Via EenvoudigFactureren kunt u ook voorschotten en voorschotfacturen gebruiken.
Om een voorschot toe te voegen of voorschotfacturen en slotfacturen aan te maken activeert u eerst de module “Voorschotten”. Ook één van de modules “Bestelbonnen” of “Offertes” dient u te activeren aangezien een voorschot steeds vanuit een bestelbon of offerte wordt aangemaakt.
Het gebruik van de Voorschotten-module werkt identiek bij een bestelbon of offerte. U kunt dus kiezen met welk type document u deze module gebruikt.
De Voorschotten-module kunt u op verschillende manieren gebruiken:
- Voorschot ingeven op bestelbon of offerte
- Voorschotfactuur en slotfactuur
- Voorschot ingeven met voorschotfactuur en slotfactuur
- Slotfactuur inplannen
Voorschot ingeven
Bij een bestelbon of offerte kunt u uw klant om een voorschot vragen. Deze wordt dan betaald bij acceptatie van de bestelbon/offerte.
Om dit voorschot op de bestelbon/offerte af te drukken kunt u deze toevoegen tijdens aanmaak van de bestelbon/offerte.
Op de afgedrukte bestelbon/offerte vindt u het voorschot en openstaand bedrag terug:
Factuur aanmaken
Maakt u vanuit deze bestelbon/offerte een factuur via knop “Document maken” > “Factuur” dan wordt het bedrag van het voorschot automatisch toegevoegd als betaling.
Voorschotfactuur en slotfactuur
Wordt een voorschot gevraagd bij grote bedragen dient te worden gewerkt met een voorschotfactuur. Een voorschotfactuur stelt de fiscus in staat om te betalen BTW vroeger te innen.
Om een voorschotfactuur aan te maken maakt u eerst een bestelbon of offerte op met het voorziene totaalbedrag. Is het totaal van de slotfactuur op voorhand nog niet duidelijk kunt u het totaal later nog steeds aanpassen.
Open de aangemaakte bestelbon of offerte.
Via “Document maken” > “Voorschotfactuur” wordt een voorschotfactuur gemaakt en vult u het gewenste voorschotbedrag in.
U kunt ook meerdere voorschotfacturen aanmaken door bovenstaande stap te herhalen. De slotfactuur wordt aangemaakt via “Document maken” > “Factuur”. Alle aangemaakte voorschotfacturen worden automatisch toegevoegd aan de slotfactuur. De factuur wordt aangemaakt op basis van de bestelbon/offertes maar kunt u waar nodig nog steeds aanpassen.
Tip! Werkt u bij het aanmaken van de voorschotfactuur met een vast percentage ten opzichte van het totaalbedrag dan kunt u dit percentage vast instellen zodat het bedrag van de voorschotfactuur automatisch wordt berekend. Ga hiervoor naar “Instellingen” > “Geavanceerd” > “Percentage voorschotfactuur”.
Voorschot en voorschotfactuur
Het voorschot-bedrag die u kunt opgeven tijdens aanmaak bestelbon/offerte valt ook te combineren met een voorschotfactuur. Als een voorschot-bedrag wordt toegekend aan de bestelbon/offerte wordt deze automatisch toegevoegd aan de voorschotfactuur.
Het bedrag van het voorschot wordt in dit geval niet toegevoegd als automatische betaling bij de slotfactuur.
Slotfactuur inplannen
Alternatief kunt u ook inplannen om de slotfactuur automatisch op een later tijdstip aan te maken. Om dit mogelijk te maken activeert u de Abonnementen-module.
Na activatie van de Abonnementen-module kan vanuit de bestelbon/offerte de slotfactuur worden ingepland via “Document maken” > “Factuur inplannen”.
Zo wordt een abonnement klaar gezet die slechts 1x zal worden uitgevoerd om de slotfactuur aan te maken. U dient enkel nog de gewenste datum voor aanmaak factuur in te stellen.
