Wat is een SEPA-domiciliëring?
Een SEPA-domiciliëring is een Europese domiciliëring die sinds 2014 de Belgische domiciliëring vervangt. Sindsdien moeten alle overschrijvingen en domiciliëringen aan de SEPA (Single Euro Payments Area) normen voldoen. Sinds de invoering van de SEPA-domiciliëring worden domiciliëringen niet meer door de bank maar door uzelf als leverancier beheerd.
Via een SEPA-domiciliëring kunt u rechtstreeks de betaling voor een factuur aan uw klant aanvragen bij uw bank. De betaling wordt dan rechtstreeks uitgevoerd zonder verdere tussenkomst van de klant. Een SEPA-domiciliëring wordt aangevraagd door een bestand met alle betalingen aan te leveren bij uw bank of betalingsprovider.
Elke SEPA-domiciliëring is gekoppeld aan een mandaat (akkoord klant) en deze mandaten worden door uzelf als leveranciers aangemaakt en beheerd.
SEPA-domiciliëringsbestanden kunnen worden aangemaakt in EenvoudigFactureren door de module “SEPA-domiciliëring” te activeren op de “Modules”-pagina.
Het activeren van deze module is enkel mogelijk met een Professional-pakket of hoger.
Interessant om te weten: Via de Mollie-koppeling kunt u ook domiciliëringen uitvoeren zonder dat u hiervoor een contract bij de bank of een afzonderlijk mandaat bij de klant dient af te sluiten.
SEPA-domiciliëring opzetten
Om een SEPA-domiciliëring op te kunnen zetten gaat u eerst langs bij uw bank of betalingsprovider. Met uw bank start u een contract voor SEPA-domiciliëringen op en dan kunt u de module activeren via de “Modules”-pagina.
Geef het nummer van het contract bij uw bank in na activatie van de module. Afhankelijk van het type van de overeenkomst geeft u als type “CORE” of “B2B” in.
Ook uw bedrijfsnaam en IBAN bij de “Instellingen” > “Bedrijfsgegevens” moeten verplicht aanwezig zijn om verder te kunnen gaan.
Klanten activeren
Eenmaal de module correct werd geactiveerd kunt u klanten activeren waarvoor een mandaat werd afgesloten. Het mandaat voor een klant wordt los van EenvoudigFactureren beheerd. Een mandaat kunt u aanmaken door een mandaat-formulier op te maken en te laten ondertekenen door de klant. Bij het afsluiten van het contract bij uw bank kunt u een standaard formulier voor een mandaat aanvragen.
Een voorbeeld-formulier kunt u hier downloaden: CORE Mandaat formulier / B2B Mandaat formulier
Als type betaling dient u steeds een “terugkerende invordering” te gebruiken. Een eenmalige invordering wordt namelijk niet ondersteund door EenvoudigFactureren.
Werd het mandaat opgemaakt en ondertekend door de klant dan kunt u SEPA-domiciliëringen activeren voor de klant door in het klantenonderdeel de klant aan te maken of bij te werken. In het blok “SEPA-domiciliëring” vult u de datum en referte van het mandaat in samen met de IBAN van de klant.
Staat de bankrekening op een andere naam dan deze zoals beschikbaar bij de klantgegevens dan kunt u ook een afwijkende naam opgeven. Optioneel geeft u ook de BIC op maar dit is enkel nodig voor specifieke situaties.
Domiciliëringsopdracht aanmaken
Eenmaal de mandaten voor de klanten werden toegevoegd kan een domiciliëringsopdracht worden aangemaakt. Via de domiciliëringsopdracht kunt u een domiciëringsbestand downloaden om op te laden bij uw bank of betalingsprovider.
Maak eerst de facturen aan waarvoor de betaling moet worden uitgevoerd. Het domiciëringsbestand zal het openstaande bedrag van elke factuur opvragen. Enkel voor klanten waarvoor het SEPA-mandaat werd geactiveerd worden opgenomen in het domiciëringsbestand.
Opmerking: Voordat de domiciliëring wordt uitgevoerd dient u uw klant op de hoogte te brengen dat de betaling zal worden uitgevoerd. Dit kan bijv. door de factuur aan de klant aan te leveren met vermelding dat de betaling via domiciliëring zal worden uitgevoerd.
Ga naar het factuuroverzicht en klik op “Meer acties” > “Domiciliëringsopdrachten” om de domiciliëringsopdracht op te starten.
Standaard worden enkel openstaande facturen opgenomen die reeds werden verzonden of afgedrukt. Pas de filter aan om een andere selectie te krijgen.
Een factuur zal standaard slechts 1x worden opgenomen in een domiciliëringsbestand. Wenst u facturen toch nog opnieuw op te nemen kunt u “Facturen meenemen die reeds voordien in een domiciliëringsopdracht werden opgenomen” aanvinken.
Voor de gevonden facturen kunt u aan domiciliëringsopdracht opstarten. Geef eerst een inningsdatum op die minstens enkele dagen in de toekomst ligt. De inningsdatum is de datum waarop de bank de betaling zal uitvoeren bij uw klant.
Klik op “Domiciliëringsopdracht aanmaken” om een domiciliëringsbestand aan te maken waarin de facturen werden opgenomen.
Eenmaal de domiciliëringsopdracht werd uitgevoerd kunt u het XML-bestand downloaden en aanleveren aan uw bank.