Yuki is een online boekhoudpakket waarlangs uw boekhouder uw boekhouding kan beheren. Door een koppeling met Yuki op te zetten kunt u uw facturen rechtstreeks versturen naar het Yuki-boekhoudpakket van uw boekhouder.
Het opzetten van een koppeling is enkel mogelijk met een Professional-pakket of hoger.
Connectie
Om een koppeling met Yuki op te zetten heeft u een API-sleutel en administratie-ID nodig van uw Yuki-account. U kunt deze bekomen langs uw boekhouder of door zich aan te melden op uw Yuki-account (indien u toegang heeft). U vindt ze terug onder “Mijn domein” > Webservices. Indien nodig kunt u op deze pagina een nieuwe API-sleutel en administratie-ID aanmaken.
Eénmaal u een API-sleutel en administratie-ID heeft kunt u de connectie opzetten langs “Modules” > “Yuki” > “Koppeling opzetten”. Deze connectie hoeft u slechts 1x uit te voeren.
Vul de API-sleutel en administratie-ID aan en klik op “Connecteren”. Na controle worden de connectie-gegevens opgeslagen en bent u succesvol verbonden met Yuki. Vanaf nu kunt u facturen doorsturen naar uw boekhouder.
Facturen doorsturen naar uw boekhouder
Uw facturen kunnen rechtstreeks naar het Yuki-boekhoudpakket van uw boekhouder worden doorgestuurd. Zo hoeft u uw facturen niet meer manueel af te halen en doorsturen. Enkel de factuurgegevens worden doorgestuurd, de afgedrukte PDF zal uw boekhouder dus niet te zien krijgen.
U kunt een factuur afzonderlijk doorsturen of in groep per periode of u kunt de facturen ook automatisch laten doorsturen.
Indien voor uw Yuki-account de Facturatie-module werd geactiveerd worden facturen naar de Facturatie-module doorgestuurd. Zo niet komen de facturen terecht in de Yuki Postbus bij Verkoop.
Opgelet! Een factuur kan slechts 1x worden doorgestuurd. Eénmaal doorgestuurd kunnen er standaard geen wijzigingen meer aan de factuur worden doorgevoerd.
Opgelet! Yuki ondersteunt slechts 2 decimalen bij opmaak van de eenheidsprijs. Indien een factuur wordt opgemaakt met een eenheidsprijs van meer dan 2 decimalen wordt deze automatisch afgerond bij het doorsturen naar Yuki. Eventuele afrondingsverschillen worden als afzonderlijke factuurlijn toegevoegd. Het is aan te raden om niet meer dan 2 decimalen te gebruiken indien u de koppeling met Yuki gebruikt.
Opgelet! Ook als de onderneming geen BTW rekent (bijv. handelen binnen BTW-eenheid) dient u in Yuki het dossier met BTW te activeren. Pas dan kunnen facturen worden verzonden naar Yuki.
Opgelet! Worden facturen ingelezen in Postbus Verkoop en wenst u grootboekrekeningen mee te geven naar Yuki dan moet configuratie in Yuki (UBL-regels) worden toegevoegd om de grootboekrekening uit te lezen. Toevoegen van deze configuratie kan bij Yuki worden aangevraagd.
Afzonderlijk doorsturen
Om een factuur afzonderlijk door te sturen opent u de factuur in kwestie en klikt u op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.
Nadat een factuur werd verstuurd krijgt u hiervan een melding in de tijdslijn onderaan de factuur. Zo kunt u nagaan of een factuur reeds werd doorgestuurd.
In groep doorsturen
Om een reeks facturen in groep door te sturen gaat u naar het factuuroverzicht en klikt u op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.
Selecteer de periode waarvan u de facturen wenst door te sturen. Enkel facturen die nog niet werden doorgestuurd zullen worden geselecteerd. Bevestig de verzending door op “Bevestig verzending” te klikken.
Tijdens het doorsturen worden enkele validaties voor uw factuur doorgevoerd. Het is dus mogelijk dat een factuur verkeerde gegevens bevat en moet worden aangepast. U krijgt een melding per factuur indien deze al dan niet correct werd doorgestuurd.
Verzendingen van de laatste 30 dagen worden bijgehouden en zijn te bekijken langs dezelfde pagina. U kunt dus ook nadien nog bekijken welke facturen correct werden doorgestuurd.
Automatisch doorsturen
Om facturen automatisch door te sturen naar Yuki klik u via “Verzenden naar boekhouder” op “Automatisch verzenden” en activeert u deze optie.
Op het ingestelde tijdstip worden nog niet verzonden facturen in groep doorgestuurd. Onderaan de pagina vindt u terug welke facturen werden doorgestuurd. Ook als u de optie automatisch doorsturen activeert kunt u facturen nog manueel doorsturen met één van de voorgaande methodes.
De klaarstaande facturen worden steeds ’s nachts doorgestuurd afhankelijk van het ingesteld tijdstip:
- Dagelijks: elke dag
- Wekelijks: elke maandagmorgen
- Maandelijks: eerste dag van maand
- Trimesterieel: eerste dag van het trimester (1 januari, 1 april, 1 juli, 1 oktober)
Afhankelijk van de status van de factuur wordt de factuur meegenomen voor verzending:
- Altijd: factuur steeds meenemen
- Na 3 dagen: 3 dagen na aanmaak factuur (en 3 dagen na factuurdatum)
- Reeds afgedrukt: De factuur werd reeds afgedrukt of verzonden naar klant of werd reeds volledig betaald
- Reeds verzonden naar klant: De factuur werd reeds verzonden naar klant of werd reeds volledig betaald
- Reeds betaald: De factuur werd reeds volledig betaald
Om te voorkomen dat oude facturen worden meegenomen geeft u de vroegste factuurdatum op die kan worden meegenomen via “Enkel met factuurdatum of later”.
Betaalstatus ophalen
U kunt de betaalstatus van doorgestuurde facturen ophalen door deze vanuit Yuki als “bankverrichtingen” te importeren in EenvoudigFactureren. U kunt er ook voor opteren om bankverrichtingen automatisch in te lezen.
Via Yuki kunnen er geen echte bankverrichtingen worden ingelezen. Daarom worden bankverrichtingen gesimuleerd door een bankverrichting te creëren voor facturen die bij Yuki als reeds betaald werden aangeduid.
U gaat hiervoor naar het factuuroverzicht en klikt op Meer acties > Importeren bankverrichtingen.
Om de bankverrichtingen via Yuki in te lezen klikt u op “Bankverrichtingen ophalen” en doorloopt u de wizard.
Automatisch bankverrichtingen inlezen
Net zoals u bankverrichtingen via de wizard kunt inlezen kunt u dit proces ook volledig automatisch laten verlopen. In tegenstelling tot het doorlopen van de wizard kan bij het automatisch inlezen niet meer worden ingegrepen indien de detectie van de betaalstatus fout loopt. Het is dan ook aan te raden om eerst de bankverrichtingen een aantal keer via de wizard te laten verlopen voordat u deze automatisch laat inlezen.
Na activatie worden worden de bankverrichtingen op vaste tijdstippen automatisch ingelezen en gekoppeld aan overeenkomstige facturen en kasticketten.
Eénmaal een bankverrichting werd ingelezen kunt u deze onderaan terugvinden bij “Geïmporteerde bankverrichtingen”.
