CodaBox is een externe dienst waarlangs verkoopfacturen rechtstreeks naar uw boekhouder kunnen worden verstuurd en waarlangs u bankverrichtingen kunt importeren zodat facturen automatisch betaald worden gezet.
Om te connecteren met CodaBox moet u eerst een account bij CodaBox aanvragen, dit regelt u best via uw boekhouder. Deze zorgen er op hun beurt voor dat er een connectie met uw bank en uw boekhouder worden opgezet.
Het instellen van een integratie is enkel mogelijk met een Professional-pakket of hoger.
Connectie
Om de connectie met CodaBox op te zetten heeft u een CodaBox account nodig. Mocht u deze nog niet hebben kunt u dit aanvragen langs CodaBox of uw boekhouder.
Eénmaal u een CodaBox-account heeft kunt u de koppeling opzetten langs “Modules” > “CodaBox” > “Koppeling opzetten”. Deze connectie hoeft u slechts 1x uit te voeren. Vul het BTW-nummer in van uw onderneming waarvoor u een CodaBox-account heeft.
Eénmaal het BTW-nummer werd ingegeven en u op ‘Aanvragen’ klikt wordt er toegang tot uw CodaBox-account gevraagd. U zult nu een e-mail van CodaBox ontvangen met hierin de toegangscode (of TOKEN) die u op de volgende pagina kunt ingeven.
Indien uw CodaBox-account niet correct werd opgezet zult u hiervan een foutmelding krijgen. In dit geval kunt u contact opnemen met ons of met CodaBox.
Nadat er succesvol een connectie werd opgezet kunt u bankverrichtingen importeren of facturen doorsturen naar uw boekhouder.
Bankverrichtingen importeren
U kunt bankverrichtingen importeren om zo uw facturen automatisch als betaald te zetten. Het importeren van bankverrichtingen langs CodaBox is gelijklopend met het importeren van bankverrichtingen langs een CODA-bestand die u van uw online bankrekening kunt downloaden. U kunt er ook voor opteren om bankverrichtingen automatisch in te lezen.
U gaat hiervoor naar het factuuroverzicht en klikt op Meer acties > Importeren bankverrichtingen.
Om de bankverrichtingen via CodaBox in te lezen klikt u op “Bankverrichtingen ophalen” en doorloopt u de wizard. Waar nodig kunt u de automatisch gedetecteerde overeenkomsten nog aanpassen.
Heeft uw gebruiker toegang tot meerdere accounts dan kunt u de bankverrichtingen ook laten zoeken en overeenkomen over alle beschikbare accounts heen.
Opgelet! U kunt bankverrichtingen slechts 1x inlezen. Nadat deze werden verwerkt kunt u de wizard niet meer oproepen voor dezelfde bankverrichtingen.
Indien er teveel bankverrichtingen beschikbaar zijn zal slechts een deel van de bankverrichtingen worden ingelezen. In dit geval kunt u de wizard nogmaals doorlopen om de volgende bankverrichtingen op te halen. U krijgt hiervan een melding tijdens het importeren van de bankverrichtingen.
Automatisch bankverrichtingen inlezen
Net zoals u bankverrichtingen via de wizard kunt inlezen kunt u dit proces ook volledig automatisch laten verlopen. In tegenstelling tot het doorlopen van de wizard kan bij het automatisch inlezen niet meer worden ingegrepen om foutieve overeenkomsten tussen factuur en bankverrichting aan te passen. Het is dan ook aan te raden om eerst de bankverrichtingen een aantal keer via de wizard te laten verlopen voordat u deze automatisch laat inlezen.
Na activatie worden worden de bankverrichtingen op vaste tijdstippen automatisch ingelezen en gekoppeld aan overeenkomstige facturen en kasticketten.
Eénmaal een bankverrichting werd ingelezen kunt u deze onderaan terugvinden bij “Geïmporteerde bankverrichtingen”. Bankverrichtingen die nog niet werden gekoppeld aan een factuur of kasticket kunt u hierlangs alsnog manueel koppelen.
Opmerking: Als bankverrichtingen niet correct kunnen worden gekoppeld (bijv. omdat er geen mededeling werd meegegeven of het bedrag komt niet overeen) dan kunt u hiervan automatisch een notificatie ontvangen. Om dit te activeren gaat u naar “Notificaties” > “Instellingen” en activeert u de gewenste notificaties.
Facturen doorsturen naar uw boekhouder
Via CodaBox kunnen uw facturen rechtstreeks naar het boekhoudpakket van uw boekhouder worden doorgestuurd. Zo hoeft u uw facturen niet meer manueel af te halen en door te sturen. De factuur wordt doorgestuurd als elektronische factuur (UBL.BE formaat), deze bevat ook de afgedrukte factuur als PDF.
Het pakket van uw boekhouder moet hiervoor wel de nodige aansluiting bij CodaBox hebben. Dit kunt u dus best eerst navragen bij uw boekhouder.
U kunt een factuur afzonderlijk doorsturen of in groep per periode of u kunt de facturen ook automatisch laten doorsturen.
Opgelet! Een factuur kan slechts 1x worden doorgestuurd. Eénmaal doorgestuurd kunt u wel nog wijzigingen aan uw factuur doorvoeren maar deze zult u manueel moeten doorgeven aan uw boekhouder.
Opgelet! Enkel facturen van het huidige kalenderjaar kunnen worden doorgestuurd naar CodaBox. Eenmaal er een factuur voor het nieuwe jaar succesvol werd doorgestuurd kunt u geen facturen van het vorige jaar meer doorsturen. U kunt facturen dus best chronologisch doorsturen.
Afzonderlijk doorsturen
Om een factuur afzonderlijk door te sturen opent u de factuur in kwestie en klikt u op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.
Nadat een factuur werd verstuurd krijgt u hiervan een melding in de tijdslijn onderaan de factuur. Zo kunt u nagaan of een factuur reeds werd doorgestuurd.
In groep doorsturen
Om een reeks facturen in groep door te sturen gaat u naar het factuuroverzicht en klikt u op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.
Selecteer de periode waarvan u de facturen wenst door te sturen. Enkel facturen die nog niet werden doorgestuurd zullen worden geselecteerd. Bevestig de verzending door op “Bevestig verzending” te klikken.
Tijdens het doorsturen worden enkele validaties voor uw factuur doorgevoerd. Het is dus mogelijk dat een factuur verkeerde gegevens bevat en moet worden aangepast. U krijgt een melding per factuur indien deze al dan niet correct werd doorgestuurd.
Verzendingen van de laatste 30 dagen worden bijgehouden en zijn te bekijken langs dezelfde pagina. U kunt dus ook nadien nog bekijken welke facturen correct werden doorgestuurd.
Automatisch doorsturen
Om facturen automatisch door te sturen via CodaBox klik u via “Verzenden naar boekhouder” op “Automatisch verzenden” en activeert u deze optie.
Op het ingestelde tijdstip worden nog niet verzonden facturen in groep doorgestuurd. Onderaan de pagina vindt u terug welke facturen werden doorgestuurd. Ook als u de optie automatisch doorsturen activeert kunt u facturen nog manueel doorsturen met één van de voorgaande methodes.
De klaarstaande facturen worden steeds ’s nachts doorgestuurd afhankelijk van het ingesteld tijdstip:
- Dagelijks: elke dag
- Wekelijks: elke maandagmorgen
- Maandelijks: eerste dag van maand
- Trimesterieel: eerste dag van het trimester (1 januari, 1 april, 1 juli, 1 oktober)
Afhankelijk van de status van de factuur wordt de factuur meegenomen voor verzending:
- Altijd: factuur steeds meenemen
- Na 3 dagen: 3 dagen na aanmaak factuur (en 3 dagen na factuurdatum)
- Reeds afgedrukt: De factuur werd reeds afgedrukt of verzonden naar klant of werd reeds volledig betaald
- Reeds verzonden naar klant: De factuur werd reeds verzonden naar klant of werd reeds volledig betaald
- Reeds betaald: De factuur werd reeds volledig betaald
Om te voorkomen dat oude facturen worden meegenomen geeft u de vroegste factuurdatum op die kan worden meegenomen via “Enkel met factuurdatum of later”.
