Blog

Update 2021.1 is beschikbaar. Een overzicht met de nieuwe opties:

Herinneringen verzenden

De opties om herinneringen te verzenden werden fors uitgebreid. Zo kunt u bij het verzenden van een herinnering niet enkel een duplicaat van de factuur meegeven maar ook een herinneringsdocument dat de factuurgegevens bevat inclusief begeleidende tekst of een samenvattingsdocument met een overzicht van alle achterstallige facturen van de klant. Zo kunt u dus ook een herinnering uitsturen voor meerdere niet-betaalde facturen.

Om een herinnering voor meerdere facturen te verzenden selecteert u de gewenste facturen in het overzicht en klikt u op herinnering. Selecteer het type “Samenvattingsdocument” om de facturen samen te voegen tot 1 herinnering. Via “Instellingen” > “Herinneringen” kunt u deze nieuwe herinneringsdocumenten aanpassen. De kolommen van het samenvattingsdocument kunnen via de layout worden bepaald.

Daarnaast kunt u de herinnering nu rechtstreeks afdrukken om zelf aan de klant te bezorgen of kunt u de herinnering via de post verzenden (via de Mail-IT-Wize koppeling). De optie om automatisch herinneringen uit te sturen werd omgezet naar een nieuwe module die optioneel kan worden geactiveerd en bij verzending via e-mail kunnen nu ook bijkomende bijlages worden toegevoegd net zoals bij het verzenden van de originele factuur.

Voor meer informatie zie: Herinneringen

Rechten instellen per onderdeel

De rechten die voor bijkomende gebruikers kunnen worden ingesteld werd uitgebreid. Zo kunt u de rechten nu per onderdeel instellen. Dit maakt het mogelijk om een gebruiker bijv. toegang te geven tot de offertes zonder dat de facturen beschikbaar zijn. De nieuwe rechten kunnen worden ingesteld via “Toegangsbeheer”.

Eigen standaard velden voor artikelen en factuurlijnen

De eigen standaard velden die sinds recent voor facturen en andere documenten kunnen worden ingesteld zijn nu ook beschikbaar voor artikelen en factuurlijnen. Zo kunt u eigen velden definiëren per factuurlijn zodat deze worden afgedrukt op de factuur. Nieuwe standaard velden kunnen worden toegevoegd via “Instellingen” > “Geavanceerd”.

Deze standaard velden kunnen ook worden gebruikt om een kostenplaats en kostendrager toe te voegen. Deze analytische codes worden dan doorgegeven als de factuur wordt verzonden naar de boekhouding. Om een kostenplaats of kostendrager toe te voegen kunt u een nieuw standaard veld toevoegen en het veld “Specifieke betekenis” van het standaard veld instellen.

Op dezelfde manier kunnen ook velden worden toegevoegd om te verzenden via PEPPOL. Zo kunt u de GLN, Nederlandse Kvk of OIN of het inkoopordernummer toevoegen.

Afwijkend klantadres per factuur

Het klantadres wordt nu afzonderlijk bijgehouden per document (factuur, offerte, …). Dit maakt het mogelijk om een afwijkend facturatieadres in te stellen en als nadien de adresgegevens wijzigen in de klantenfiche blijft het adres ongewijzigd op de factuur. Ook de klantnaam, t.a.v., het verzendadres en het werfadres kunnen zo afwijkend worden ingesteld.

Om het adres van de klant aan te passen kunt u tijdens het aanmaken (of bijwerken) van een factuur naast de klantnaam een nieuwe knop terugvinden. Voor oude bestaande facturen wordt het adres nog niet bijgehouden per factuur. Voor deze facturen worden wijzigingen in de klantenfiche nog steeds rechtstreeks overgenomen.

Aanpassingen koppelingen

Verschillende wijzigingen en uitbreidingen aan koppelingen werden doorgevoerd:

ClearFacts

Bestaande klanten die in ClearFacts beschikbaar zijn kunnen nu rechtstreeks worden geïmporteerd in EenvoudigFactureren. Handig dus om de klantgegevens uit uw boekhouding over te nemen in EenvoudigFactureren. Om het importeren uit te voeren kunt u in het klantoverzicht een nieuwe optie terugvinden onder “Meer acties” > “Importeren uit boekhouding”.

Heeft u een bestaande koppeling met ClearFacts en wenst u deze functionaliteit te gebruiken dan dient u de koppeling opnieuw in te stellen zodat voldoende rechten beschikbaar zijn om de de klantgegevens op te halen.

Exact Online

Tot nu toe werd het boeknummer in Exact Online automatisch bepaald door Exact Online als een factuur wordt ingeboekt. Dit kan echter problemen geven als facturen niet in de correcte volgorde worden doorgegeven naar Exact Online. Daarom zal het boeknummer nu vanuit EenvoudigFactureren worden bepaald op basis van het factuurnummer. Zo worden facturen steeds met het correcte boeknummer ingeboekt.

Ook kunt u bij het opzetten van de koppeling nu zelf bepalen hoe bestaande klanten in Exact Online die niet vanuit EenvoudigFactureren werden aangemaakt worden behandeld. Zo kunt u er voor kiezen om deze klantgegevens bijv. niet te gebruiken of enkel te gebruiken als het BTW-nummer overeen komt. Bijkomend kan er worden gekozen om het klantnummer al dan niet uit Exact Online over te nemen in EenvoudigFactureren.

Om deze nieuwe manier van werken te gebruiken dient u de instellingen van de koppeling opnieuw te doorlopen. Dit kan door bij “Modules” > “Exact Online” de “Instellingen” opnieuw te openen. Zolang u deze stap niet doorloopt wordt de oude manier van doorsturen aangehouden.

CodaBox

Facturen die naar CodaBox worden verzonden zullen nu het nieuwe UBL.BE formaat voor elektronische facturen gebruiken. Het oude E-FFF formaat werd uitgefaseerd.

POM

Heeft u de POM koppeling geactiveerd dan kunt u nu ook een eigen e-mail HTML-layout instellen. De POM-betaalknop dient u dan zelf toe te voegen aan de HTML-layout. Hoe dit kan kunt u terugvinden op: Eigen e-mail layout in HTML

Mail-IT-Wize

Het veld “t.a.v.” wordt nu ook doorgegeven naar Mail-IT-Wize zodat deze bij het adres wordt afgedrukt op de enveloppe.

Meerdere facturen aanmaken in bulk

Aanmaken van bijv. een factuur uit een bestelbon kan nu ook voor meerdere documenten tegelijkertijd. Deze nieuwe bulk-operatie kan worden opgeroepen door in het overzicht de documenten te selecteren en op “Maak document” > “Factuur” te klikken.

Bijkomend vindt u van deze actie ook een melding (bijv. “Factuur aangemaakt” of “Leveringsbon aangemaakt”) terug bij de status van de bestelbon of ander document. Zo vindt u vlot terug voor welke document een vervolgdocument werd aangemaakt.

En verder

• Op basis van de categorie van een artikel heeft het label een kleur gekregen. Zo kunt u visueel vlug een onderscheid maken tussen artikelen van een andere categorie.
• De bestandsnaam van het PDF-bestand van een factuur of ander document had tot nu toe een vast formaat. Nieuw is dat u deze bestandsnaam nu zelf kunt bepalen. Hiervoor gaat u naar “Instellingen” > “Geavanceerd” > “Bestandsnaam”.
• De referentie van een document wordt nu mee opgenomen in de omschrijving die u kunt terugvinden in het overzicht.
• De betaalwijze kan nu mee op de factuur worden afgedrukt. Dit kunt u instellen via de layout bij “Tabel” > “Bij betaling voldaan”.
• Voor kasticketten kan via de “Instellingen” > “Geavanceerd” worden ingesteld om een kasticket niet standaard betaald te zetten.
• Nieuwe betaalwijze “Paypal” werd toegevoegd.
• Het aantal bij verzamelartikelen kan nu tot 2 decimalen bevatten.
• Ten gevolge van Brexit is de online validatie van btw-nummers uit het Verenigd Koninkrijk niet langer mogelijk.
• Kunnen bankverrichtingen aan meerdere facturen worden gekoppeld (bijv. als dezelfde gestructureerde mededeling wordt gebruikt) dan zal er een betere koppeling aan de correcte factuur worden uitgevoerd.
• Via de account-pagina kan de naam van de account worden aangepast. Deze dient dus niet langer overeen te komen met de bedrijfsnaam en kan bijv. de commerciële naam zijn. Deze naam kunt u via de layout ook op de factuur afdrukken.
• Als de module grootboekrekeningen werd geactiveerd is de grootboekrekening nu ook tezien als de factuur online wordt bekeken.
• Bij het importeren van facturen (of andere documenten) uit Excel kan nu ook de grootboekrekening worden geïmporteerd.
• Bij verzending via PEPPOL werd het formaat bijgewerkt naar de laatste versie.
• Het subtotaal van een factuur wordt niet langer afgedrukt bij facturen waar geen BTW beschikbaar is.

API

Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende aanpassingen doorgevoerd aan de API:

• Nieuwe lijst custom_values voor stockitems en items van document-domeinen (invoices, quotes, …) om de standaard velden bij te houden
• Nieuwe velden client_name, client_attention, billing_address, delivery_address, site_address van document-domeinen (invoices, quotes, …) om de klantgegevens per document bij te houden
• Calls api/v1/invoices/<id>?send_mail en api/v1/invoices/<id>?send_postalmail aanvaarden nu het argument document_type om het type document te bepalen (PDF, UBL, herinneringsbestand, …). De oude argumenten (include_pdf, filetype, duplicate) worden nog steeds ondersteund maar worden uitgefaseerd.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.