We zijn blij aan te kunnen kondigen dat de laatste update beschikbaar is met opnieuw heel wat nieuwe opties en verbeteringen.

Zo werd onder andere het verzenden van e-mails flink onder handen genomen:

• Het onderwerp van de e-mail kan nu worden aangepast langs de Instellingen. U kunt per type document (factuur, offerte, …) een ander onderwerp instellen.
• Bestanden kunnen worden opgeladen en toegevoegd als bijlage aan uw e-mails.
• Veelgebruikte e-mail teksten kunnen worden bijgehouden en herbruikt langs e-mail templates. E-mail templates worden langs de instellingen toegevoegd en kunnen tijdens het verzenden van uw e-mail worden geselecteerd.
• Per type document (factuur, offerte, …) kan nu een andere standaard e-mail inhoud worden ingesteld. Zie ‘Standaard’ e-mail templates in de Instellingen.
• Langs de e-mail templates kunt u nu ook de standaard boodschappen voor het verzenden van herinneringen aanpassen.
• Het kader waarin u uw e-mail opstelt kan worden vergroot zodat u meer ruimte heeft tijdens het opstellen van uw e-mails.

Neem dus zeker eens een kijkje in Instellingen > E-mail instellingen.
Meer info omtrent het verzenden van e-mails vindt u terug op deze pagina: E-mails versturen

Daarnaast werd ook het instellen van uitzonderlijke BTW-tarieven zoals ‘Medecontractant’ en ‘Intracommunautaire levering’ verder uitgewerkt. Naast de 3 standaard BTW-tarieven kunt u nu maar liefst kiezen uit 20 verschillende uitzonderlijke BTW-tarieven met telkens een aangepaste wettelijke vermelding.

Om een uitzonderlijk BTW-tarief te selecteren klikt u tijdens het aanmaken of bewerken van een factuur in de BTW-lijst op ‘Meer opties…’ waarna een kader met alle opties tevoorschijn komt.

Ondernemingen die gebruik maken van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (artikel 56 van het Btw-Wetboek) of ondernemingen waarvan de activiteiten vallen onder artikel 44 van het Btw-Wetboek kunnen nu langs Instellingen > Factuuropties instellen om steeds facturen zonder BTW aan te maken.

Deze wijziging heeft geen invloed op reeds aangemaakte facturen (U kunt er wel steeds voor kiezen om een factuur te bewerken en een nieuw BTW-tarief toe te passen). Facturen opgemaakt met de nieuwe BTW-tarieven worden steeds correct omgezet naar een elektronische factuur en worden correct verstuurd langs CodaBox.

Meer info omtrent de BTW-opties kunt u ook nog eens nalezen op deze afzonderlijk pagina: BTW

Tevens werden volgende verbeteringen doorgevoerd:

• Aan een klant kan nu ook een waarde ’t.a.v.’ (ten aanzien van) worden gegeven. Deze wordt mee op de factuur afgedrukt.
• Bijkomende klantengegevens en zelf toegevoegde velden worden nu ook geëxporteerd naar Excel en kunnen geïmporteerd worden vanuit Excel.
• Tijdens aanmaken van elektronische facturen worden BTW-nummers nu gevalideerd en met correcte formattering doorgegeven.
• Op een creditnota kan nu ook financiële korting worden toegepast zodat deze dezelfde BTW-berekening krijgt als de overeenkomstige factuur.
• De welkomsmail voor nieuwe gebruikers werd in een nieuw kleedje gestoken.
• Verschillende bugfixes werden toegepast.

Aan technische kant werd een upgrade uitgevoerd naar een nieuwe versie van PHP (versie 5.6).

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

In navolging van de vernieuwde website werd ook de homepagina in een nieuw jasje gestoken, samen met alle publieke bezoekerspagina’s. De homepagina werd vanaf nul opnieuw opgebouwd om zo bezoekers beter wegwijs te kunnen maken op de website en de beschikbare functionaliteiten.

Ook de blog werd, samen met de help-pagina’s, mee vernieuwd. Hiermee is de redesign van de website volledig afgewerkt en kan er terug gewerkt worden aan het toevoegen van nieuwe opties.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de eveneens vernieuwde contact-pagina.

Sinds vandaag is de aangekondigde nieuwe versie van de website beschikbaar. De website werd onder handen genomen en er werd een volledige redesign doorgevoerd. Alhoewel de look and feel dus grondig is verbeterd blijven alle bestaande functionaliteiten wel beschikbaar.

Er werd vooral bekeken hoe er beter en vlotter gewerkt kan worden met de website. Daarnaast werd er een goede ondersteuning toegevoegd voor gebruikers met een tablet of smartphone.

De nieuwe layout zal voor de meeste gebruikers even een aanpassing vragen maar we zijn er van overtuigd dat de gebruikerservaring hierdoor een grote boost heeft gekregen.

Er werd een goed half jaar intens aan ontwikkeld, ook werd er de laatste maand heel wat tijd gespendeerd om alle resterende foutjes eruit te krijgen en om de website op zoveel mogelijk platformen beschikbaar te krijgen. Als u desondanks toch nog een foutje tegenkomt kunt u deze langs de contact-pagina doorgeven zodat deze alsnog weggewerkt kan worden. Ook alle andere vragen en opmerkingen zijn welkom.

Zoals u zult merken is de start-pagina van de website de oude gebleven. Deze worden binnenkort nog bijgewerkt naar een frissere look. Ook de help-pagina’s en de blog staan nog een grondige opknapbeurt te wachten.

De bestaande Basic-, Plus- en Enterprise-pakketten werden herbekeken en beter afgestemd op de noden van de gebruikers. Daarom werden de pakketten vervangen door 4 nieuwe pakketten: Starter, Professional, Team en Enterprise.

• Starter: Dit pakket is voorzien voor de opstartende zelfstandige met maandelijks 10 facturen en maximaal 100 klanten. Langs dit pakket kunnen enkel facturen en klanten worden aangemaakt en is net zoals het oude Basic-pakket gratis.
• Professional: Met dit pakket bedoeld voor de zelfstandige beschikt u over alle opties met maandelijks 100 facturen en 5 gebruikers die toegang kunnen hebben tot uw account. (Jaarlijks 99€ excl. BTW)
• Team: Bedoeld voor de kleine ondernemingen met meerdere medewerkers. Met dit pakket kunt u maandelijks tot 300 facturen aanmaken en hebben tot 15 gebruikers toegang tot uw account. (Jaarlijks 199€ excl. BTW)
• Enterprise: Met het meest uitgebreide pakket, bedoeld voor ondernemingen met een groter volume, kunt u tot 1000 facturen per maand aanmaken met tot 100 gebruikers toegang tot uw account. (Jaarlijks 299€ excl. BTW)

Alle bestaande accounts met een Plus-pakket werden overgezet naar een Professional-pakket en Basic-pakketten werden overgezet naar een Starter-pakket.

Zoals gebruikers van het nieuwe Starter-pakket zullen merken komt deze niet geheel overeen met het oude Basic-pakket want enkele onderdelen zoals Rapporten en Importeren/Exporteren zijn niet beschikbaar. Maar daarnaast bevat een Starter-pakket nu wel dezelfde verbeterde interface als de andere pakketten tijdens het aanmaken en beheren van facturen en klanten.

Voor gebruikers met een Plus-pakket of hoger, die de look van de website hadden aangepast met o.a. een eigen logo, werden de instellingen teruggezet naar de standaard instellingen. Maar geen nood deze kunnen opnieuw worden ingesteld langs ‘Website opmaak’ in het Instellingen-onderdeel.

Alvast veel plezier met de nieuwe versie van de website. Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Reeds sinds 2009 biedt EenvoudigFactureren.be zelfstandigen en ondernemers een platform aan om op eenvoudige wijze facturatiebeheer uit te voeren. Sindsdien werden er heel wat nieuwe functionaliteiten toegevoegd maar de look and feel bleef al deze jaar min of meer onveranderd.

Daar komt nu verandering in ! Want er is een redesign van de website onderweg die de look and feel van de website radicaal zal veranderen. De huidige functionaliteiten blijven dus zeker behouden maar alles wordt in een nieuw kleedje gestoken. Daarbij werd vooral gekeken hoe jullie als gebruiker nog vlotter kunnen werken en dus nog vlugger jullie facturen kunnen aanmaken en beheren.

Daarenboven komt er ook een goede ondersteuning voor tablets en smartphones zodat je echt overal je gegevens bij de hand hebt.

De volgende versie van EenvoudigFactureren.be zal dus een grote sprong voorwaarts zijn !
Wij zijn alvast enthousiast en staan te popelen om de nieuwe versie van de website in gebruik te nemen.

De grootste ontwikkelingen zijn afgerond en er wordt nu volop getest om de laatste foutjes eruit te halen.
Indien alles volgens plan loopt kan deze in de eerste maanden van 2016 beschikbaar komen.

Uiteraard zullen ook gebruikers met een gratis Basic-pakket gebruik kunnen maken van deze nieuwste versie.
Het concept van het Basic-pakket werd herbekeken en de voorwaarden en beschikbare opties werden in functie hiervan aangepast. Meer info hieromtrent later.

Alvast enkele voorproefjes:

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Naast het manueel importeren van uw bankverrichtingen is het nu ook mogelijk om deze automatisch te importeren in uw account. Zo worden facturen automatisch betaald gezet wanneer de desbetreffende betaling wordt ontvangen op uw bankrekening.

Om het mogelijk te maken om bankverrichtingen automatisch in te lezen wordt er een beroep gedaan op Codabox. Codabox is een externe dienst waarlangs bankverrichtingen geautomatiseerd kunnen worden uitgelezen via CODA-bestanden.

De Codabox integratie is een service bovenop het bestaande Plus-pakket en er worden bijkomende kosten aangerekend om deze integratie mogelijk te maken (19 € per jaar en een éénmalige installatiekost van 24€, prijzen excl. BTW). Daarnaast zijn er ook kosten verbonden aan het openen van een Codabox account indien u hierover nog niet beschikt.

Hebt u interesse of wenst u meer info over de Codabox integratie dan kunt u steeds vrijblijven contact opnemen langs de contact-pagina.

Er werden enkele verbeteringen doorgevoerd aan het onderdeel toegangsbeheer dat gebruikt kan worden om nieuwe gebruikers toe te voegen of om verschillende accounts met elkaar te verbinden.

Tot nu toe was het nodig dat elke nieuwe gebruiker ook een eigen account aanmaakte. Deze werd in vele gevallen echter nooit gebruikt. Daarom kunnen er nu gebruikers toegevoegd worden die geen eigen account meer nodig hebben. Om een nieuwe gebruiker toe te voegen gaat u naar Toegangsbeheer en klikt u op ‘Nieuwe gebruiker aanmaken’. De nieuwe gebruiker wordt onmiddellijk aangemaakt en hoeft enkel nog een nieuw wachtwoord in te stellen langs de e-mail die wordt verzonden.

Daarnaast wordt de optie om een bestaande gebruiker op EenvoudigFactureren.be toegang te verschaffen tot uw account nog steeds aangeboden. Deze optie kunt u gebruiken om verschillende accounts met elkaar te verbinden of om bijvoorbeeld uw boekhouder toegang tot uw account te geven. Om een bestaande gebruiker toe te voegen gaat u ook naar Toegangsbeheer en klikt u op ‘Bestaande gebruiker uitnodigen’. De gebruiker krijgt hierna een e-mail om de toegang tot uw account te activeren.

Indien u reeds een gebruiker heeft die toegang heeft tot meerdere accounts dan is er ook goed nieuws. Want het is nu mogelijk om in te stellen welke account standaard wordt gebruikt na het inloggen. Om dit in te stellen gaat u naar Gebruikers-instellingen en kiest u de account die u standaard wenst te gebruiken.

Deze optie is enkel beschikbaar voor gebruikers met een Plus-pakket.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

In het ideale geval verstuurt u een factuur en voldoet uw klant deze netjes binnen de gestelde betalingstermijn. Bijna elke ondernemer weet echter dat de praktijk wel eens minder ideaal kan zijn.

Het kan een tijdrovende en frustrerende bezigheid zijn om uw klant op de hoogte te brengen van achterstallige facturen en af te dwingen dat er wordt betaald.
Tot nu toe was het echter nodig om deze herinneringen en aanmaningen manueel op te stellen en te versturen.

Met de laatste update wordt er de optie aangeboden om een herinnering of aanmaning te versturen langs de website. Al dan niet met een duplicaat van de factuur in bijlage. Zo bespaart u toch weer tijd bij elke achterstallige factuur.

Een herinnering kan verstuurd worden door een factuur te openen en op ‘E-mail herinnering’ te klikken. Een scherm vergelijkbaar met het versturen van een factuur verschijnt en u krijgt er verschillende teksten die kunnen worden verstuurd. Het is ook mogelijk om deze teksten aan te passen of om een volledig nieuwe tekst op te geven.

Er kunnen nu ook variabelen opgegeven worden in de te versturen tekst. Deze variabelen worden automatisch omgezet naar een correcte waarde tijdens het versturen van de e-mail. Ook bij het versturen van een factuur, kasticket of offerte kunnen deze variabelen gebruikt worden.

Volgende variabelen zijn beschikbaar:

• %client-name%: Naam van de klant
• %document-type%: Type van het document (factuur, creditnota, kasticket of offerte)
• %document-number%: Nummer van de factuur
• %document-date%: Factuurdatum
• %due-date%: Vervaldatum van de factuur
• %total%: Totaalbedrag van de factuur
• %total-remaining%: Openstaand bedrag van de factuur
• %reference%: Referentie van de factuur
• %structured-message%: Gestructureerde mededeling van de factuur
• %sender-name%: Uw eigen naam zoals opgegeven bij gebruikers-instellingen

Deze optie is enkel beschikbaar voor gebruikers met een Plus-pakket.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Alle facturen, offertes, rapporten en andere documenten kunnen nu ook rechtstreeks bewaard worden in Dropbox of Google Drive.

Tijdens het downloaden van bestanden krijgt u vanaf nu steeds de optie om het bestand lokaal (zoals vroeger), in Dropbox of in Google Drive op te slaan.

Opgelet! Met oudere versies van Internet Explorer kunnen er mogelijks problemen optreden tijdens het opslaan in Dropbox of Google Drive. Gebruik daarom steeds een recente browser-versie.

Deze optie is enkel beschikbaar voor gebruikers met een Plus-pakket.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Klantengegevens zijn uiteraard niet enkel nodig om facturen op te maken maar bijvoorbeeld ook om met uw smartphone telefonisch contact op te nemen of om het adres van uw klant op te zoeken. Daarom werd er een integratie voorzien met de contactgegevens uit uw Google account. Zo komen de contactgegevens uit uw smartphone of GMail-account steeds overeen met de gegevens van uw favoriete facturatiepakket.

Om de contactgegevens uit uw Google account te importeren gaat u naar het onderdeel ‘Import/Export’ en u vindt er de nieuwe optie ‘Google Contacts’ terug. U kunt het importeren telkens opnieuw uitvoeren om uw gegevens up-to-date te houden.

Voorlopig is het nodig om telkens een manuele actie uit te voeren om de laatste versie van uw contactgegevens te verkrijgen en is het niet mogelijk om wijzigingen vanuit uw account door te duwen naar uw Google account. Er wordt echter hard aan gewerkt om dit op te lossen en in de toekomst kunt u dus een automatische synchronisatie tussen uw Google account en uw facturatiepakket verwachten.

Deze optie is enkel beschikbaar voor gebruikers met een Plus-pakket.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Tijdens het instellen van een factuur in een vreemde munt wordt er automatisch een up-to-date wisselkoers ingesteld. Voor deze functionaliteit is er een afhankelijkheid naar een externe dienst, echter aangezien deze niet steeds beschikbaar was werd dit onderdeel herwerkt. De wisselkoers wordt nu bepaald via meerdere bronnen zodat deze steeds kan worden ingesteld.

Er werd ook een nieuwe publieke pagina voorzien om de wisselkoers op te vragen en om bedragen om te rekenen van de ene naar de andere munteenheid. Deze is beschikbaar langs de help-pagina of rechtstreeks op https://eenvoudigfactureren.be/exchange_rate.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.