Met abonnementen maakt u periodiek facturen aan. Zo kunt u de aanmaak van wederkerende facturen automatiseren. Na aanmaak van de factuur verzend u deze automatisch naar de klant (optioneel).
Abonnement aanmaken
Abonnementen zijn enkel beschikbaar met een Professional-pakket of hoger. Om een abonnement toe te voegen activeert u eerst de module “Abonnementen” via de Modules-pagina. Na activatie vindt u het nieuwe onderdeel Abonnementen terug.
Frequentie
Aanmaken van een abonnement verloopt gelijkaardig aan het aanmaken van een factuur. Bijkomend zijn opties voorzien om de frequentie en optionele einde van het abonnement in te stellen.
Een abonnement heeft een “Volgende uitvoeringsdatum”. Op deze datum wordt de volgende factuur voor het abonnement aangemaakt, deze datum is bij aanmaak van de factuur dan ook de factuurdatum. Na generatie van de factuur wordt de “Volgende uitvoeringsdatum” aangepast naar de daaropvolgende datum volgens de ingestelde frequentie.
U kunt enkel de datum van de uitvoering instellen, het is niet mogelijk om het tijdstip van de generatie van de factuur in te stellen. Facturen worden elke dag automatisch gegenereerd tussen 9u en 12u. De uitvoeringsdatum kan ook (beperkt) in het verleden liggen, in dit geval wordt de eerste factuur de volgende dag aangemaakt. De datum van de eerste factuur zal in dit geval gelijk zijn aan datum van aanmaak factuur en dus niet samenvallen met de uitvoeringsdatum.
Als frequentie kan er aantal dagen, weken, maanden of jaren worden ingesteld. Op basis van deze frequentie wordt de volgende uitvoeringsdatum bepaald.
De uitvoeringsdatum kan ook op het einde van de maand worden ingesteld. Indien de frequentie op maand- of jaarbasis wordt ingesteld zal de uitvoeringsdatum steeds op het einde van de maand blijven vallen. Ook als het aantal dagen van de maand verschilt, de uitvoeringsdatum plakt hierbij als het ware aan het einde van de maand.
Het einde van het abonnement kan optioneel worden ingesteld door ofwel het aantal keer in te stellen dat een factuur kan worden aangemaakt ofwel door de laatste datum in te stellen waarop een factuur mag worden aangemaakt. Op het einde van het abonnement wordt de status automatisch aangepast naar “Afgelopen”.
Een abonnement kan al dan niet tijdelijk worden uitgeschakeld door deze te pauzeren. Voor een gepauzeerd abonnement worden geen factuur meer aangemaakt.
Automatisch verzenden factuur
Een factuur aangemaakt via een abonnement kan (optioneel) automatisch worden verzonden per e-mail. Hiervoor stelt u tijdens aanmaak van het abonnement de ontvangers van de e-mail in en de inhoud van het e-mailbericht.
Instructie-video aanmaken abonnementen:
Eénmalige factuur in de toekomst
Abonnementen kunnen ook gebruikt worden om een éénmalige factuur in de toekomst aan te maken en te verzenden. Bijvoorbeeld indien u de factuur pas op het einde van de maand wenst aan te maken en te verzenden. Dit kan door een abonnement aan te maken en deze slechts één keer te laten uitvoeren op de gewenste datum.
Variabelen
Aangezien een abonnement veelal wordt gebruikt om facturen aan te maken met betrekking tot een bepaalde periode kunt u variabelen in de teksten opnemen om de periode op uw factuur te vermelden. Deze variabelen zijn steeds gebaseerd op de datum van de factuur.
Opgelet! Deze variabelen kunt u enkel gebruiken bij abonnementen. U kunt deze dus niet gebruiken als u zelf een factuur aanmaakt.
Een variabele kan worden opgenomen in de omschrijving van een factuurlijn, in de factuurnotitie en/of in de boodschap van de te verzenden e-mail. Een overzicht van de beschikbare variabelen:
| Variabele | Omschrijving | Voorbeeld |
|---|---|---|
| %document-date% | Datum van de factuur (vandaag) | 15/02/2019 |
| %document-date-next% | Eén dag na datum factuur (morgen) | 16/02/2019 |
| %document-date-previous% | Eén dag voor datum factuur (gisteren) | 14/02/2019 |
| %document-date-first-of-month% | Eerste dag van de maand | 01/02/2019 |
| %document-date-last-of-month% | Laatste dag van de maand | 28/02/2019 |
| %document-date-first-of-previous-month% | Eerste dag van vorige maand | 01/01/2019 |
| %document-date-last-of-previous-month% | Laatste dag van vorige maand | 31/01/2019 |
| %document-date-first-of-next-month% | Eerste dag volgende maand | 01/03/2019 |
| %document-date-last-of-next-month% | Laatste dag volgende maand | 31/03/2019 |
| %document-date-day% | Dag van datum van de factuur (vandaag) | 15 |
| %document-date-next-day% | Volgende dag datum factuur (morgen) | 16 |
| %document-date-previous-day% | Vorige dag datum factuur (gisteren) | 14 |
| %document-date-month% | Maand van datum van de factuur | 2 |
| %document-date-next-month% | Volgende maand datum factuur | 3 |
| %document-date-previous-month% | Vorige maand datum factuur | 1 |
| %document-date-year% | Jaar datum factuur | 2019 |
| %document-date-next-year% | Volgend jaar datum factuur | 2020 |
| %document-date-previous-year% | Vorig jaar datum factuur | 2018 |
De variabelen met de datum voluit geschreven zijn ook beschikbaar:
| Variabele | Omschrijving | Voorbeeld |
|---|---|---|
| %document-date-full% | Datum van de factuur (vandaag) | 15 februari 2019 |
| %document-date-next-full% | Eén dag na datum factuur (morgen) | 16 februari 2019 |
| %document-date-previous-full% | Eén dag voor datum factuur (gisteren) | 14 februari 2019 |
| %document-date-first-of-month-full% | Eerste dag van de maand | 01 februari 2019 |
| %document-date-last-of-month-full% | Laatste dag van de maand | 28 februari 2019 |
| %document-date-first-of-previous-month-full% | Eerste dag van vorige maand | 01 januari 2019 |
| %document-date-last-of-previous-month-full% | Laatste dag van vorige maand | 31 januari 2019 |
| %document-date-first-of-next-month-full% | Eerste dag volgende maand | 01 maart 2019 |
| %document-date-last-of-next-month-full% | Laatste dag volgende maand | 31 maart 2019 |
| %document-date-month-full% | Maand van datum van de factuur | februari |
| %document-date-next-month-full% | Volgende maand datum factuur | maart |
| %document-date-previous-month-full% | Vorige maand datum factuur | januari |