Van uw account op EenvoudigFactureren wordt dagelijks automatisch een back-up genomen. Zo bent u zeker dat u geen gegevens kunt verliezen.

Echter kan het handig zijn om ook zelf een back-up te nemen van uw gegevens op EenvoudigFactureren. Er zijn verschillende manieren voorhanden om een back-up aan te maken.

Back-up account

Door een volledige back-up van uw account te nemen worden alle gegevens van uw account gedownload zodat u deze op een later tijdstip kunt terugzetten. Deze back-up kunt u terugzetten voor uw huidige account (bestaande gegevens worden overschreven) of voor een nieuwe account (de gegevens worden overgezet naar de nieuwe account).

Bij het aanmaken van een back-up worden alle gegevens verzameld en kunt u deze als ZIP-bestand downloaden.
Dit back-up bestand is dus voornamelijk bedoeld om uw account op een later tijdstip terug te zetten maar kan ook worden gebruikt om uw gegevens te converteren naar een ander formaat om op te laden in andere software. Een back-up bestand bevat echter niet de (afgedrukte) PDF-bestanden van uw facturen en andere documenten.

Volgende gegevens worden opgenomen in de back-up:

  • Klanten
  • Documenten (facturen, offertes, kasticketten, bestelbonnen, leveringsbonnen)
  • Abonnementen
  • Artikelen
  • Layouts
  • Grootboekrekeningen
  • Gebeurtenissen

Deze gegevens worden niet opgenomen in de back-up en dient u bij overzetten naar een nieuwe account dus manueel over te zetten:

  • Instellingen
  • Gebruikers (Toegangsbeheer)
  • Modules
  • Notificaties (kunnen niet worden overgezet)

Om een back-up bestand aan te maken gaat u naar “Account” > “Back-up account” en klikt u op “Aanmaken back-up bestand”. Het is aan te raden om geen gegevens te wijzigen terwijl het back-up bestand wordt aangemaakt. Download het back-up ZIP-bestand en houd deze op een veilige plaats bij.

Om een back-up terug te zetten gaat u opnieuw naar “Account” > “Back-up account” en selecteert u het back-up bestand. Klik op “Terugzetten back-up” om het terugzetten op te starten. Het is aan te raden om geen gegevens te wijzigen terwijl de back-up wordt teruggezet.

Opgelet! Bij het terugzetten van de back-up worden alle bestaande gegevens van uw account overschreven (behalve instellingen, gebruikers en modules).

Ook de gebeurtenissen van de tijdlijn worden overschreven. Elke gebeurtenis is gekoppeld aan de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd; deze gebruiker kunt u per gebeurtenis bijv. ook terugvinden in de tijdlijn onderaan de factuur. Bij het terugzetten van de back-up zullen gebeurtenissen worden gekoppeld aan de correcte gebruiker in zoverre de originele gebruiker (nog steeds) toegang heeft tot de account. Wordt de back-up teruggezet naar een andere account met andere gebruikers of heeft de originele gebruiker niet langer toegang tot de account dan worden de gebeurtenissen gekoppeld aan de gebruiker die de back-up uitvoert.

Bij het terugzetten van een back-up zijn er 2 opties voor geavanceerd gebruik:

  • Gegevens toch vervangen indien deze fouten bevatten: Als het back-up bestand foutieve gegevens bevat (bijv. een klant heeft geen naam) zal de back-up worden afgebroken. Door deze optie te activeren zullen deze fouten genegeerd worden en worden de gegevens die correcte informatie bevatten toch toegevoegd. Door deze optie te activeren kunt u dus mogelijks slechts een gedeeltelijke back-up terugzetten.
  • De nieuwe gegevens enkel toevoegen en de bestaande gegevens NIET overschrijven: De bestaande gegevens van de account zullen niet worden verwijderd maar de gegevens uit het back-up bestand zullen enkel worden toegevoegd. Deze optie kunt u gebruiken als u de gegevens van 2 accounts wenst samen te voegen. Zorg ervoor dat er geen dubbele factuurnummering wordt gebruikt of het terugzetten van de back-up zal falen.

Opmerking: Faalt het terugzetten van een back-up dan worden er geen gegevens aangepast. In dit geval zullen dus zowel alle bestaande gegevens van de account intact blijven alsook zullen geen gedeeltelijk nieuwe gegevens worden toegevoegd.

Exporteren PDF’s

Houdt u liever een back-up bij de hand met alle afgedrukte facturen, offertes en andere documenten in PDF-formaat dan kunt u ervoor opteren om uw documenten te exporteren als PDF-bestand. Een export naar PDF dient u uit te voeren per type document; hieronder wordt stapsgewijs uitgelegd hoe u alle facturen kunt exporteren:

Om facturen te exporteren gaat u via het factuuroverzicht naar “Meer acties” > “Exporteren facturen” en selecteert u er de gewenste periode. Om alle facturen te exporteren kunt u een datum aanduiden die ligt voor de factuurdatum van uw eerste factuur. Na selectie periode klikt u op “Begin exporteren” om de facturen te exporteren.

Na export van de facturen kunt u de bestanden downloaden als ZIP-bestand.

Exporteren elektronische facturen

Op dezelfde wijze waarop u facturen als PDF-bestand kunt exporteren kunt u deze ook als elektronische factuur (UBL-formaat) exporteren. Hiervoor gaat u via het factuuroverzicht naar “Meer acties” > “Exporteren facturen” en selecteert u tijdens de export het formaat “Elektronische factuur (e-fff)” (meest courante) of “Elektronische factuur (UBL.BE)” (recenter maar minder ondersteuning).

Naar Excel

Heeft u per factuur enkel de klant en het totaalbedrag nodig dan kunt u uw facturen ook als overzicht in een Excel-bestand downloaden. Ga hiervoor in het factuuroverzicht naar “Meer acties” > “Exporteren naar Excel”.