Van uw account op EenvoudigFactureren wordt dagelijks automatisch een back-up genomen. Zo bent u zeker dat u geen gegevens kunt verliezen.

Echter kan het handig zijn om ook zelf een back-up te nemen van uw gegevens op EenvoudigFactureren. Er zijn verschillende manieren voorhanden om een back-up aan te maken.

Back-up bestand

Maak een back-up bestand aan met alle gegevens van uw account. Zo worden facturen, offertes en andere documenten alsook klantgegevens, artikelen en de gebruikte layouts bewaard (enkel de instellingen, modules en gebruikers van uw account worden niet bijgehouden). Een back-up bestand is een ZIP-bestand die u onder andere kunt gebruiken om uw gegevens terug te zetten of om uw gegevens over te zetten naar een nieuwe account op EenvoudigFactureren.
Dit back-up bestand is dus voornamelijk bedoeld om uw account op een later tijdstip terug te zetten maar kan ook worden gebruikt om uw gegevens te converteren naar een ander formaat om op te laden in andere software. Een back-up bestand bevat echter niet de (afgedrukte) PDF-bestanden van uw facturen en andere documenten.

Om een back-up bestand aan te maken gaat u naar “Account” > “Backup account” en klikt u op “Aanmaken back-up bestand”. Op deze pagina kunt u ook een back-up bestand terugzetten. Opgelet! Terugzetten van een back-up bestand zal alle huidige gegevens op uw account overschrijven.

Exporteren PDF’s

Houdt u liever een back-up bij de hand met alle afgedrukte facturen, offertes en andere documenten in PDF-formaat dan kunt u ervoor opteren om uw documenten te exporteren als PDF-bestand. Een export naar PDF dient u uit te voeren per type document; hieronder wordt stapsgewijs uitgelegd hoe u alle facturen kunt exporteren:

Om facturen te exporteren gaat u via het factuuroverzicht naar “Meer acties” > “Exporteren facturen” en selecteert u er de gewenste periode. Om alle facturen te exporteren kunt u een datum aanduiden die ligt voor de factuurdatum van uw eerste factuur. Na selectie periode klikt u op “Begin exporteren” om de facturen te exporteren.

Na export van de facturen kunt u de bestanden downloaden als ZIP-bestand.

Exporteren elektronische facturen

Op dezelfde wijze waarop u facturen als PDF-bestand kunt exporteren kunt u deze ook als elektronische factuur (UBL-formaat) exporteren. Hiervoor gaat u via het factuuroverzicht naar “Meer acties” > “Exporteren facturen” en selecteert u tijdens de export het formaat “Elektronische factuur (e-fff)” (meest courante) of “Elektronische factuur (UBL.BE)” (recenter maar minder ondersteuning).

Naar Excel

Heeft u per factuur enkel de klant en het totaalbedrag nodig dan kunt u uw facturen ook als overzicht in een Excel-bestand downloaden. Ga hiervoor in het factuuroverzicht naar “Meer acties” > “Exporteren naar Excel”.