CodaBox

CodaBox is een externe dienst waarlangs verkoopfacturen rechtstreeks naar uw boekhouder kunnen worden verstuurd en waarlangs u bankverrichtingen kunt importeren zodat facturen automatisch betaald worden gezet.

Om te connecteren met CodaBox moet u eerst een (te betalen) account bij CodaBox aanvragen. Deze zorgen er op hun beurt voor dat er een connectie met uw bank en uw boekhouder worden opgezet.

Het instellen van een integratie is enkel mogelijk met een Professional-pakket of hoger.

Connectie

Om de connectie met CodaBox op te zetten heeft u een CodaBox account nodig. Mocht u deze nog niet hebben kunt u dit aanvragen langs CodaBox.

Eénmaal u een CodaBox-account heeft kunt u de connectie opzetten langs Instellingen > Integraties > Verbinden met CodaBox. Deze connectie hoeft u slechts 1x uit te voeren.
Hier vult u het BTW-nummer in van uw onderneming waarvoor u een CodaBox-account heeft.

CodaBox connectie

Eénmaal het BTW-nummer werd ingegeven en u op ‘Aanvragen’ klikt wordt er toegang tot uw CodaBox-account gevraagd. U zult nu een e-mail van CodaBox ontvangen met hierin de toegangscode (of TOKEN) die u op de volgende pagina kunt ingeven.

Indien uw CodaBox-account niet correct werd opgezet zult u hiervan een foutmelding krijgen. In dit geval kunt u contact opnemen met ons of met CodaBox.

Nadat er succesvol een connectie werd opgezet kunt u bankverrichtingen importeren of facturen doorsturen naar uw boekhouder.

Bankverrichtingen importeren

U kunt bankverrichtingen importeren om zo uw facturen automatisch als betaald te zetten. Het importeren van bankverrichtingen langs CodaBox is gelijklopend met het importeren van bankverrichtingen langs een CODA-bestand die u van uw online bankrekening kunt downloaden. U kunt er ook voor opteren om bankverrichtingen automatisch in te lezen.

U gaat hiervoor naar het factuuroverzicht en klikt op Meer acties > Importeren bankverrichtingen.

Meer acties factuuroverzicht

Hierna krijgt u de optie om bankbestanden langs CodaBox op te halen en de betalingen toe te voegen aan uw facturen.

Importeer bankverrichtingen CodaBox

Opgelet! U kunt bankverrichtingen slechts 1x inlezen. Nadat deze werden verwerkt kunt u de wizard niet meer oproepen voor dezelfde bankverrichtingen.

Indien er teveel bankverrichtingen beschikbaar zijn zal slechts een deel van de bankverrichtingen worden ingelezen. In dit geval kunt u de wizard nogmaals doorlopen om de volgende bankverrichtingen op te halen. U krijgt hiervan een melding tijdens het importeren van de bankverrichtingen.

Om bankverrichtingen automatisch in te lezen opent u de tab “Automatisch” en klikt u op Activeren. Vanaf dan worden de bankbetalingen op vaste tijdstippen automatisch uitgelezen.

Deze optie is niet beschikbaar indien u nog geen connectie met CodaBox hebt opgezet.

Facturen doorsturen naar uw boekhouder

Langs CodaBox kunnen uw facturen rechtstreeks naar het boekhoudpakket van uw boekhouder worden doorgestuurd. Zo hoeft u uw facturen niet meer manueel af te halen en doorsturen. Met 1 klik kunt u alle facturen van een maand of kwartaal doorsturen. Zowel de afgedrukte factuur als PDF alsook de factuur als gestructureerde gegeven (om elektronisch in te lezen) worden doorgestuurd.

Het pakket van uw boekhouder moet hiervoor wel de nodige aansluiting bij CodaBox hebben. Dit kunt u dus best eerst navragen bij uw boekhouder.

U kunt een reeks facturen in 1x doorsturen of u kunt ook een factuur afzonderlijk doorsturen.

Om een factuur afzonderlijk door te sturen opent u de factuur in kwestie en klikt u op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.

Verzenden naar boekhouder

Opgelet! Een factuur kan slechts 1x worden doorgestuurd. Eénmaal doorgestuurd kunt u wel nog wijzigingen aan uw factuur doorvoeren maar deze zult u manueel moeten doorgeven aan uw boekhouder.

Nadat een factuur werd verstuurd krijgt u hiervan een melding in de tijdslijn onderaan de factuur. Zo kunt u nagaan of een factuur reeds werd doorgestuurd.

Om een reeks facturen in 1x door te sturen gaat u naar het factuuroverzicht en klikt u op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.

Meer acties factuuroverzicht

Hierna kunt u een periode selecteren waarvan u de facturen wenst door te sturen. Enkel facturen die nog niet werden doorgestuurd zullen worden geselecteerd.

Verzend naar boekhouder

Tijdens het doorsturen worden enkele validaties voor uw factuur doorgevoerd. Het is dus mogelijk dat een factuur verkeerde gegevens bevat en moet worden aangepast. U krijgt een melding per factuur indien deze al dan niet correct werd doorgestuurd.

Verzendingen van de laatste 30 dagen worden bijgehouden en zijn te bekijken langs dezelfde pagina. U kunt dus ook nadien nog bekijken welke facturen correct werden doorgestuurd.