De laatste update van 2020 is beschikbaar! Hieronder kunt u een overzicht van de wijzigingen terugvinden.
Eigen standaard velden toevoegen
Aan klanten, facturen, offertes en andere documenten kunnen nu eigen standaard velden worden toegevoegd. Deze standaard velden stelt u eenmalig in via de instellingen en kunnen daarna worden gebruikt als gewone velden. Een standaard veld kan een vrij in te vullen waarde krijgen, er kan worden geopteerd om de waarde te selecteren uit een aantal vaste waarden of de waarde kan automatisch worden bepaald (bijv. offertenummer). De waarde van een standaard veld wordt automatisch overgenomen uit de klant of vorig document indien beschikbaar.
Bovendien kunnen deze standaard velden worden afgedrukt door dit te activeren via de layout.
Bij het aanmaken van een klant vindt u de standaard velden terug waar voordien vrije klantgegevens konden worden toegevoegd. Deze vrije klantgegevens worden uitgefaseerd en zijn enkel nog beschikbaar voor wie deze reeds gebruikte. Ook bestaande velden zoals website, bankrekeningnummer en bic zult u niet langer terugvinden maar kunnen terug worden toegevoegd als nieuw standaard veld.
Bij het aanmaken van een factuur of ander document kunt u de toegevoegde standaard velden bovenaan terugvinden om aan te vullen. Ook de bestaande velden referentie en gestructureerde mededeling zult u er nu terugvinden.
Bekijkt u een factuur op EenvoudigFactureren dan werd de hoofding herwerkt om niet enkel plaats te maken voor nieuwe standaard velden maar ook om meer gegevens op het scherm te kunnen plaatsen. Het logo en eigen bedrijfsgegevens zult u er daarom niet meer terugvinden. Bij afdruk van de factuur zijn deze uiteraard wel nog steeds beschikbaar.
Herwerkte bulk-operaties en herinneringen voor meerdere facturen
Bulk-operaties op meerdere facturen tegelijkertijd werden uitgebreid en u krijgt nu meer opties te zien. Zo kan bij het verzenden van de factuur de e-mail tekst nog worden aangepast en kan bij het afdrukken worden gekozen om deze als ZIP-bestand of als samengevoegde PDF af te drukken. Er werden ook nieuwe bulk-operaties toegevoegd waardoor ook herinneringen in bulk kunnen worden verzonden en ook verzenden naar de boekhouder kan als bulk-operatie worden uitgevoerd.
Bovendien is er geen limiet meer op het aantal geselecteerde documenten waarop een bulk-operatie kan worden uitgevoerd. Facturen kunnen over meerdere pagina’s heen worden geselecteerd door de gewenste facturen eerst te selecteren en dan naar de volgende pagina te gaan.
Gedeeltelijk opgeleverde bestelbonnen
Maakt u bestelbonnen in combinatie met artikelen dan kunnen bestelbonnen die slechts gedeeltelijk werden omgezet naar een factuur of leveringsbon automatisch worden gedetecteerd. De bestelbon komt dan in “Gedeeltelijk opgeleverd” en de overblijvende artikelen worden automatisch overgenomen bij een volgende factuur of leveringsbon. De huidige status van een gedeeltelijk opgeleverde bestelbon kunt u ook steeds raadplegen.
Naast de nieuwe status “Gedeeltelijk opgeleverd” wordt het schrappen van een bestelbon nu ook uitgevoerd via de knop “Opleveren”. Voordien werd deze status met een afzonderlijke knop ingesteld.
De status “Te factureren” die reeds bestond bij bestelbonnen kunt u nu ook terugvinden bij leveringsbonnen. Zo kunt u vanuit een leveringsbon ook bijhouden welke documenten nog moeten worden gefactureerd. Daarnaast kunt u meerdere leveringsbonnen samenvoegen tot één factuur en zal de status van een leveringsbon automatisch in opgeleverd worden geplaatst indien hiervoor een factuur wordt aangemaakt.
Verbeterde ondersteuning voor anderstalige facturen
Voor Franstalige, Engelstalige of Duitstalige facturen kan het onderwerp en de e-mail tekst nu per taal worden ingesteld zodat deze automatisch wordt gebruikt bij het verzenden van een factuur via e-mail.
Ook werd de module “Vertalingen en vreemde valuta” opgesplitst in 2 afzonderlijke modules nl. “Anderstalige facturen” en “Vreemde valuta” en bij Duitstalige facturen worden de BTW-uitzonderingscodes nu correct in het Duits toegevoegd.
Beheer van uw account
Het beheren van uw account werd herwerkt zodat eenvoudig nieuwe accounts kunnen worden toegevoegd met éénzelfde login. Ook het wisselen tussen accounts werd aangepast en verwijderen van een account die u niet langer gebruikt kunt u nu zelf uitvoeren via de Account-pagina. Per account kan een afzonderlijk abonnement worden gebruikt.
Via “Toegangsbeheer” kan nu een API sleutel worden toegevoegd die het mogelijk maakt om via de API acties uit te voeren zonder dat u hiervoor uw gebruiker en wachtwoord dient te gebruiken. Dit is te prefereren boven het bijhouden van een wachtwoord op een externe locatie.
Ook de hoofdgebruiker van een account kan nu worden aangepast. Hiervoor past u de rechten van de nieuwe gebruiker aan via “Toegangsbeheer”. De hoofdgebruiker ontvangt berichten rond het gebruik van uw account (bijv. als het abonnement verloopt).
Importeren vanuit Excel
Voor klanten en artikelen was het reeds mogelijk om deze te importeren vanuit Excel. Deze functionaliteit is nu ook beschikbaar voor facturen, offertes of alle andere documenten. Zo kunt u nieuwe facturen aanmaken door deze te importeren vanuit Excel. In het factuuroverzicht vindt u hiervoor onder “Meer acties” de nieuwe optie “Importeren uit Excel” terug.
Naast het importeren werd ook het exporteren naar Excel aangepast zodat een factuur of ander document nu ook per klant of status kan worden geëxporteerd. Het exporteren van artikelen kan nu enkel nog naar Excel (exporteren naar CSV is niet langer mogelijk).
En bij het importeren van klanten vanuit Excel worden klant specifieke instellingen niet langer overschreven.
Andere verbeteringen
De standaard status die wordt gebruikt in het factuuroverzicht of een ander document kunt u nu wijzigen naar een zelfgekozen status.
Indien de module “Klant specifieke instellingen” werd geactiveerd kan een aangepaste standaard notitie worden toegevoegd per klant die wordt toegevoegd aan de notitie bij het aanmaken van een factuur of ander document.
De maximum-lengte van de omschrijving bij artikelen werd opgeheven zodat de omschrijving even lang kan zijn als de omschrijving van een factuurlijn.
De koppeling met Exact Online werd bijgewerkt zodat de gestructureerde mededeling wordt meegegeven indien beschikbaar en er is ook ondersteuning voor dagboeken die een alfanumerieke code hebben.
De koppeling met Mail-IT-Wize werd bijgewerkt zodat verkoopsvoorwaarden en briefpapier ook kunnen worden afgedrukt en uw bedrijfsadres wordt nu als het verzendadres mee afgedrukt op de enveloppe.
Bij afdruk kan nu een pagina-nummer worden toegevoegd indien er meerdere pagina’s worden afgedrukt. Dit kunt u activeren via “Layouts”.
Als een automatisch ingelezen bankverrichting niet kan worden gekoppeld aan een openstaande factuur kunt u hiervan de notificatie onderdrukken indien de bankverrichting een specifieke tekst bevat. Zo kunt u wederkerende maar oninteressante bankverrichtingen negeren.
Bij het verzenden van facturen via PEPPOL is er nu ook ondersteuning voor facturen met financiële korting en als de Belgische postcode van een klant niet het correcte formaat bevat (bijv. omdat deze prefix BE bevat) dan zal hiervoor geen validatiefout worden gegeven.
De variabele %sender-name% wordt nu correct vervangen bij het verzenden van een automatische herinnering.
Als een verzending via e-mail dezelfde e-mailaddressen bevat zal de e-mail nu slechts 1x worden uitgestuurd naar het dubbele e-mailadres.
API
Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende aanpassingen doorgevoerd aan de API:
- Nieuwe lijst custom_values voor elk domein (clients, invoices, quotes, …) om de standaard velden bij te houden
- Nieuwe velden client.default_note en client.default_note_position om de notitie voor een klant bij te houden
- Maximum-lengte van veld stockitem.description werd uitgebreid
Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.