Tot nu toe werd het versturen van facturen langs e-mail vanuit de website zelf uitgevoerd. Op zich een betrouwbare manier om facturen af te leveren bij uw klant.
Het heeft echter als nadeel dat elke mail als afzender ‘noreply@eenvoudigfactureren.be’ meekrijgt. En alhoewel uw eigen e-mailadres ook wordt meegegeven als adres om op te antwoorden kan dit soms als gevolg hebben dat automatische antwoorden niet steeds terugkomen. Bovendien kan uw klant dit “vreemde” e-mailadres ook zien wat niet steeds het nodige vertrouwen opwekt.
In extreme gevallen kan het gebeuren dat de mails als spam bij uw klant worden gemarkeerd en hoewel we steeds ons beste beentje voorzetten om dit te vermijden is dit niet steeds mogelijk aangezien we zelf geen controle kunnen uitoefenen over hoe de mailbox van uw klant reageert.
Daarom werd hiervoor reeds enige tijd een oplossing gezocht en werd uiteindelijk de externe e-mail service provider Mandrill onder de arm genomen. Deze firma, een wereldwijde speler, heeft zich gespecialiseerd in het betrouwbaar en correct afleveren van e-mails. Het versturen van mails met uw facturen vanuit EenvoudigFactureren.be gebeurd nu daarom steeds vanuit deze externe service.
Voor u heeft dit als onmiddellijk voordeel dat uw e-mailadres als afzender wordt gebruikt. Bovendien zal deze overschakeling ervoor zorgen dat uw mails minder vlug als spam worden gemarkeerd en dus vlugger op hun bestemming terechtkomen. Echter dit 100% sluitend maken zal nooit mogelijk zijn.
Niets dan voordelen dus ! Het enige nadeel dat u nu en dan zult ondervinden is dat mails soms niet onmiddellijk worden verzonden. Afhankelijk van wanneer u de mail verstuurd kan het tot 15 minuten duren voordat de mail toekomt.
Deze optie is enkel beschikbaar voor gebruikers met een Plus-account. Gebruikers met een gratis Basic-account blijven de oude manier van mailing gebruiken.
Zoals u zult merken krijgen de mails als afzender niet enkel uw e-mailadres maar wordt er ook een ‘via eenvoudigfactureren.be’ of gelijkaardig aan toegevoegd. Dit komt doordat de mailserver van uw klant niet kan verifiëren dat de mail wel degelijk van u afkomstig is. Om dit weg te werken kunt u echter de DNS-instellingen van uw domeinnaam aanpassen. Dit is dus enkel mogelijk indien u mails verstuurd met uw eigen domeinnaam.
Om te weten te komen hoe u de DNS-instellingen van uw domein aanpast gaat u best ten rade bij uw website-provider. Eventueel kunt u reeds een onderdeel DNS of SPF terugvinden op de website waar u uw domein kunt beheren.
Uiteindelijke dient u 2 records toe te voegen aan de DNS-instellingen.
Ten eerste voegt u een SPF-record toe. Deze zorgt ervoor dat de ‘via eenvoudigfactureren.be’ verdwijnt.
Langs SPF (Sender Policy Framework) legt u vast welke servers mails kunnen versturen voor uw domein.
Mogelijks hebt u daarom reeds een SPF-record ingesteld. U kunt deze eventueel ook terugvinden als TXT-record met als naam uw domeinnaam.
Aan een bestaand SPF-record kunt u onderstaande toevoegen (maar wel voor de -all, ?all of ~all).
include:spf.mandrillapp.com
Vindt u geen SPF-record terug voeg dan een TXT-record toe met als naam uw domeinnaam en als waarde bijvoorbeeld onderstaande:
v=spf1 include:spf.mandrillapp.com ?all
Daarnaast kunt u ook een DKIM-record toevoegen. Deze zorgt ervoor dat de mails digitaal ondertekend kunnen worden voor uw domein.
Voeg een nieuw TXT-record toe met de naam mandrill._domainkey.**jouwdomein.be** waarbij **jouwdomein.be** vervangen wordt door uw eigen domeinnaam (bvb mandrill._domainkey.eenvoudigfactureren.be). De inhoud van dit record is één van de onderstaande lijnen. U vindt hier 2 lijnen terug omdat de tekst een punt-komma bevat en soms moet hiervoor een slash geplaatst worden en soms niet.
k=rsa; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQCrLHiExVd55zd/IQ/J/mRwSRMAocV/hMB3jXwaHH36d9NaVynQFYV8NaWi69c1veUtRzGt7yAioXqLj7Z4TeEUoOLgrKsn8YnckGs9i3B3tVFB+Ch/4mPhXWiNfNdynHWBcPcbJ8kjEQ2U8y78dHZj1YeRXXVvWob2OaKynO8/lQIDAQAB;
k=rsa; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQCrLHiExVd55zd/IQ/J/mRwSRMAocV/hMB3jXwaHH36d9NaVynQFYV8NaWi69c1veUtRzGt7yAioXqLj7Z4TeEUoOLgrKsn8YnckGs9i3B3tVFB+Ch/4mPhXWiNfNdynHWBcPcbJ8kjEQ2U8y78dHZj1YeRXXVvWob2OaKynO8/lQIDAQAB;
Deze overschakeling werd automatisch doorgevoerd voor alle gebruikers met een Plus-account. U dient hiervoor dus verder niets in te stellen.
Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.