De laatste update van het platform is beschikbaar met opnieuw heel wat nieuwe opties.

Zo kunt u uw facturen nu downloaden als elektronische factuur (in het e-fff formaat). Dit is vooral handig om door te geven naar uw boekhouder zodat deze uw facturen automatisch kan inlezen in hun boekhoudpakket. Elektronische facturen kunnen afzonderlijk of voor een specifieke periode (bvb. het huidige kwartaal) in één keer worden geëxporteerd. Bijkomend kunt u de facturen nu ook als PDF in één keer exporteren – om door te geven naar uw boekhouder of om bij te houden in uw eigen boekhouding. Ga hiervoor in het factuuroverzicht naar ‘Meer acties’ > ‘Exporteren facturen’.

In de Instellingen vindt u nu ook de tab ‘Modules’ terug. Dit zijn onderdelen van de website die u kunt uitschakelen indien u deze niet gebruikt. Zo kunt u onder andere ‘artikelen toevoegen’ of ‘financiële korting instellen’ uitschakelen. Hiermee wordt de website een stuk overzichtelijker en enkel de onderdelen die u nodig heeft worden getoond. Standaard werden er reeds een aantal modules uitgeschakeld. Neem dus zeker eens een kijkje in uw instellingen zodat de modules die u toch gebruikt terug worden aangezet. Het aan- of uitzetten van modules heeft geen impact op bestaande gegevens.

Nog een nieuwe tab in de Instellingen zijn de ‘Voorwaarden’. Hierlangs kunt u uw verkoopsvoorwaarden instellen. De tekst die u hier meegeeft wordt tijdens het afdrukken als PDF automatisch toegevoegd aan uw factuur als afzonderlijke pagina.

Ook het importeren vanuit en exporteren naar Excel werd onder handen genomen. Zo kunt u artikelen en klanten niet enkel meer importeren vanuit een CSV-bestand maar ook rechtstreeks vanuit een Excel-bestand. Er werd ook een betere ondersteuning toegevoegd voor grote bestanden. Bij het exporteren van lijsten en rapporten zult u nu een Excel-bestand terugkrijgen in plaats van een CSV-bestand.

In de instellingen kunt u onder uw adresgegevens nu ook uw BTW-nummer toevoegen. Deze wordt dan automatisch afgedrukt op uw facturen zodat u deze niet meer hoeft toe te voegen als vrije tekst in contactgegevens. Dit veld is verplicht in te vullen indien u uw factuur als elektronische factuur wenst te downloaden.

Er werden ook een aantal kleinere wijzigingen doorgevoerd:

• In het factuuroverzicht kunt u naast ‘Openstaande facturen’ en ‘Alle facturen’ ook de facturen tonen van de huidige/vorige maand (of kwartaal of jaar).
• Tijdens aanmaken van een kasticket wordt nu automatisch als klant ‘Klant is niet gekend’ ingesteld.
• Langs de API kan een factuur nu ook als PDF worden afgehaald (met de parameter ?format=pdf).
• Accenten en andere speciale karakters worden nu beter afgehandeld bij het gebruik van de API.

Opgelet ! Bij het gebruik van de afwijkende BTW-tarieven ICD, ICL, Andere of Vrijstelling kan de factuur momenteel nog niet worden gedownload als elektronische factuur of worden doorgestuurd langs CodaBox.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Er werden enkele wijzigingen doorgevoerd aan het verzenden van facturen per e-mail. Dit was nodig om te vermijden dat facturen in de SPAM-folder van uw klant terechtkomen.

Naast enkele interne wijzigingen is de voornaamste wijziging dat enkel het “technisch e-mailadres” (zie Instellingen) nog wordt gebruikt om facturen te verzenden. Uw eigen e-mailadres zal dus niet meer zichtbaar zijn voor uw klant. Reacties van uw klant die worden verstuurd naar dit technisch e-mailadres worden automatisch doorgestuurd naar uw eigen e-mailadres.

Het is ten sterkste aan te raden om het technisch e-mailadres voor uw account aan te passen door een eigen naam toe te voegen. Standaard wordt namelijk uw account-nummer gebruikt. Dit kunt u instellen in “Instellingen > E-mail instellingen”.

Meer info en een uitgebreide uitleg vindt u terug op deze pagina: E-mails versturen.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

De sinds vorig jaar bestaande integratie met CodaBox werd fors uitgebreid. Het is nu niet enkel mogelijk om bankbetalingen in te lezen maar ook facturen kunnen nu langs CodaBox rechtstreeks verstuurd worden naar uw boekhouder. Zo hoeft u uw facturen niet meer manueel af te halen en door te sturen maar kunnen ze periodiek met 1 klik worden doorgestuurd naar het boekhoudpakket van uw boekhouder.

Bovendien is deze uitbreiding gratis voor gebruikers met een Professional-pakket of hoger. Er moet wel nog steeds een CodaBox-account worden aangeschaft.

Met deze uitbreiding is het ook mogelijk bankverrichtingen manueel te importeren om zo uw facturen betaald te zetten. Meer informatie kan bekomen worden op de afzonderlijk pagina over CodaBox.

De bestaande CodaBox-integratie om volledig automatisch de bankverrichtingen in te lezen blijft bestaan en is nog steeds betalend (19,00€ per jaar excl. BTW).

Meer informatie is ook beschikbaar op de website van CodaBox.

Daarnaast werden ook enkele aanpassingen doorgevoerd aan de speciale BTW-tarieven die kunnen worden gekozen. Waar voordien de melding ‘Verlegd’, ‘Vrijgesteld’ en ‘Andere’ beschikbaar waren werden deze vervangen door ‘MC’, ‘ICL’, ‘ICD’, ‘Andere’ en ‘Vrijgesteld’. Bestaande facturen behouden hun oude waarden. Meer info over deze nieuwe BTW-tarieven vindt u terug op de pagina over BTW.

Door deze wijzigingen sluit het BTW-stelsel nauwer samen met de BTW-wetgeving waardoor het eenvoudiger is om deze te verwerken in uw BTW-aangifte.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Er werden enkele aanpassingen doorgevoerd aan de manier waarop facturen per e-mail worden verstuurd vanuit de website. Deze verbeteringen zorgen ervoor dat facturen steeds correct toekomen bij uw klant en dat deze bijvoorbeeld niet in de spam-folder terechtkomen.

Waar voordien e-mails werden verstuurd met het e-mailadres van de aangemelde gebruiker kunt u nu een afzonderlijk e-mailadres opgeven per account. Deze kunt u instellen langs Instellingen > E-mail instellingen. Standaard staat deze ingesteld op het e-mailadres van uw gebruiker. Vooral voor accounts met meerdere gebruikers zal dit dus een aanpassing zijn.

Daarnaast wordt er nu ook een technisch e-mailadres gebruikt bvb. mijnbedrijf@forward.eenvoudigfactureren.be. Dit is het e-mailadres dat uiteindelijk wordt gebruikt om de facturen te verzenden en zorgt ervoor dat verzonden e-mails correct geverifiëerd kunnen worden waardoor ze niet als spam kunnen worden aanzien. U kunt dit e-mailadres in de Instellingen aanpassen door er bijvoorbeeld uw bedrijfsnaam in te plaatsen – standaard wordt het nummer van uw account gebruikt. E-mails die klanten terugsturen naar het technisch e-mailadres worden automatisch doorgestuurd naar uw mailbox.

Een volledig overzicht vindt u terug op deze pagina: E-mails versturen.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

De vernieuwing van de website ligt reeds een aantal weken achter ons en te horen aan de vele positieve reacties valt de nieuwe look in de smaak. We wensen jullie dan ook te bedanken voor de vele opmerkingen, suggesties en kleine foutjes die werden doorgegeven.

Sinds vandaag is er een nieuwe versie beschikbaar met heel wat kleinere aanpassingen.

Zo is het nu mogelijk om naast het aantal ook de eenheid op te geven per item op de factuur. U kunt nu dus in het veld ‘Aantal’ ook de waarde ‘2 m²’ of ’30 stuk’ opgeven. Tijdens het ingeven van de eenheid moet u wel rekening houden met enkele restricties. Zo mag de eenheid niet langer zijn dan 10 tekens, de eenheid mag geen spatie bevatten en moet beginnen met een letter. Tussen het aantal en de eenheid moet steeds een spatie aanwezig zijn en het aantal moet nog steeds verplicht worden opgegeven.

Tijdens aanmaak van de factuur (of andere documenten) kan er nu ook formattering worden meegegeven. Zo kunt u uw tekst in het vet zetten, onderstrepen, aanpassen van kleur en nog veel meer. De opmaak moet worden opgegeven langs het markdown formaat, waarbij speciale tekens rond tekst automatisch omgezet worden naar specifieke opmaak. Zo gebruikt u **twee sterretjes om uw tekst in het vet** te plaatsen. Meer uitleg over de formattering vind u terug op deze afzonderlijke pagina: Hoe tekst formatteren?.

Naast commerciële korting kan er nu ook een financiële korting worden opgegeven. Een financiële korting wordt enkel toegekend indien de klant onmiddellijk (of toch binnen een beperkt aantal dagen) de factuur betaald. Meer info over hoe u financiële korting kunt opgeven vindt u op deze pagina: Korting toekennen.

Het klantennummer kan nu ook worden afgedrukt op de factuur. Deze optie moet u wel eerst aanzetten langs Instellingen > Factuuropmaak. Wie nu reeds klantennummers heeft toegekend aan bestaande klanten zal tijdens het bewerken van de klant merken dat er een tweede veld voor ‘Klantennummer’ werd voorzien. Enkel de waarde in dit tweede nieuwe veld zal worden getoond op de factuur. Het volstaat om de waarde uit het oude klantennummer-veld te kopiëren naar het nieuwe klantennummer-veld.

Er kan nu tot 4 decimalen worden opgegeven tijdens aanmaak van een factuur. Het aantal decimalen van het bedrag dat worden getoond op de factuur kan ingesteld worden langs Instellingen > Factuuropties. Enkel voor het veld ‘Bedrag’ kan het aantal decimalen worden aangepast, in alle andere velden met totalen wordt er steeds afgerond op 2 decimalen.

E-mails die worden verzonden door gebruikers met een gratis Starter-pakket zullen nu ook behandeld worden door dezelfde externe mailservice als bij de betalende pakketten. Hierdoor is er minder kans dat een e-mail in de spam-folder van de klant terechtkomt en kunt u bovendien de status van de verzonden e-mail bekijken.

Het is nu ook mogelijk om automatisch een gestructureerde mededeling te genereren voor nieuwe facturen. Ga hiervoor naar Instellingen > Factuuropties.

Daarnaast werden verschillende kleine foutjes verholpen:

• Opgeven van speciale tekens (bvb. ‘&’) in de klantennaam kon problemen geven.
• Indien er te vlug 2x werd geklikt tijdens aanmaak van een factuur werden er soms onterecht 2 facturen aangemaakt.
• Tijdens het aanmaken en bewerken van facturen kon de tekst in de automatisch berekende totaal-velden niet gekopiëerd worden. Dit is nu wel mogelijk.
• Kasticketten en offertes met negatieve bedragen werden onder bepaalde omstandigheden foutief als creditnota aangeduid.
• Afwijkende BTW-percentages (bvb. BTW verlegd) werden als 0% getoond bij het bekijken van een factuur. Bij afdruk van een factuur was er geen probleem.
• Opgeven van een foutief bedrag tijdens invoeren van een betaling wordt nu onmiddellijk opgevangen.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.