Wat is een pro-forma factuur?

Een klant zal misschien al eens vragen om een pro-forma factuur. Zo’n pro-forma factuur mag niet met een feitelijke factuur in verwarring worden gebracht en is geen officiële factuur.

Pro forma betekent immers “voor de vorm”. Het is dan ook een voorlopige factuur die de koper in staat moet stellen om een inklaringsdocument voor de douane op te stellen of andere formaliteiten te vervullen. Sommige internationale bedrijven verzenden ze automatisch, waar het ook dienst doet als een soort van orderbevestiging.

Op een pro-forma factuur wordt steeds het woord “pro-forma” vermeld en er wordt geen vraag tot betaling opgenomen. Hieruit volgt dat het geen officiële factuur is.

Een pro-forma factuur aanmaken

Om in EenvoudigFactureren een pro-forma factuur aan te maken kunt u een bestelbon (of offerte) aanmaken. Heeft u de bestelbonnen-module nog niet geactiveerd dan kunt u deze activeren via de “Modules”-pagina.

Voordat u de bestelbon aanmaakt dient u eerst een nieuwe layout aan te maken voor pro-forma facturen. Om de nieuwe layout aan te maken gaat u naar de “Layouts“-pagina.

Dupliceer de huidige layout of maak een nieuwe layout aan. Geef als naam van de layout bijv. op “Pro-forma factuur”.

In het blok “Titel” stelt u als “Formaat” in om een “Aangepaste titel” te gebruiken. In het veld “Aangepaste titel” vult u dan in “Pro-forma factuur”.

Bewaar de layout en u kunt de bestelbon aanmaken. Onderaan de bestelbon kunt u als layout “Pro-forma factuur” selecteren.

De bestelbon zal bij afdruk en bij verzending naar de klant nu de benaming “Pro-forma factuur” krijgen.

Maakt u geen gewone bestelbonnen aan dan kunt u ook alle bestelbonnen als pro-forma factuur laten afdrukken. Hiervoor dient u dan geen afzonderlijke layout aan te maken en kunt u opgeven om een aangepaste titel te gebruiken voor alle bestelbonnen.
Ga hiervoor naar “Instellingen” > “Geavanceerd” en stel in “Bij afdruk Bestelbon hernoemen naar Pro-forma factuur“.