In het ideale geval verstuurt u een factuur en voldoet uw klant deze netjes binnen de gestelde betalingstermijn. Bijna elke ondernemer weet echter dat de praktijk wel eens minder ideaal kan zijn.
Het kan een tijdrovende en frustrerende bezigheid zijn om uw klant op de hoogte te brengen van achterstallige facturen en af te dwingen dat er wordt betaald.
Tot nu toe was het echter nodig om deze herinneringen en aanmaningen manueel op te stellen en te versturen.
Met de laatste update wordt er de optie aangeboden om een herinnering of aanmaning te versturen langs de website. Al dan niet met een duplicaat van de factuur in bijlage. Zo bespaart u toch weer tijd bij elke achterstallige factuur.
Een herinnering kan verstuurd worden door een factuur te openen en op ‘E-mail herinnering’ te klikken. Een scherm vergelijkbaar met het versturen van een factuur verschijnt en u krijgt er verschillende teksten die kunnen worden verstuurd. Het is ook mogelijk om deze teksten aan te passen of om een volledig nieuwe tekst op te geven.
Er kunnen nu ook variabelen opgegeven worden in de te versturen tekst. Deze variabelen worden automatisch omgezet naar een correcte waarde tijdens het versturen van de e-mail. Ook bij het versturen van een factuur, kasticket of offerte kunnen deze variabelen gebruikt worden.
Volgende variabelen zijn beschikbaar:
- %client-name%: Naam van de klant
- %document-type%: Type van het document (factuur, creditnota, kasticket of offerte)
- %document-number%: Nummer van de factuur
- %document-date%: Factuurdatum
- %due-date%: Vervaldatum van de factuur
- %total%: Totaalbedrag van de factuur
- %total-remaining%: Openstaand bedrag van de factuur
- %reference%: Referentie van de factuur
- %structured-message%: Gestructureerde mededeling van de factuur
- %sender-name%: Uw eigen naam zoals opgegeven bij gebruikers-instellingen
Deze optie is enkel beschikbaar voor gebruikers met een Plus-pakket.
Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.