Bij niet-betaling van een factuur kan er een herinnering naar de klant worden verzonden. Via deze herinnering kunt u de klant aanmanen om de betaling van de factuur uit te voeren. Herinneringen kunnen via e-mail of BPost worden verzonden of kunnen rechtstreeks worden afgedrukt.
Verzend herinnering
Via het factuuroverzicht kunt u terugvinden wanneer een factuur achterstallig is en het aantal dagen dat deze reeds achterstallig is. Wanneer u merkt dat een factuur een aantal dagen achterstallig is kunt u hiervoor een herinnering uitsturen.
Om een herinnering uit te sturen opent u de factuur in kwestie en klikt u bovenaan op “Herinnering”.
Een nieuw kader komt tevoorschijn waarlangs u de herinnering kunt versturen. Standaard verzendt u een herinnering via e-mail maar u kunt de herinnering ook afdrukken of verzenden via BPost.
Verzend via e-mail
Standaard verzendt u een herinnering via e-mail. U kunt het onderwerp en bericht van de herinnering aanpassen voor verzending. De standaard waarden voor verzending via e-mail worden ingesteld via “Instellingen” > “E-mail instellingen”.
Als bijlage bij de e-mail wordt een duplicaat van de factuur, een herinneringsdocument of een samenvattingsdocument meegestuurd. Het gewenste type kunt u onderaan selecteren.
Klik op “Verzenden” om de herinnering te verzenden. Onderaan in de tijdlijn kunt u terugvinden wanneer de herinnering werd verstuurd.
Herinnering afdrukken
Klik op tab “Afdrukken” om de herinnering af te drukken. Zo kunt u de herinnering zelf afleveren aan de klant.
Als document kan een duplicaat van de factuur, een herinneringsdocument of een samenvattingsdocument worden afgedrukt.
Klik op “Afdrukken” om de herinnering af te drukken. Onderaan in de tijdlijn kunt u terugvinden wanneer de herinnering werd afgedrukt.
Verzend via BPost
Om de herinnering rechtstreeks te verzenden via de post kunt u de koppeling naar Mail-IT-Wize activeren. Klik op tab “Post” selecteer het gewenste adres. Standaard wordt het verzendadres gebruikt indien beschikbaar. Net als bij verzending via e-mail kunt u kiezen om een duplicaat van de factuur, een herinneringsdocument of een samenvattingsdocument te verzenden.
Klik op “Verzenden” om de herinnering te verzenden. Onderaan in de tijdlijn kunt u terugvinden wanneer de herinnering werd verstuurd.
Herinneringstypes
Er zijn verschillende documenten beschikbaar die kunnen worden toegevoegd bij de herinnering. Het standaard documenttype kan worden aangepast via “Instellingen” > “Herinneringen”.
Tip! Een afdrukvoorbeeld van een herinnering kan worden opgevraagd door bij het verzenden van een herinnering de “Afdrukken” tab te openen en onderaan op de knop “Afdrukvoorbeeld” te klikken (blauwe knop).
Duplicaat factuur
Een kopie van de factuur wordt meegegeven met vermelding dat het om een duplicaat gaat. Dit is het standaard document dat wordt meegezonden bij een herinnering.
Herinneringsdocument
Een herinneringsdocument bevat alle gegevens van de factuur maar een begeleidende tekst wordt boven de factuurtabel meegegeven. In deze begeleidende tekst wordt de klant aangemaand om de betaling uit te voeren. Deze begeleidende tekst kunt u aanpassen via “Instellingen” > “Herinneringen”.
De begeleidende tekst kan variabelen bevatten en kan via markdown worden geformatteerd.
Samenvattingsdocument
Een samenvattingsdocument geeft een overzicht van het totaal te betalen per factuur. Via een samenvattingsdocument kan één herinnering worden verzonden voor verschillende openstaande facturen met een samenvattingstabel waarbij per lijn een openstaande factuur wordt vermeld.
Net zoals bij een herinneringsdocument wordt er een begeleidende tekst boven de tabel geplaatst. Deze begeleidende tekst kunt u aanpassen via “Instellingen” > “Herinneringen”.
De begeleidende tekst kan variabelen bevatten en kan via markdown worden geformatteerd.
Daarnaast kunt u bij de instellingen bepalen of alle openstaande facturen steeds worden toegevoegd of enkel de achterstallige facturen. Verzend u een herinnering voor een factuur dan worden andere openstaande/achterstallige facturen automatisch opgezocht en toegevoegd aan het document.
Alternatief kunt u de facturen die u wenst toe te voegen manueel selecteren in het factuuroverzicht en de facturen van de herinnering zo bepalen. Selecteer hiervoor “Enkel geselecteerde facturen toevoegen” bij “Selectie facturen”. Zie hieronder bij “Meerdere herinneringen verzenden” om een herinnering voor meerdere facturen te verzenden.
Opgelet! Enkel facturen van dezelfde klantgegevens en met dezelfde layout, taal en munt kunnen op hetzelfde samenvattingsdocument worden geplaatst.
U kunt een alternatieve layout gebruiken bij het verzenden van een samenvattingsdocument. Selecteer hiervoor de gewenste layout bij de instellingen.
De kolommen van de tabel van een samenvattingsdocument worden bepaald via de layout-editor. Zo kunt u kiezen welke kolommen worden afgedrukt en in welke volgorde deze worden toegevoegd.
Meerdere herinneringen verzenden
Vanuit het factuuroverzicht kunt u meerdere herinneringen in één keer verzenden of afdrukken naar PDF. Selecteer hiervoor de facturen waarvoor u een herinnering wenst te verzenden en klik op “Herinnering”. Dit geeft u de optie om voor alle geselecteerde facturen een herinnering te verzenden.
Bij verzending via e-mail kunt u de begeleidende tekst nog steeds aanpassen maar is identiek voor alle verzonden herinneringen. Voor anderstalige facturen kunt u een afzonderlijke begeleidende tekst opgeven.
Het type document van de herinnering kunt u nog aanpassen bij “Toevoegen in bijlage”. Kies “Samenvattingsdocument” om facturen van dezelfde klant samen te voegen tot 1 herinnering.
Selecteer “Herinneringskost toevoegen” om automatisch een herinneringskost toe te voegen. Het bedrag van de herinneringkost wordt automatisch berekend op basis van de instellingen. Deze kunt u aanpassen via “Instellingen” > “Herinneringen”.
Klik op tab “Afdrukken” om de herinneringen rechtstreeks af te drukken of te downloaden als ZIP-bestand.
Herinneringskosten
Bij niet-betaling kunnen herinneringskosten in rekening worden gebracht. Deze herinneringskosten worden aan de herinnering toegevoegd zodat de klant deze bijkomend dient te betalen. Herinneringskosten kunnen ofwel manueel worden toegevoegd wanneer een herinnering wordt uitgestuurd of automatisch via “Automatische herinneringen” (zie verder).
Om een herinneringskost toe te voegen klikt u tijdens verzending van de herinnering op de knop “Herinneringskost toevoegen” (Rode knop). Tijdens toevoegen van de herinneringskost kunt u het bedrag opgeven en eventueel een aangepaste omschrijving opgeven.
Nadat de herinneringskost werd toegevoegd kunt u het nieuwe totaal onderaan de factuur terugvinden.
Een herinneringskost kunt u ook terugvinden in de tijdlijn. Via de tijdlijn kan de herinneringskost ook terug worden verwijderd.
Een standaard berekening van de herinneringskost kan via “Instellingen” > “Herinneringen” worden opgegeven. De herinneringskost wordt ofwel berekend via een percentage van het totaalbedrag van de factuur (met optioneel minima en/of maxima) of er kan een vast bedrag worden toegevoegd door enkel het minimumbedrag in te stellen.
Notificaties
Om te voorkomen dat u achterstallige facturen manueel dient op te volgen kunt u automatisch een notificatie ontvangen als een factuur X-aantal dagen achterstallig wordt. Hiervoor gaat u naar “Notificaties” > “Instellingen” en activeert u de optie “Facturen: 5 dagen na laattijdige betaling factuur”.
Eenmaal een factuur achterstallig wordt ontvangt u een notificatie voor uw account en kunt u een herinnering uitsturen. Indien gewenst kunt u ook per e-mail een bericht ontvangen van nieuwe te behandelen notificaties.
Wenst u notificaties op meerdere tijdstippen te ontvangen (bijv. als 10 dagen laattijdig maar ook als 50 dagen laattijdig) zie dan de optie “Automatische herinneringen”.
Automatische herinneringen
Er kunnen automatisch herinneringen per e-mail worden uitgestuurd op vooraf ingestelde periodes. Om automatische herinneringen uit te sturen kunt u de module “Automatisch herinneringen” activeren via de “Modules” pagina. Stel de frequentie van de automatische herinneringen in via “Instellingen” > “Herinneringen”.
Er kunnen tot 5 verschillende herinneringen worden ingesteld. Per herinnering wordt het aantal dagen t.o.v. de vorige herinnering ingesteld en kan een e-mail worden verzonden en/of kan een herinneringskost worden toegevoegd en/of kan er een nieuwe notificatie worden aangemaakt.
Bij het automatisch toevoegen van herinneringskosten wordt de herinneringskost automatisch berekend op basis van de ingestelde berekening herinneringskosten.
Opmerking: Het aantal dagen t.o.v. de betalingstermijn kan ook negatief zijn. Zo kunt u bijv. een herinnering uitsturen 5 dagen voor het einde van de betalingstermijn.
Eenmaal de gewenste herinneringen werden ingesteld kunt u per factuur activeren of automatische herinneringen worden verstuurd. Standaard worden voor nieuwe facturen geen automatische herinneringen verstuurd. Om automatisch herinneringen te activeren kunt u tijdens aanmaken of bijwerken van de factuur de optie “Automatische herinneringen verzenden” activeren. Om deze optie automatisch te activeren voor nieuwe facturen kunt u dit instellen via “Instellingen” > “Herinneringen”.
Of een nieuwe factuur al dan niet standaard automatische herinneringen uitstuurt kunt u laten afwijken per klant. Hiervoor activeert u de module “Klant specifieke instellingen” via de “Modules” pagina. Na activatie van de module kunt u deze optie instellen via het blok “Instellingen” tijdens bijwerken van een klant.