Billtobox is dé digitale link tussen accountants en ondernemers die zorgt voor minder administratie en meer tijd. Door een koppeling tussen EenvoudigFactureren en Billtobox op te zetten kunt u facturen automatisch vanuit EenvoudigFactureren verzenden naar Billtobox.
Om te connecteren met Billtobox moet u eerst een account bij Billtobox aanvragen, dit regelt u best via uw boekhouder.
Het instellen van een integratie is enkel mogelijk met een Professional-pakket of hoger.
Connectie
De koppeling tussen EenvoudigFactureren en Billtobox verloopt via e-mail. Vraag het e-mailadres en onderwerp op die u hiervoor dient in te stellen bij Billtobox en stel deze in bij “Instellingen” > “E-mail instellingen” in uw account op EenvoudigFactureren.
Het e-mailadres en onderwerp bij Billtobox kunt u opvragen via:
Ga in Billtobox naar je Instellingen
Klik op verkoopfacturen
Klik op e-mail
Zet Accepteer de documenten automatisch als ze afkomstig zijn van de lijst van vertrouwde e-mails op ON
Kopiëer “E-mail” en “Onderwerp” en stel deze in als respectievelijk “E-mailadres boekhouder” en “Onderwerp boekhouder” bij de “E-mail instellingen” op EenvoudigFactureren.
Voer bij geautoriseerde e-mailadressen het e-mailadres in dat u gebruikt om facturen te verzenden vanuit vanuit EenvoudigFactureren. Dit e-mailadres kunt u in EenvoudigFactureren terugvinden bij “Instellingen” > “E-mail instellingen”. Als u een doorzendadres gebruikt kan dit bijv. zijn “mijnbedrijf@fw.eenvoudigfactureren.be”.
Zie ook op de help-pagina’s van Billtobox: Hoe kan ik een verkoopfactuur via e-mail importeren?
Facturen doorsturen naar uw boekhouder
Eenmaal de connectie werd opgezet kunnen facturen naar Billtobox worden verzonden. Zo hoeft u uw facturen niet meer manueel af te halen en op te laden. De factuur wordt doorgestuurd als elektronische factuur (e-fff formaat), deze bevat ook de afgedrukte factuur als PDF.
U kunt een factuur afzonderlijk doorsturen, in groep doorsturen of u kunt de facturen ook automatisch laten doorsturen.
Opgelet! Een factuur kan slechts 1x worden doorgestuurd. Eénmaal doorgestuurd kunt u wel nog wijzigingen aan uw factuur doorvoeren maar deze zult u manueel moeten doorgeven aan uw boekhouder.
Afzonderlijk doorsturen
Om een factuur afzonderlijk door te sturen opent u de factuur in kwestie en klikt u op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.
Nadat een factuur werd verstuurd krijgt u hiervan een melding in de tijdslijn onderaan de factuur. Zo kunt u nagaan of een factuur reeds werd doorgestuurd.
In groep doorsturen
Om een reeks facturen in groep door te sturen gaat u naar het factuuroverzicht en klikt u op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.
Selecteer de periode waarvan u de facturen wenst door te sturen. Enkel facturen die nog niet werden doorgestuurd zullen worden geselecteerd. Bevestig de verzending door op “Bevestig verzending” te klikken.
Tijdens het doorsturen worden enkele validaties voor uw factuur doorgevoerd. Het is dus mogelijk dat een factuur verkeerde gegevens bevat en moet worden aangepast. U krijgt een melding per factuur indien deze al dan niet correct werd doorgestuurd.
Verzendingen van de laatste 30 dagen worden bijgehouden en zijn te bekijken langs dezelfde pagina. U kunt dus ook nadien nog bekijken welke facturen correct werden doorgestuurd.
Automatisch doorsturen
Om facturen automatisch door te sturen via CodaBox klik u via “Verzenden naar boekhouder” op “Automatisch verzenden” en activeert u deze optie.
Op het ingestelde tijdstip worden nog niet verzonden facturen in groep doorgestuurd. Onderaan de pagina vindt u terug welke facturen werden doorgestuurd. Ook als u de optie automatisch doorsturen activeert kunt u facturen nog manueel doorsturen met één van de voorgaande methodes.
De klaarstaande facturen worden steeds ’s nachts doorgestuurd afhankelijk van het ingesteld tijdstip:
- Dagelijks: elke dag
- Wekelijks: elke maandagmorgen
- Maandelijks: eerste dag van maand
- Trimesterieel: eerste dag van het trimester (1 januari, 1 april, 1 juli, 1 oktober)
Afhankelijk van de status van de factuur wordt de factuur meegenomen voor verzending:
- Altijd: factuur steeds meenemen
- Na 3 dagen: 3 dagen na aanmaak factuur (en 3 dagen na factuurdatum)
- Na 7 dagen: 7 dagen na aanmaak factuur (en 7 dagen na factuurdatum)
- Reeds afgedrukt: De factuur werd reeds afgedrukt of verzonden naar klant of werd reeds volledig betaald
- Reeds verzonden naar klant: De factuur werd reeds verzonden naar klant of werd reeds volledig betaald
- Reeds betaald: De factuur werd reeds volledig betaald
Om te voorkomen dat oude facturen worden meegenomen geeft u de vroegste factuurdatum op die kan worden meegenomen via “Enkel met factuurdatum of later”.
