Blog

Ondertussen is een half jaar verstreken sinds de invoering van het Plus-pakket. Hoog tijd dus voor een evaluatie !

Het is leuk om te zien dat ondertussen heel wat gebruikers zijn overgestapt op het Plus-pakket. De meeste nieuwe ontwikkelingen werden dan ook enkel doorgevoerd voor dit betalende pakket. Het is dan ook onze overtuiging dat dit pakket beter geschikt is voor de meeste kleine ondernemers.

Om een beter onderscheid te kunnen maken tussen een Basic-pakket en een Plus-pakket werden er gebruikersprofielen opgesteld voor elk pakket. Hieruit is gebleken dat het Basic-pakket vooral bedoeld is voor de startende ondernemer en ondernemers waarvan de activiteit op een laag pitje staat. Om dit te benadrukken werden enkele beperkingen ingevoerd voor dit pakket.

Zo kunnen gebruikers met een Basic-pakket nog slechts 20 facturen per maand aanmaken. Daarnaast wordt het totaal aantal klanten dat kan worden aangemaakt beperkt tot 200. Dit aangezien het klantenoverzicht van het Basic-pakket niet geschikt is om een groot aantal klanten te beheren. Ook het bekijken van ‘Gebeurtenissen’ is niet langer mogelijk met een Basic-pakket aangezien dit weinig meerwaarde biedt voor deze gebruikers.

Deze beperkingen geven ook een betere verdeling van beschikbare resources zodat iedereen kan genieten van een optimale ervaring.

Bovendien is gebleken dat veel gebruikers met een Basic-pakket helemaal niet op de hoogte zijn van de voordelen van een Plus-pakket. Daarom krijgen deze gebruikers vanaf nu in het linkermenu een overzicht met verschillende voordelen die u er met een upgrade bij krijgt.

Zoals u wel weet werd de prijs van een Plus-pakket laag gehouden zodat deze voor iedereen toegankelijk zou moeten zijn. Echter heeft dit als nadeel dat het niet steeds mogelijk is om een goede ondersteuning te leveren aan deze gebruikers. Daarom wordt het Enterprise-pakket ingevoerd.

Met een Enterprise-pakket behoudt u dezelfde voordelen als een Plus-pakket maar met een gegarandeerde ondersteuning. Dit pakket, tegen een verhoogde bijdrage, geeft ons de mogelijkheid om een gepersonaliseerde aanpak van uw problemen voorop te stellen.

Bovendien krijgt een gebruiker met dit pakket beperkt de mogelijkheid om kleine maatwerken zonder meerprijs aan te vragen. Grotere aanpassingen op maat zijn uiteraard ook mogelijk maar dan bijkomend te betalen. Ook gebruikers met een Plus-account kunnen aanpassingen op maat aanvragen maar dan steeds tegen betaling.

Met een Enterprise-pakket wordt het ook mogelijk om maandelijks i.p.v. jaarlijks te betalen. Hiervoor betaald u dan wel een kleine meerprijs.

Voor meer details en prijzen van de verschillende pakketten verwijzen we u graag door naar de ‘Overzicht pakketten’-pagina.
Heeft u ondertussen een Plus-pakket maar zou u graag overschakelen op een Enterpise-pakket? Aarzel dan niet om contact op te nemen.

Hoewel we zorg dragen voor al onze gebruikers wensen we toch extra een warm hart toe te dragen aan liefdadigheids- en vrijwilligersorganisaties. Deze kunnen, op aanvraag, dan ook gratis de beperkingen op een Basic-pakket laten opheven. Hiervoor neemt u contact op langs de contact-pagina.

Naast deze wijzigingen aan de beschikbare pakketten werden ook heel wat kleine interne verbeteringen doorgevoerd.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Om de website beter bekend te maken bij het grote publiek wordt er onderaan de facturen een vermelding van de website toegevoegd. Ook in de verstuurde mails zult u een link terugvinden naar de website.

Reeds een lange tijd kunt u echter de verwijzing op de factuur verwijderen langs de instellingen. Zie Instellingen > Facturen > ‘Toon branding op facturen en in emails’.

Vanaf nu is het enkel nog mogelijk om deze verwijzing te verwijderen indien u over een Plus-account beschikt.

Bestaande gebruikers met een Basic-account kunnen de vermelding op de factuur alsnog verwijderen door gratis een Plus-account voor 30 dagen aan te vragen en de optie af te vinken. Na 30 dagen zal de verwijzing alsnog niet getoond worden. Voor nieuwe gebruikers met een Basic-account zal deze optie niet meer werken.

Nieuw is ook dat mails verstuurd met een Plus-account nu geen link meer bevatten naar de website indien dezelfde optie wordt afgevinkt in de instellingen.

Heeft u een Plus-account? Mogelijks zult u met deze update de optie in de instellingen opnieuw moeten afzetten.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Sinds begin deze maand worden e-mails met facturen verstuurd langs een externe dienst voor gebruikers met een Plus-account. Dit heeft als voornaamste voordeel dat de aflevering van uw facturen betrouwbaarder wordt.

Bijkomend is het vanaf nu ook mogelijk om de status van verstuurde e-mails te bekijken. Zo kunt u nagaan of de e-mail wel goed toegekomen is of indien er zich een technisch probleem voorgedaan heeft (bvb. e-mailadres verkeerd of mailbox vol). Kijk hiervoor in de historiek van een factuur, per verstuurde e-mail krijgt u een status.

Optioneel kunt u ook nagaan of de e-mail wordt geopend door de bestemmeling. Deze optie kunt u aanduiden tijdens verzenden door op ‘Toon meer opties’ te klikken.
Echter opgelet, want deze optie is niet waterdicht aangezien de bestemmeling ervoor kan kiezen om geen afbeeldingen in de e-mail te tonen. In dat geval kan er niet bepaald worden wanneer de e-mail wordt geopend of gelezen.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Tot nu toe werd het versturen van facturen langs e-mail vanuit de website zelf uitgevoerd. Op zich een betrouwbare manier om facturen af te leveren bij uw klant.

Het heeft echter als nadeel dat elke mail als afzender ‘noreply@eenvoudigfactureren.be’ meekrijgt. En alhoewel uw eigen e-mailadres ook wordt meegegeven als adres om op te antwoorden kan dit soms als gevolg hebben dat automatische antwoorden niet steeds terugkomen. Bovendien kan uw klant dit “vreemde” e-mailadres ook zien wat niet steeds het nodige vertrouwen opwekt.

In extreme gevallen kan het gebeuren dat de mails als spam bij uw klant worden gemarkeerd en hoewel we steeds ons beste beentje voorzetten om dit te vermijden is dit niet steeds mogelijk aangezien we zelf geen controle kunnen uitoefenen over hoe de mailbox van uw klant reageert.

Daarom werd hiervoor reeds enige tijd een oplossing gezocht en werd uiteindelijk de externe e-mail service provider Mandrill onder de arm genomen. Deze firma, een wereldwijde speler, heeft zich gespecialiseerd in het betrouwbaar en correct afleveren van e-mails. Het versturen van mails met uw facturen vanuit EenvoudigFactureren.be gebeurd nu daarom steeds vanuit deze externe service.

Voor u heeft dit als onmiddellijk voordeel dat uw e-mailadres als afzender wordt gebruikt. Bovendien zal deze overschakeling ervoor zorgen dat uw mails minder vlug als spam worden gemarkeerd en dus vlugger op hun bestemming terechtkomen. Echter dit 100% sluitend maken zal nooit mogelijk zijn.

Niets dan voordelen dus ! Het enige nadeel dat u nu en dan zult ondervinden is dat mails soms niet onmiddellijk worden verzonden. Afhankelijk van wanneer u de mail verstuurd kan het tot 15 minuten duren voordat de mail toekomt.

Deze optie is enkel beschikbaar voor gebruikers met een Plus-account. Gebruikers met een gratis Basic-account blijven de oude manier van mailing gebruiken.

Zoals u zult merken krijgen de mails als afzender niet enkel uw e-mailadres maar wordt er ook een ‘via eenvoudigfactureren.be’ of gelijkaardig aan toegevoegd. Dit komt doordat de mailserver van uw klant niet kan verifiëren dat de mail wel degelijk van u afkomstig is. Om dit weg te werken kunt u echter de DNS-instellingen van uw domeinnaam aanpassen. Dit is dus enkel mogelijk indien u mails verstuurd met uw eigen domeinnaam.

Om te weten te komen hoe u de DNS-instellingen van uw domein aanpast gaat u best ten rade bij uw website-provider. Eventueel kunt u reeds een onderdeel DNS of SPF terugvinden op de website waar u uw domein kunt beheren.

Uiteindelijke dient u 2 records toe te voegen aan de DNS-instellingen.

Ten eerste voegt u een SPF-record toe. Deze zorgt ervoor dat de ‘via eenvoudigfactureren.be’ verdwijnt.
Langs SPF (Sender Policy Framework) legt u vast welke servers mails kunnen versturen voor uw domein.

Mogelijks hebt u daarom reeds een SPF-record ingesteld. U kunt deze eventueel ook terugvinden als TXT-record met als naam uw domeinnaam.

Aan een bestaand SPF-record kunt u onderstaande toevoegen (maar wel voor de -all, ?all of ~all).

include:spf.mandrillapp.com

Vindt u geen SPF-record terug voeg dan een TXT-record toe met als naam uw domeinnaam en als waarde bijvoorbeeld onderstaande:

v=spf1 include:spf.mandrillapp.com ?all

Daarnaast kunt u ook een DKIM-record toevoegen. Deze zorgt ervoor dat de mails digitaal ondertekend kunnen worden voor uw domein.

Voeg een nieuw TXT-record toe met de naam mandrill._domainkey.**jouwdomein.be** waarbij **jouwdomein.be** vervangen wordt door uw eigen domeinnaam (bvb mandrill._domainkey.eenvoudigfactureren.be). De inhoud van dit record is één van de onderstaande lijnen. U vindt hier 2 lijnen terug omdat de tekst een punt-komma bevat en soms moet hiervoor een slash geplaatst worden en soms niet.

k=rsa; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQCrLHiExVd55zd/IQ/J/mRwSRMAocV/hMB3jXwaHH36d9NaVynQFYV8NaWi69c1veUtRzGt7yAioXqLj7Z4TeEUoOLgrKsn8YnckGs9i3B3tVFB+Ch/4mPhXWiNfNdynHWBcPcbJ8kjEQ2U8y78dHZj1YeRXXVvWob2OaKynO8/lQIDAQAB;

k=rsa; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQCrLHiExVd55zd/IQ/J/mRwSRMAocV/hMB3jXwaHH36d9NaVynQFYV8NaWi69c1veUtRzGt7yAioXqLj7Z4TeEUoOLgrKsn8YnckGs9i3B3tVFB+Ch/4mPhXWiNfNdynHWBcPcbJ8kjEQ2U8y78dHZj1YeRXXVvWob2OaKynO8/lQIDAQAB;

Deze overschakeling werd automatisch doorgevoerd voor alle gebruikers met een Plus-account. U dient hiervoor dus verder niets in te stellen.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Omdat niet iedereen dezelfde smaak kan hebben is het nu mogelijk om de opmaak van de website beperkt aan te passen.

Plaats je eigen logo bovenaan of pas de kleur van de hoofding aan. Ook kun je nu de voet-informatie onderaan en/of informatiepagina’s verbergen.
En om het plaatje volledig te maken vind je instructies terug hoe je je account kunt integreren in je eigen (sub)domein.

Zie onderdeel ‘Instellingen’ > ‘Website opmaak’ om de opmaak aan te passen en ‘Instellingen’ > ‘Upgrade informatie’ voor instructies om je account te integreren in je eigen (sub)domein.

Deze nieuwe opties zijn enkel beschikbaar met een Plus-account.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Voor wie een Plus-account heeft werden er 2 interessante updates doorgevoerd.

Het is nu mogelijk om je facturen in vreemde valuta op te stellen en dit met automatische omrekening terug naar EURO volgens de meest recente dagkoersen. Deze omrekening kan dan gebruikt worden voor de berekening van de BTW en voor de opmaak van rapporten.
Met meer dan 80 munten ondersteund een heel interessante optie dus !

Daarnaast kun je je facturen nu ook aanmaken in het Frans of in het Engels. De perfecte combinatie dus voor je buitenlandse klanten.

Om deze opties te gebruiken klik je tijdens aanmaak of wijziging van een factuur op ‘Toon meer opties’.

Deze 2 nieuwe opties zijn enkel beschikbaar voor gebruikers met een Plus-account.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Tot nu toe was het slechts mogelijk om factuurlijnen aan te maken met een maximumbedrag van 100.000 €. Deze maxima werden nu opgetrokken en het is hierdoor nu mogelijk om bedragen tot 10.000.000 € op te geven en dit zowel per factuurlijn als per factuurtotaal.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

De verschillende BTW-percentages kunnen uiteraard reeds toegevoegd worden aan je facturen op EenvoudigFactureren.be echter zitten er in de BTW-wetgeving enkele uitzonderingen die tot nu toe nog niet konden worden ingegeven.
Bovendien werden deze uitzonderingen sinds 1/1/2013 aangepast om ze meer in overeenstemming te brengen met de BTW-wetgevingen van andere Europese landen.

Vanaf nu is het mogelijk om alle BTW-vormen te gebruiken op de website.
Echter werd er voor gekozen om enkele minder gebruikte regelingen slechts gedeeltelijk te implementeren. Om deze te gebruiken zul je ook zelf de wetgeving enigszins moeten kennen.

Daarom een kort overzicht van de huidige wetgeving:

• Het normale toe te passen BTW-tarief is uiteraard 21%. Deze zal dan ook standaard geselecteerd staan bij een nieuw factuur-item.
• Het verminderde tarief van 12% kan toegepast worden voor producten zoals kolen, margarine, abonnement betaaltelevisie, enz. . Zie hier een volledige lijst.
• Het tarief van 6% is toe te passen op basisproducten en diensten met sociaal karakter (levensnoodzakelijke producten, personenvervoer en landbouwproducten). Zie hier voor een volledige lijst.
• Er is ook een tarief met 0% maar dit kan enkel gebruikt worden bij de verkoop van kranten.
• Bij het systeem van medecontractant dat moet gebruikt worden door aannemers die factureren naar een ander bedrijf moet er wel BTW gerekend worden maar deze mag niet op de factuur komen aangezien de ontvanger van de factuur de BTW zelf moet berekenen, afdragen en terugkrijgen.
  Sinds 2013 is de melding die hiervoor op de factuur moet komen aangepast. Je plaatst nu op de factuur ‘BTW verlegd’ eventueel met bijkomende artikel uit de wetgeving ‘KB nr. 1, art. 20’. Om deze regeling te gebruiken op de website selecteer je als BTW-optie de optie ‘Verlegd*’. Automatisch wordt hierdoor de factuurnotitie aangepast en komt er de melding ‘* Verlegd : BTW verlegd’ bij. Eventueel kun je nog manueel het artikel uit de wetgeving hieraan toevoegen.
• Bij intracommunautaire leveringen, dit zijn goederen die je verkoopt aan een klant uit een ander EU-land, is het niet nodig om BTW te rekenen. Je plaatst dan op de factuur ‘Vrijgesteld van BTW, intracommunautaire levering’ eventueel aangevuld door het artikel uit de wetgeving ‘art. 39bis W.Btw’ of ‘art. 138 Richtlijn 2006/112/EG’. Selecteer bij het aanmaken van de factuur de BTW-optie ‘Vrijgesteld*’. Automatisch wordt er aan de factuurnotitie de melding ‘* Vrijgesteld : Vrijgesteld van BTW, intracommunautaire levering’ toegevoegd.
• Naast leveringen van goederen in andere EU-landen is het ook mogelijk om er diensten te leveren. Op deze intracommunautaire diensten moet er wel BTW berekend worden maar deze moet niet op de factuur gezet worden. Je gebruikt hiervoor een gelijkaardig systeem als bij medecontractanten en plaatst op de factuur ‘BTW verlegd’. Selecteer als BTW-optie ‘Verlegd*’. In de factuurnotitie wordt automatisch de melding ‘BTW verlegd’ toegevoegd.
• Daarnaast heb je nog een aantal minder courante regelingen. Om deze te gebruiken duid je als BTW-optie ‘Andere*’ aan. In de factuurnotitie wordt de lijn ‘* Andere : ‘ toegevoegd die je steeds zelf nog moet aanvullen.
  Er zijn verschillende invullingen mogelijk van ‘Andere*’. Mocht het nodig zijn om meerdere van deze opties tegelijkertijd op de factuur te plaatsen kun je de specificaties van de regeling beter per factuur-item toevoegen i.p.v. onderaan in de factuurnotitie.

  Waarvoor kun je deze optie zoal gebruiken?

  • Het zogenaamde self-billing waarbij jij als klant zelf een factuur opmaakt in naam van je leverancier. Plaats als omschrijving ‘Factuur uitgereikt door afnemer’.
  • De bijzondere regeling voor reisbureaus waarbij de BTW enkel wordt geheven op de winstmarge. Plaats op de factuur ‘Bijzondere regeling – reisbureaus’.
  • De margeregeling waarbij enkel BTW wordt berekend op de winst. Plaats als omschrijving: ‘Bijzondere regeling – gebruikte goederen’ of ‘Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen’ of ‘Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten’.

Met deze uitbreidingen werd eindelijk voldaan aan een tekort van enkele functionaliteiten die toch wel nodig zijn in sommige sectoren.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Nadat enkele weken geleden de interface voor het kiezen van een andere layout in een nieuw kleedje werd gestoken, werd nu ook de keuze met verschillende layouts sterk uitgebreid. Met 5 verschillende hoofdingen en 5 verschillende factuurtabellen is er nu maar liefst keuze uit 25 verschillende factuurlayouts.

Naast het toevoegen van nieuwe layouts werden ook de bestaande layouts onder handen genomen en verbeterd.

De nieuwe layouts zijn enkel beschikbaar voor gebruikers met een Plus-account.

Daarnaast is het nu ook mogelijk om een volledig op maat gemaakte factuurlayout aan te vragen. Een eenvoudige layout is er reeds vanaf 50 euro. Geïnteresseerd? Vraag vrijblijvend meer info langs de contact-pagina.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.