Zoeken, archiveren en berekeningswijze BTW

De eerste update van 2017 is een feit. Met deze update werden er enkele handige opties en andere wijzigingen toegevoegd.

Naast zoeken op klanten en artikelen kunt u nu ook zoeken in facturen, offertes en kasticketten. Zo kunt u eenvoudig een factuur terugvinden met bijvoorbeeld het factuurnummer of een product op de factuur. En om eenvoudig door facturen te kunnen bladeren vindt u nu bij een factuur bovenaan 2 nieuwe knoppen terug om naar de volgende of vorige factuur te stappen. Zo kunt u vlot door al uw facturen lopen.

Om in één oogopslag de reeds uitgevoerde acties voor een factuur te kunnen zien krijgt u in de status van de factuur nu een bijkomende aanduiding te zien als de factuur reeds werd verzonden, afgedrukt of doorgegeven naar de boekhouder (langs CodaBox). Deze aanduiding zal enkel worden toegevoegd bij nieuwe acties. Voor bestaande facturen werden de uitgevoerde acties dus niet toegevoegd.

Voor wie veel oude klantengegevens heeft staan en deze graag zou opkuisen werd er de mogelijkheid voorzien om een klant te archiveren. Hierdoor verdwijnt hij uit te klantenlijst terwijl de gekoppelde facturen toch blijven bestaan. Voor een gearchiveerde klant kunt u geen nieuwe facturen meer aanmaken maar mocht dit toch nodig zijn kunt u de klant terug activeren.

Een andere belangrijke wijziging is de nieuwe berekeningswijze BTW die wordt toegepast. Waar voordien de BTW werd berekend per factuurlijn zal vanaf nu de BTW berekend worden op het totaalbedrag. De BTW-berekening op het totaalbedrag is de officiële berekeningswijze en kan soms kleine afrondingsverschillen geven ten opzichte van de voordien gebruikte methode. Bestaande facturen blijven rekenen met de oude methode zodat er geen afrondingsverschillen ontstaan. Voor wie bedragen inclusief BTW ingeeft wijzigt er niets en wordt de BTW nog steeds per factuurlijn berekend.

Hoewel de nieuwe berekeningswijze BTW dus de officiële en meestgebruikte methode is kunt u nog steeds opteren om de berekeningswijze BTW per factuurlijn te gebruiken. Neem contact op langs de helpdesk om dit voor uw account zo in te stellen.

Nog een leuke nieuwe optie is de mogelijkheid om een informatieve factuurlijn toe te voegen. Een informatieve factuurlijn bevat geen bedragen en dient dus om informatieve gegevens aan de factuur toe te voegen. Klik hiervoor tijdens het aanmaken/bewerken van de factuur op Acties > Informatieve lijn.

Het klantennummer kan nu automatisch gegenereerd worden. Om deze optie te activeren gaat u naar Instellingen > Factuuropties en vinkt u ‘Automatisch klantennummer toevoegen tijdens aanmaken klant’ aan. Het klantennummer wordt gegenereerd op basis van het klantennummer van de laatst aangemaakte klant.

Het afdrukken van de leverdatum op de factuur kan nu worden uitgeschakeld langs Instellingen > Factuuropmaak.

Om bovenstaande aanpassingen mogelijk te maken werden enkele wijzigingen aan de API uitgevoerd:

  • Nieuw veld ‘client.state’ werd toegevoegd. Deze staat standaard op ‘active’, indien de klant werd gearchiveerd komt deze op ‘archived’ te staan.
  • Nieuw veld ‘invoice.tax_calculation’, ‘quote.tax_calculation’ en ‘receipt.tax_calculation’ om de berekeningswijze BTW in te stellen. Deze staat standaard op ‘total’ maar kan worden gewijzigd naar ‘item’.
  • Het veld ‘invoice.structured_message’ wordt nu ook automatisch gegenereerd indien de factuur wordt aangemaakt langs de API en automatisch gestructureerde mededeling toevoegen werd geactiveerd in de Instellingen.
  • Nieuw blok ‘invoice.tags’, ‘quote.tags’ en ‘receipt.tags’ werd toegevoegd met hierin de aanduiding of een document reeds werd afgedrukt, verzonden of doorgestuurd naar de boekhouder. De waardes in dit blok kunnen niet worden aangepast langs de API.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.