UBL) met grootboekrekening werden bijgewerkt om betere ondersteuning aan boekhoudprogramma’s te bieden.
• Verbetering van aanmaken en terugzetten back-ups bij accounts met veel gegevens.
• Extreem lange woorden worden bij afdruk nu verdeeld over verschillende lijnen.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende wijzigingen aan de API doorgevoerd:

• Nieuwe velden clients.street2 en clients.country_code om bijkomende adresgegevens bij te houden
• Nieuwe velden clients.delivery_address en clients.site_address om het verzendadres en werfadres bij te houden
• Nieuw veld clients.default_structured_message om de standaard gestructureerde mededeling per klant bij te houden
• Nieuw veld subscriptions.email_subject om het e-mail onderwerp van de te versturen factuur bij te houden
• Nieuw veld invoices.outstanding_balance voor het resterende saldo van een klant (enkel beschikbaar via API)

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Ook de voorbije periode werden nieuwe opties op EenvoudigFactureren beschikbaar gemaakt:

Notificaties

Een melding ontvangen als een onbetaalde factuur achterstallig wordt of een melding indien een factuur via e-mail niet kon worden afgeleverd? Met het nieuwe onderdeel Notificaties kunt u deze en andere meldingen ontvangen over gebeurtenissen van uw account. Nieuwe notificaties worden automatisch getoond op de website of kunt u per e-mail ontvangen.
Ga naar “Notificaties” > “Instellingen” om notificaties te activeren of uit te schakelen.

Koppeling met Octopus

Een rechtstreekse koppeling met het boekhoudpakket Octopus kan nu worden opgezet. Zo kunt u uw verkoopfacturen aangemaakt op EenvoudigFactureren rechtstreeks doorsturen naar uw Octopus-boekhoudpakket.

Voor meer info zie de info-pagina rond Octopus.

Varia

Ook volgende verbeteringen werden doorgevoerd:

• De layout van de e-mails bij versturen van facturen werd bijgewerkt. I.p.v. het factuurnummer zal uw bedrijfsnaam nu duidelijker naar voor komen.
• E-mails zoals “Wachtwoord vergeten” of “Activatie gebruiker” werden bijgewerkt naar een nieuwe look.
• Bij het versturen van een factuur via e-mail kan nu worden ingesteld of deze standaard als PDF, als elektronische factuur of beide wordt doorgestuurd. Dit kan worden ingesteld via “Instellingen” > “Geavanceerd” > “Standaard bestandstype”.
• Bij aanmaak van een Engelstalige factuur wordt de melding van vrijgestelde BTW-tarieven nu ook in het Engels toegevoegd.
• Een factuur kan nu ook vanuit een leveringsbon worden aangemaakt.
• Eventuele foutmeldingen bij verzending via PEPPOL worden nu ook weergegeven in de tijdslijn.
• Om vlotter facturen en andere documenten aan te kunnen maken via de API kan per document-regel nu ook het veld “stockitem_id” worden meegegeven om de document-regel automatisch aan te vullen op basis van een artikel en de voorraad van het artikel te verminderen.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Er werden de voorbije periode enkele nieuwe opties op EenvoudigFactureren beschikbaar gemaakt:

Nieuwe opties layout-editor

Een heleboel uitbreidingen voor de layout-editor werden ingebouwd. Zo kunnen verkoopsvoorwaarden als PDF-bestand worden toegevoegd en kan briefpapier (achtergrond) via een PDF-bestand worden ingesteld. Daarnaast werden opties toegevoegd zoals instellen tekstkleur, achtergrondkleur, tekstformaat, tekstuitlijning en aangepaste veldnamen.
Een nieuw blok is beschikbaar om een “handtekening voor akkoord” toe te voegen aan de layout, de gestructureerde mededeling kan nu ook bovenaan de factuur (bij documentgegevens) worden geplaatst, de volgorde van de velden bij documentgegevens kunnen worden aangepast en op de contactgegevens bij bedrijfsgegevens kan formattering met Markdown worden toegepast.
De “vooringestelde layout” dat voordien de standaard manier was om de layout in te stellen wordt uitgefaseerd en voor nieuwe accounts kunnen vooringestelde layouts niet langer worden gebruikt. Bij het toevoegen van een nieuwe layout kunt u nu kiezen uit een lijst met ingebouwde layouts die kunnen worden gebruikt als beginpunt om uw eigen layout op te bouwen.

Voor meer info zie: Layouts

Nieuw rapport Artikeloverzicht

Een nieuw rapport “Artikeloverzicht” is beschikbaar. Met het artikeloverzicht kan op verschillende manieren inzicht worden verkregen in gebruikte artikelen en factuurlijnen. Zo kunt u bijv. een overzicht opbouwen van de gebruikte artikelen per maand met gemiddelde omzet per dag of een oplijsting verkrijgen van bepaalde factuurlijnen met hun totale omzet.

Verbeteringen voor anderstalige facturen

Enkele verbeteringen voor de aanmaak van Frans-, Engels- of Duitstalige facturen werden doorgevoerd. Zo kunt u de standaard notitie per taal nu afzonderlijk instellen en zullen de meldingen bij een vrijgesteld BTW-tarief in het Frans worden geplaatst. De gebruikte taal bij verzonden e-mails zal zich nu ook automatisch aanpassen naar de ingestelde taal van de factuur en variabelen die op de factuur of in de e-mail worden gebruikt zullen de taal van de factuur gebruiken.

Varia

Daarnaast werden volgende verbeteringen doorgevoerd:

• Bij aanmaak (of aanpassen) van een factuur kan een nieuwe factuurlijn nu niet enkel onderaan worden toegevoegd maar ook tussenin.
• Een standaard percentage op het totaalbedrag van de offerte/bestelbon voor voorschotfacturen kan worden ingesteld via “Instellingen”.
• Een leveringsbon kan nu ook vanuit een offerte worden aangemaakt.
• Een standaard BTW-tarief kan per klant worden ingesteld indien de module “Klant specifieke instellingen” wordt geactiveerd.
• Het BTW-tarief dat via de Instellingen kan worden aangepast kan nu tot 2 cijfers na de komma bevatten.
• De lijst met Belgische postcodes werd bijgewerkt naar aanleiding van de nieuwe fusiegemeenten.
• Een informatieve lijn wordt niet langer opgenomen als factuurlijn in elektronische facturen.
• Bij automatische verzending facturen naar de boekhouder kan worden ingesteld dat een factuur pas na 7 dagen na aanmaak wordt doorgestuurd.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende wijzigingen aan de API doorgevoerd:

• Nieuw velden clients.default_tax_category en clients.default_tax_category_special_status om het btw-tarief per klant bij te houden.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

De voorbije weken werden enkele nieuwe opties aan EenvoudigFactureren toegevoegd:

Koppeling met Ponto

Ponto? Ponto is een nieuwe service die een koppeling tussen uw professionele bankrekeningen en EenvoudigFactureren mogelijk maakt. Zo kunnen uw bankverrichtingen automatisch worden ingelezen en kan EenvoudigFactureren de betaalstatus van facturen automatisch bijwerken.

Reeds heel wat banken zoals ING, KBC, BNP Paribas Fortis, Fintro, Hello Bank! en Axa worden ondersteund. Andere banken komen er binnenkort aan.

Ponto is momenteel nog in beta en daarom tijdelijk gratis. Nu is dus het perfecte moment om deze nieuwe service uit te proberen.
Voor meer info zie: Ponto

Domiciliëringen met Mollie

De bestaande koppeling met Mollie werd uitgebreid en naast online betalingen kunnen nu ook domiciliëringen via Mollie worden uitgevoerd.

Eenmaal domiciliëring voor een klant werd geactiveerd kunt u rechtstreeks een betaling bij uw klant opvragen. In combinatie met de Abonnementen-module vraagt u automatisch de betaling van nieuwe facturen aan.

Voor meer info zie: Mollie

Nieuwe opties layout-editor

De nieuwe layout-editor werd verder uitgebreid. Nieuwe opties zoals instellen van een lettertype en tekstgrootte werden toegevoegd. Daarnaast werd ondersteuning toegevoegd om een factuur af te drukken op voorafgedrukt briefpapier.

Voor meer info zie: Layouts

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

Ook de voorbije periode werden nieuwe opties op EenvoudigFactureren beschikbaar gemaakt. Een overzicht:

Layout-editor

Om meer mogelijkheden te bieden bij opbouw van de factuurlayout werd een nieuwe layout-editor ontwikkeld. Deze laat beter toe om een eigen layout op te bouwen. Zo kunt u er onder andere een eigen achtergrond met instellen, de positie van gegevens aanpassen of de getoonde velden van een factuurlijn bijwerken. Daarnaast kunt u ook meerdere layouts door elkaar gebruiken en per factuur een andere layout instellen.

In de komende periode zal de layout-editor verder worden uitgebouwd en verfijnd. De oude bestaande layouts blijven uiteraard gewoon beschikbaar voor uw account.

Neem zeker eens een kijkje in het nieuwe Layouts-onderdeel. Voor meer info zie: Layouts

Koppeling met POM

Met POM kunnen ondernemingen snel en eenvoudig afrekeningen en facturen laten betalen. POM zorgt ervoor dat uw klanten u heel makkelijk kunnen betalen d.m.v. een handige betaalknop in facturen die via e-mail gestuurd worden of via een QR-code op papieren aanrekeningen.

Uw klanten verliezen zo geen tijd met betaalgegevens overtypen – alles is immers vooraf ingevuld. Het volstaat om door te klikken op de betaalknop of de QR code te scannen met een smartphone. De betaling kan vervolgens zeer makkelijk en veilig uitgevoerd worden via Bancontact of Klarna.

De betaling verloopt via een betaalpagina, die zowel via PC, smartphone als tablet toegankelijk is. De POM QR-code kan gescand worden met eender welke QR reader, de camera van een iPhone of de POM app (gratis beschikbaar in de App Store en op Google Play).

Kortom, via POM maakt u het buitengewoon eenvoudig voor uw klanten om aan u te betalen. U wordt sneller betaald en moet minder betalingsherinneringen versturen.

Zet in EenvoudigFactureren een koppeling op met POM om automatisch de POM betaalknop en QR-code toe te voegen aan uw facturen. Nog geen POM-account? Maak dan nu een nieuwe POM-account aan vanuit EenvoudigFactureren. Voor meer info zie: POM

Koppeling met WerkbonApp / OutSmart

WerkbonApp / OutSmart is de digitale online oplossing voor de papieren werkbon. WerkbonApp is gemaakt voor de ondernemer die een slag wil slaan met het efficiënter inrichten van de buitendienst. Plan opdrachten in uw web-account en voer de opdrachten uit in de App. Met handtekening van de klant. Zeer eenvoudig in gebruik. Zo krijgt u grip op uw organisatie, bespaart u kosten en verhoogt u de omzet terwijl u indruk op uw klant maakt. Papierloos en Transparant.

WerkbonApp heeft een koppeling naar EenvoudigFactureren gebouwd. Door vanuit WerkbonApp een koppeling naar EenvoudigFactureren op te zetten kunt u producten en klanten synchroniseren en rechtstreeks facturen aanmaken in EenvoudigFactureren.

Voor meer info zie: WerkbonApp

UBL.BE – Het nieuwe formaat voor elektronische facturen

Het nieuwe formaat UBL.BE voor elektronische facturen werd gelanceerd en is nu ook beschikbaar in EenvoudigFactureren. Dit nieuwe Belgische formaat is gebaseerd op de nieuwste Europese UBL standaard PEPPOL BIS 3.0 en zal op termijn het huidige e-fff formaat vervangen.

Via “Exporteren facturen” kunt u nu reeds uw facturen in het nieuwe UBL.BE formaat downloaden. Daarnaast zal het nieuwe formaat automatisch worden gebruikt via PEPPOL indien de ontvanger dit nieuwe formaat ondersteunt.

Varia

Ook volgende wijzigingen werden ingebouwd:

• Vanuit een bestelbon of offerte kan nu rechtstreeks een kasticket worden aangemaakt.
• Bij “Importeren bankverrichtingen” werd een CSV-bestand met bankverrichtingen van Belfius bank als optie toegevoegd.
• Uw bedrijfsgegevens kunt u nu ook aanvullen met een IBAN en BIC. Deze nieuwe velden worden afgedrukt op de factuur en worden ook toegevoegd aan de elektronische factuur.
• Bij voorschotfacturen in combinatie met commerciële korting wordt nu automatisch een correcte slotfactuur gemaakt.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden enkele wijziging aan de API doorgevoerd:

• Nieuw domein layouts
• Velden toegevoegd om de layout per document bij te houden: invoices.layout_id, receipts.layout_id, quotes.layout_id, orders.layout_id, deliveries.layout_id, subscriptions.layout_id
• Velden toegevoegd om de standaard layout per klant bij te houden: clients.default_invoices_layout_id, clients.default_receipts_layout_id, clients.default_quotes_layout_id, clients.default_orders_layout_id, clients.default_deliveries_layout_id
• Nieuwe formaten ?format=ublbe en ?format=peppolbis3 om een factuur in formaat voor UBL.BE en PEPPOL BIS 3.0 op te vragen
• Velden toegevoegd om de laatste wijziging van een element op te halen: stockitems.last_activity, invoices.last_activity, receipts.last_activity, quotes.last_activity, orders.last_activity, deliveries.last_activity, subscriptions.last_activity

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

De eerste update van EenvoudigFactureren in 2019 is beschikbaar, met opnieuw heel wat nieuwe opties. Een overzicht:

Online betalen is vandaag sterk ingeburgerd en is voor veel klanten dan ook de vlotste manier om een factuur te betalen. Door een nieuwe koppeling met betalingsprovider Mollie op te zetten kunt u aan uw klanten nu ook de optie aanbieden om hun factuur onmiddellijk online te betalen. Openen van een Mollie account kan rechtstreeks via EenvoudigFactureren en er zijn geen vaste kosten aan verbonden, u betaald enkel een transactiekost per uitgevoerde online betaling.
Zie onze Mollie pagina voor meer informatie.

Ook een nieuwe koppeling met MailChimp werd toegevoegd. MailChimp is marktleider op het gebied van e-mailmarketing software. Via MailChimp kunt u nieuwsbrieven uitsturen naar uw klanten en hen op de hoogte houden van de laatste nieuwtjes of de lopende promoties. Door een koppeling met MailChimp op te zetten wordt het e-mailadres van klanten aangemaakt in EenvoudigFactureren automatisch toegevoegd aan uw MailChimp mailing lijst.
Zie onze MailChimp pagina voor meer informatie.

Deze nieuwe koppelingen hebben samen met de bestaande koppelingen en modules een nieuwe thuis gekregen en zijn nu niet meer terug te vinden onder Instellingen maar in het nieuwe onderdeel Modules (menu rechtsboven).

Tijdens registratie van een betaling heeft u nu de optie op de betaalwijze (“Bankoverschrijving”, “Cash”, “Bancontact”, …) mee te geven. De betaalwijze wordt ook opgenomen in de elektronische factuur (e-fff) of bij het doorsturen via CodaBox, ClearFacts of Yuki.
Daarnaast vindt u ook een nieuw overzicht terug met alle geregistreerde betalingen in chronologische volgorde. Een handige optie om de laatste betalingen terug te vinden of als u de betalingen moet overboeken naar uw boekhoudprogramma. Om dit overzicht op te vragen klikt u in het factuuroverzicht op “Meer acties” > “Ingevoerde betalingen”.

Om een factuur via PEPPOL naar overheidsinstanties door te sturen is het veelal verplicht om een inkoopordernummer mee te geven. Het inkoopordernummer is een intern nummer bij de overheid dat verwijst naar de geplaatste bestelling bij de leverancier (u dus). Bij verzending via PEPPOL kunt u dit nummer nu ook opgeven voordat u de factuur doorstuurt.

Tijdens het aanmaken (of bijwerken) van een factuur of ander document kunnen nu ook enkele variabelen worden opgegeven in de factuurnotitie. Deze variabelen worden automatisch omgezet naar de correcte waarde, zo kunt u deze variabelen opnemen in de standaard factuurnotitie en toch dynamische gegevens toevoegen. Enkele voorbeelden van deze variabelen: %client-name%, %client-vat-number%, %due-date%. Zie ook het volledige overzicht met beschikbare variabelen.

Daarnaast kunt u nog volgende verbeteringen terugvinden:

• Standaard wordt de grootboekrekening van een factuurlijn nu overgenomen van de vorige lijn.
• Ondersteuning voor het inlezen van CSV-bestanden met bankbetalingen van KBC werd verbeterd.
• Aanmelden met een Office365/Microsoft-account (SSO) is terug mogelijk.

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werd een wijziging aan de API doorgevoerd:

• Velden invoices.payments.method en quotes.payments.method werden toegevoegd om de betaalwijze bij te houden.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

We stellen graag enkele nieuwe opties voor die de voorbije weken op EenvoudigFactureren werden toegevoegd.

Met de nieuwe module “Abonnementen” kunt u automatisch periodieke facturen aanmaken. Zo kunt u voor een klant bijvoorbeeld maandelijks een factuur laten genereren en indien gewenst deze onmiddellijk per e-mail doorsturen. Met deze nieuwe module kunt u dus opnieuw heel wat tijd besparen. Om uw eerste abonnement aan te maken dient u de module eerst te activeren langs Instellingen > Modules.
Voor meer info zie ook onze info-pagina rond abonnementen.

Om een creditnota aan te maken in EenvoudigFactureren geeft u negatieve bedragen op. Een factuur met een negatief totaalbedrag wordt namelijk automatisch omgezet naar een creditnota. Deze negatieve bedragen werden tot nu toe ook negatief afgedrukt, echter worden in België op creditnota’s meestal positieve bedragen gebruikt. Daarom hebben we dit aangepast en worden creditnota’s nu ook met positieve bedragen afgedrukt. Bij het aanmaken van een creditnota gebruikt u wel nog steeds negatieve bedragen. Wenst u creditnota’s toch liever negatief af te drukken dan kunt u dit terug aanpassen langs Instellingen > Opties.

Voor het verzenden van facturen langs PEPPOL werden enkele verbeteringen doorgevoerd. Zo kunt u de facturen nu ook doorsturen met een ondernemingsnummer voor ondernemingen zonder BTW-nummer en is er betere ondersteuning om overheidsinstellingen en buitenlandse ondernemingen te bereiken.

Importeren van bankbetalingen werd herwerkt zodat bankbetalingen vlotter kunnen worden ingelezen om facturen als betaald aan te duiden. Net zoals voordien kunt u nog steeds bankbetalingen uit meerdere bestandstypes zoals CODA en CSV inlezen maar u kunt nu ook meerdere bestanden tegelijkertijd inlezen. Bovendien kunt u de bankbetalingen nu over meerdere accounts op EenvoudigFactureren tegelijk uitvoeren indien uw gebruiker toegang heeft tot meerdere accounts. Zo bespaart u dus weer heel wat tijd.

Ondertussen ondersteunt EenvoudigFactureren al heel wat verschillende type documenten. Zo kunt u naast facturen ook offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen en kasticketten aanmaken. Soms heeft u echter nood aan een gelijkaardig document dat net anders noemt. Zo wilt u misschien bestelbonnen aanmaken maar zou u deze liever “Overeenkomst” noemen. Om hier aan tegemoet te komen kunt u nu aan één type document een andere naam geven. Deze andere naam wordt dan steeds gebruikt bij afdruk van het document. Om dit in te stellen gaat u naar Instellingen > Layout.

Voor offertes en bestelbonnen had u reeds de optie om “Voor akkoord” onderaan het document te plaatsen. Deze optie wordt nu ook uitgebreid naar leveringsbonnen waar u “Voor ontvangst” op het document kunt laten afdrukken. Om deze optie te activeren gaat u naar Instellingen > Layout.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.

De voorbije maanden werd hard gewerkt om EenvoudigFactureren te verbeteren en uit te breiden met nieuwe opties. We brengen u dan ook graag op de hoogte van de laatste nieuwtjes.

Met twee belangrijke nieuwe opties nl. het aanmaken van bestelbonnen en aanmaken van leveringsbonnen heeft EenvoudigFactureren een mooie uitbreiding gekregen. Deze 2 nieuwe modules sluiten mooi aan op de bestaande onderdelen om facturen en offertes aan te maken. Zo maakt u bijvoorbeeld vanuit een offerte rechtstreeks een bestelbon aan. Verder bevatten de 2 nieuwe modules alle gekende opties zoals afdrukken of versturen per e-mail, opvolgen en bijhouden van de status en exporteren naar Excel of PDF. Om deze modules te activeren voor uw account gaat u naar Instellingen > Modules.

Hieraan gekoppeld werden er ook wijzigen aan de offerte-module doorgevoerd. Aan een offerte kunt u nu (overigens net als bij een bestelbon) een voorschot-bedrag opgeven. Wanneer vanuit de offerte een factuur wordt aangemaakt, wordt dit voorschot-bedrag automatisch als betaling overgenomen. Bovendien zult u in de tijdslijn van een overeenkomstige offerte en factuur een link terugvinden naar het andere document. Zo kunt u dus vlot navigeren tussen gekoppelde documenten.

Ook aan andere onderdelen werd gesleuteld. Onderliggend werden zo enkele verbeteringen doorgevoerd aan de manier waarop facturen per e-mail worden verzonden. Hierdoor is het nu heel wat eenvoudiger om e-mails te versturen met uw eigen e-mailadres. Bovendien kunt u een backup e-mailadres instellen om alle facturen die u vanuit EenvoudigFactureren verstuurt ook automatisch naar een vast e-mailadres te laten versturen (bijvoorbeeld als backup of voor verdere verwerking). En wanneer voor een klant slechts 1 e-mailadres werd ingesteld wordt deze nu automatisch geselecteerd bij het versturen van een factuur. Om e-mail instellingen te wijzigen gaat u naar Instellingen > “E-mail instellingen”.

Bij de factuurlayouts vindt u ook enkele nieuwe opties terug. Zo kunt u er nu voor kiezen om de eigen bedrijfsnaam of de eigen bedrijfsgegevens niet af te drukken. Vooral handig indien uw bedrijfsnaam/adres reeds werd verwerkt in het logo of indien de factuur wordt afgedrukt op voorgedrukt briefpapier. Ook de nieuwe optie “Toon BTW opsplitsing in afzonderlijke tabel bij meerdere BTW tarieven” kan handig zijn indien u vaak verschillende BTW-tarieven gebruikt en graag een totaal per BTW-tarief op de factuur ziet staan.

En verder: Bij het exporteren van facturen naar Excel werden enkele nieuwe velden voorzien. Zo vindt u er nu ook het klantennummer, de vervaldatum en de betaaldatum terug. De Franse vertaling bij afdruk van de facturen (en andere documenten) werd verbeterd en op punt gesteld. En het automatisch ophalen van de wisselkoers bij het selecteren van een vreemde munt is terug actief.

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende wijzigen aan de API doorgevoerd:

• Nieuwe domeinen ‘orders’ en ‘deliveries’ voor respectievelijk bestelbonnen en leveringsbonnen.
• Veld quotes.deposit_paid werd toegevoegd om een voorschot toe te kunnen voegen aan een offerte.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

De eerste update van 2017 is een feit. Met deze update werden er enkele handige opties en andere wijzigingen toegevoegd.

Naast zoeken op klanten en artikelen kunt u nu ook zoeken in facturen, offertes en kasticketten. Zo kunt u eenvoudig een factuur terugvinden met bijvoorbeeld het factuurnummer of een product op de factuur. En om eenvoudig door facturen te kunnen bladeren vindt u nu bij een factuur bovenaan 2 nieuwe knoppen terug om naar de volgende of vorige factuur te stappen. Zo kunt u vlot door al uw facturen lopen.

Om in één oogopslag de reeds uitgevoerde acties voor een factuur te kunnen zien krijgt u in de status van de factuur nu een bijkomende aanduiding te zien als de factuur reeds werd verzonden, afgedrukt of doorgegeven naar de boekhouder (langs CodaBox). Deze aanduiding zal enkel worden toegevoegd bij nieuwe acties. Voor bestaande facturen werden de uitgevoerde acties dus niet toegevoegd.

Voor wie veel oude klantengegevens heeft staan en deze graag zou opkuisen werd er de mogelijkheid voorzien om een klant te archiveren. Hierdoor verdwijnt hij uit te klantenlijst terwijl de gekoppelde facturen toch blijven bestaan. Voor een gearchiveerde klant kunt u geen nieuwe facturen meer aanmaken maar mocht dit toch nodig zijn kunt u de klant terug activeren.

Een andere belangrijke wijziging is de nieuwe berekeningswijze BTW die wordt toegepast. Waar voordien de BTW werd berekend per factuurlijn zal vanaf nu de BTW berekend worden op het totaalbedrag. De BTW-berekening op het totaalbedrag is de officiële berekeningswijze en kan soms kleine afrondingsverschillen geven ten opzichte van de voordien gebruikte methode. Bestaande facturen blijven rekenen met de oude methode zodat er geen afrondingsverschillen ontstaan. Voor wie bedragen inclusief BTW ingeeft wijzigt er niets en wordt de BTW nog steeds per factuurlijn berekend.

Hoewel de nieuwe berekeningswijze BTW dus de officiële en meestgebruikte methode is kunt u nog steeds opteren om de berekeningswijze BTW per factuurlijn te gebruiken. Neem contact op langs de helpdesk om dit voor uw account zo in te stellen.

Nog een leuke nieuwe optie is de mogelijkheid om een informatieve factuurlijn toe te voegen. Een informatieve factuurlijn bevat geen bedragen en dient dus om informatieve gegevens aan de factuur toe te voegen. Klik hiervoor tijdens het aanmaken/bewerken van de factuur op Acties > Informatieve lijn.

Het klantennummer kan nu automatisch gegenereerd worden. Om deze optie te activeren gaat u naar Instellingen > Factuuropties en vinkt u ‘Automatisch klantennummer toevoegen tijdens aanmaken klant’ aan. Het klantennummer wordt gegenereerd op basis van het klantennummer van de laatst aangemaakte klant.

Het afdrukken van de leverdatum op de factuur kan nu worden uitgeschakeld langs Instellingen > Factuuropmaak.

Om bovenstaande aanpassingen mogelijk te maken werden enkele wijzigingen aan de API uitgevoerd:

• Nieuw veld ‘client.state’ werd toegevoegd. Deze staat standaard op ‘active’, indien de klant werd gearchiveerd komt deze op ‘archived’ te staan.
• Nieuw veld ‘invoice.tax_calculation’, ‘quote.tax_calculation’ en ‘receipt.tax_calculation’ om de berekeningswijze BTW in te stellen. Deze staat standaard op ’total’ maar kan worden gewijzigd naar ‘item’.
• Het veld ‘invoice.structured_message’ wordt nu ook automatisch gegenereerd indien de factuur wordt aangemaakt langs de API en automatisch gestructureerde mededeling toevoegen werd geactiveerd in de Instellingen.
• Nieuw blok ‘invoice.tags’, ‘quote.tags’ en ‘receipt.tags’ werd toegevoegd met hierin de aanduiding of een document reeds werd afgedrukt, verzonden of doorgestuurd naar de boekhouder. De waardes in dit blok kunnen niet worden aangepast langs de API.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

We zijn blij aan te kunnen kondigen dat de laatste update beschikbaar is met opnieuw heel wat nieuwe opties en verbeteringen.

Zo werd onder andere het verzenden van e-mails flink onder handen genomen:

• Het onderwerp van de e-mail kan nu worden aangepast langs de Instellingen. U kunt per type document (factuur, offerte, …) een ander onderwerp instellen.
• Bestanden kunnen worden opgeladen en toegevoegd als bijlage aan uw e-mails.
• Veelgebruikte e-mail teksten kunnen worden bijgehouden en herbruikt langs e-mail templates. E-mail templates worden langs de instellingen toegevoegd en kunnen tijdens het verzenden van uw e-mail worden geselecteerd.
• Per type document (factuur, offerte, …) kan nu een andere standaard e-mail inhoud worden ingesteld. Zie ‘Standaard’ e-mail templates in de Instellingen.
• Langs de e-mail templates kunt u nu ook de standaard boodschappen voor het verzenden van herinneringen aanpassen.
• Het kader waarin u uw e-mail opstelt kan worden vergroot zodat u meer ruimte heeft tijdens het opstellen van uw e-mails.

Neem dus zeker eens een kijkje in Instellingen > E-mail instellingen.
Meer info omtrent het verzenden van e-mails vindt u terug op deze pagina: E-mails versturen

Daarnaast werd ook het instellen van uitzonderlijke BTW-tarieven zoals ‘Medecontractant’ en ‘Intracommunautaire levering’ verder uitgewerkt. Naast de 3 standaard BTW-tarieven kunt u nu maar liefst kiezen uit 20 verschillende uitzonderlijke BTW-tarieven met telkens een aangepaste wettelijke vermelding.

Om een uitzonderlijk BTW-tarief te selecteren klikt u tijdens het aanmaken of bewerken van een factuur in de BTW-lijst op ‘Meer opties…’ waarna een kader met alle opties tevoorschijn komt.

Ondernemingen die gebruik maken van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (artikel 56 van het Btw-Wetboek) of ondernemingen waarvan de activiteiten vallen onder artikel 44 van het Btw-Wetboek kunnen nu langs Instellingen > Factuuropties instellen om steeds facturen zonder BTW aan te maken.

Deze wijziging heeft geen invloed op reeds aangemaakte facturen (U kunt er wel steeds voor kiezen om een factuur te bewerken en een nieuw BTW-tarief toe te passen). Facturen opgemaakt met de nieuwe BTW-tarieven worden steeds correct omgezet naar een elektronische factuur en worden correct verstuurd langs CodaBox.

Meer info omtrent de BTW-opties kunt u ook nog eens nalezen op deze afzonderlijk pagina: BTW

Tevens werden volgende verbeteringen doorgevoerd:

• Aan een klant kan nu ook een waarde ’t.a.v.’ (ten aanzien van) worden gegeven. Deze wordt mee op de factuur afgedrukt.
• Bijkomende klantengegevens en zelf toegevoegde velden worden nu ook geëxporteerd naar Excel en kunnen geïmporteerd worden vanuit Excel.
• Tijdens aanmaken van elektronische facturen worden BTW-nummers nu gevalideerd en met correcte formattering doorgegeven.
• Op een creditnota kan nu ook financiële korting worden toegepast zodat deze dezelfde BTW-berekening krijgt als de overeenkomstige factuur.
• De welkomsmail voor nieuwe gebruikers werd in een nieuw kleedje gestoken.
• Verschillende bugfixes werden toegepast.

Aan technische kant werd een upgrade uitgevoerd naar een nieuwe versie van PHP (versie 5.6).

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.